Riešenie problémov so vzorcami programu Excel
Všetci pracujeme s programom Excel a je to vzorec. Vždy sa stáva, že máme tendenciu dostávať nejaké chyby alebo neočakávané výsledky spojené so vzorcom, ktorý používame v programe Excel. Niekedy sa môžu zobraziť chyby ako # N / A, #VALUE! Niekedy môžeme chcieť dátum, ale ako výsledok dostaneme čísla. Alebo niekedy použijeme vzorec, ale nevypočítava výsledky v bunkách hárka. Aby sme sa vyhli takejto situácii, riešime problémy s týmito vzorcami programu Excel.
Toto sú všetky prípady, v ktorých budete mať chyby vo vzorcoch. Nájdenie chyby / chyby vo vzorci programu Excel je niekedy namáhavá práca, ktorá vám môže spôsobiť veľa času aj peňazí (Pretože môžete byť neproduktívni, kým sa chyba vzorca nevyrieši, ak pracujete v organizácii a ideálne sedíte v nečinnosti, čo spôsobuje stratu) peňazí na organizáciu).
Existujú však niektoré kontrolné body; viete to isté ako všade na svete? Ak budete postupovať podľa týchto metód, niektoré z chýb vo vzorcoch je možné vylúčiť. Takéto kontrolné body nazývame metódy riešenia problémov so vzorcami. V tomto článku vás oboznámime s niektorými z najbežnejších chýb vzorca v programe Excel a o tom, ako ich vyriešiť, aby ste chyby odstránili.
Ako riešiť problémy so vzorcami programu Excel?
Nižšie uvádzame rôzne spôsoby riešenia problémov so vzorcom programu Excel.
# 1 - Riešenie problémov s chybovou hodnotou # N / A
Tieto typy chýb vzorcov sú také bežné. Pamätám si, koľkokrát sa ti pri práci na nejakom vzorci programu Excel zobrazila chyba # N / A? Mnohokrát, áno? Uvidíme, ako sa to bude dať vylúčiť. Každá z chýb sama o sebe poskytuje vodítko alebo nápovedu, ako ju odstrániť. Postupujte podľa pokynov nižšie:
Krok 1
Ak sa zobrazí chyba # N / A, ktorá sa najpravdepodobnejšie vyskytuje pri vyhľadávacích vzorcoch, ako sú VLOOKUP, HLOOKUP atď. Teraz, ak vidíte snímku obrazovky nižšie, mám so sebou údaje Meno, Vek a Plat. Prostredníctvom týchto údajov sa snažím zistiť, aké by mohli byť podrobnosti o plate pre meno „Sonal“. Pretože skutočné údaje, kde hľadám hodnotu, neobsahujú podrobnosti o Sonal, zobrazí sa nám chyba # N / A. Pozri snímku obrazovky nižšie:
Krok 2
Túto chybu môžete vylúčiť kombináciou IFERROR v programe Excel v danom vzorci a namiesto # N / A pridať peknú správu. Pozri snímku obrazovky nižšie:
IFERROR umožňuje pridať text kedykoľvek dôjde k chybe.
# 2 - Riešenie problémov s logickými vzorcami
Určite ste v programe Excel používali niektoré logické vzorce, napríklad IF (). Tento vzorec skontroluje logickú podmienku a poskytne ktorýkoľvek z dvoch výstupov (spojených s hodnotou True a False logického testu). Je nevyhnutné definovať logiku týchto vzorcov; v opačnom prípade vám prinesú neočakávané výsledky.
Predpokladajme, že máme údaje, ktoré sú uvedené nižšie a ktoré poskytujú celkový predaj v rokoch 2018 a 2019.
Radi by sme pomocou podmieneného vyhlásenia IF skontrolovali, či predaj stúpa alebo klesá na rok 2019.
Vyskúšali sme podmienené IF a výsledok sme dosiahli, ako je uvedené na snímke obrazovky nižšie:
Môžete vidieť pod bunkou A5; dostávame výsledok ako „Predaj hore“. Je to však správne? Stále vidíme, že tržby za rok 2019 sú nižšie ako v roku 2018. Kde sme možno urobili chybu?
Tu je veľmi dôležité vyhodnotiť váš vzorec. Poďme to skontrolovať jeden po druhom.
Logická podmienka - B3 <B2 (tržby za rok 2019 <tržby za rok 2018) - logická podmienka dáva ako výstup hodnotu TRUE.
Ak je teda podmienka PRAVDA, musíme výstup dodať ako „Predaj dole“ namiesto „Predaj hore“, a ak je podmienka NEPRAVDA, mali by sme dostať výraz „Predaj nahor“.
Čo môžeme urobiť, je, že môžeme zameniť value_if_true a value_if_false pod logickým príkazom a túto chybu eliminovať.
Pozri snímku obrazovky nižšie:
Teraz dosahujeme výsledok podľa očakávaní. Preto môžete tiež vylúčiť zavádzajúce výsledky poskytované vzorcom vykonaním postupného vyhodnotenia svojho vzorca. Je nevyhnutné vyhodnotiť vzorec, ktorý ste zadali, aby ste dosiahli požadované výsledky.
# 3 - Je to číslo alebo dátum alebo nie obidve?
Predpokladajme, že sa snažíme pridať nejaké hodnoty predaja pod B2 a B3 tabuľky pre roky 2018 a 2019.
Hneď ako napíšeme hodnoty, prejavia sa to ako dátumové hodnoty.
Prečo by sa to malo stať? Je Excel šialený? Nie je schopný identifikovať, k čomu sa snažím pridať?
No, práve sa to stalo, pretože formát bunky bol bohužiaľ nastavený na dátumy.
Môžete prejsť na formát bunky a v zozname rozbaľovacej ponuky môžeme namiesto požadovaného výstupu zvoliť všeobecné namiesto dátumu.
Len čo nastavíte formát čísla bunky ako všeobecný, uvidíte, že dáta sú prevedené na čísla, ktoré ste ideálne očakávali.
To sa dá urobiť naopak. To znamená, že chcete dátumy, ale tie sa ukladajú ako čísla. Formátovanie čísla bunky môžete zmeniť z čísla na Dátum.
# 4 - Čo ak sa vzorec neprepočíta
Čo ak pretiahnete vzorec medzi riadkami a čakáte, že program Excel vykoná výpočty sám, ale nedostanete aktualizovanú odpoveď v rôznych bunkách? Z tohto si vezmeme príklad.
Pre rok 2018 a 2019 máme hodnoty predaja a marže, ako je to znázornené na obrázku nižšie:
Chceli sme zachytiť% marže, ktoré je možné formulovať ako marža / tržba (marža vydelená tržbami). Urobme tento výpočet cez bunku D2.
Vidíme, že 0,82% alebo takmer 1% maržu, ktorú tvoríme pre rok 2018. Teraz pretiahnite rovnaký vzorec cez D3.
Pretože program Excel je inteligentný a všestranný, očakávame, že zváži tento model a zistí maržu% pre rok 2019.
Program Excel vám však nebol schopný dať presnú odpoveď. Odpoveď je rovnaká ako pre rok 2018. Deje sa to preto, lebo ste v sekcii Vzorec určite nastavili možnosti výpočtu na Ručne.
Zmeňte možnosť výpočtu z manuálneho na automatický a pre rok 2019 budete môcť získať hodnotu presnej% marže.
Takto môžeme vyriešiť problémy so vzorcami programu Excel a s niektorými jeho preddefinovanými funkciami.
Na čo treba pamätať
- Nie každá chyba je nepríjemnosťou. V programe Excel vám väčšinou sama chyba poskytuje informácie o tom, čo sa stalo so vzorcom zlé (pamätajte na # N / A)?
- Riešenie problémov so vzorcami a funkciami môže trvať niekoľko minút a môže trvať aj celý deň a stále nebude vyriešené. Vyskúšali sme iba niektoré bežné problémy a ich riešenie v programe Excel. Môžete čeliť ďalším problémom.
- Postupné riešenie problémov neexistuje, pretože ide o inštancie typu „ako také“.
