Šablóna databázy pre program Excel
V modernom svete máme dostatok softvéru na prácu s databázou. Konečná analýza sofistikovaného softvéru sa napokon bude robiť iba s tabuľkami. Ak ste malý podnik a nemôžete si dovoliť moderný softvér, nemusíte sa ničoho obávať, pretože v samotnej tabuľke programu Excel môžeme vytvoriť databázu vašich obchodných údajov. Otázkou nakoniec je, ako môžeme zostaviť databázu v excelovskej tabuľke? V dnešnom článku si ukážeme spôsob zostavenia šablóny databázy Excel.
Ako vytvoriť šablónu databázy pre program Excel?
Ďalej uvádzame niekoľko príkladov vytvorenia šablóny databázy v programe Excel.
Príklad č. 1 - Vytvorenie šablóny databázy predaja
Predaj je spôsob generovania príjmu pre spoločnosť. Financie zohrávajú zásadnú úlohu pri bezproblémovom fungovaní podniku. Veľmi dôležité je tiež sledovanie vašich záznamov o predaji. Teraz ukážeme, ako zostaviť šablónu „Sales Database“ v programe Excel.
Krok 1: Keď príde obchod alebo obchodný návrh, musíme sa rozhodnúť, aký druh prvkov musíme zaznamenať ako súčasť predaja. Mať všetky druhy informácií je zvyčajne dobrá voľba, ale ak údaje môžu pridať váš zoznam nevyžiadaných správ, zbytočné vylúčte.
V spoločnej perspektíve som vyplnil nižšie všeobecné nadpisy.
Krok 2: Teraz môžeme na základe nadpisu začať vyplňovať údaje pod príslušným nadpisom. Nižšie som vyplnil niekoľko vzorových údajov.
Jedným z palcových pravidiel databázy je, že by mala byť vo formáte tabuľky v programe Excel a každá tabuľka by mala mať svoj vlastný jedinečný názov.
Pri vytváraní databázy, akonáhle sú hlavičky údajov opravené, musíme formát previesť do formátu tabuľky. Takže v programe Excel musíme toto previesť iba na tabuľku.
Aby sme mohli vytvoriť tabuľku, musíme dodržiavať určité nariadenia. Ďalej sú uvedené určité pravidlá.
Záznamy databázy by nemali obsahovať žiadne prázdne riadky a prázdne stĺpce.
Tieto druhy databázových formátov sú nebezpečné, najmä keď máme obrovské záznamy, s ktorými môžeme pracovať.
Jedným z dôvodov, prečo sa týmto prázdnym riadkom a stĺpcom vyhnúť, je technickosť tabuľky. V okamihu, keď tabuľka rozpozná prázdny riadok alebo prázdny stĺpec. Predpokladá, že ide o koniec databáz, čo vedie k nesprávnemu súhrnu čísel.
Krok 3: Ak chcete vytvoriť tabuľku, umiestnite kurzor do údajov a stlačením klávesovej skratky Ctrl + T otvorte dialógové okno vytvorenia tabuľky.
V tomto okne skontrolujte, či je začiarknuté políčko „Moja tabuľka má hlavičky“, pretože naša databáza má hlavičky; inak program Excel zaobchádza so záhlaviami iba ako s časťou záznamov údajov.
Krok 4: Teraz vyzerá vaša tabuľka tak, ako je uvedené nižšie.
Nakoľko vytvorila tabuľku s vlastnou farbou a formátovaním tabuľky.
Môžeme zmeniť predvolený štýl tabuľky. Umiestnením kurzora do tabuľky uvidíte novú kartu na páse s nástrojmi „Dizajn“. V časti „Dizajn“ sa zobrazuje veľa možností.
V časti Štýly tabuľky vyberte typ štýlu tabuľky, ktorý chcete použiť v databáze.
Ďalej po vytvorení tabuľky musíme tabuľku pomenovať, aby sme jej dali jedinečný názov. V časti Dizajn môžeme tabuľky pomenovať iba my.
Teraz môžeme na túto databázu odkazovať pomocou tohto názvu tabuľky „SalesRecords“.
Pretože ide o formát tabuľky do databázy, všetky nové záznamy zadané pod posledným záznamom sa aktualizujú na túto tabuľku samotnú.
Na obrázku vyššie som zadal ďalšie sériové číslo ako 12; ak teraz stlačím kláves Enter, presunie sa tento riadok iba do tabuľky.
Takto pomocou tabuľky programu Excel môžeme vytvárať vlastné databázy.
Príklad č. 2 - Šablóna databázy zákazníkov v programe Excel
Vytvorenie šablóny databázy Excel je veľmi dôležité pre každé podnikanie. Pri vytváraní šablóny databázy v programe Excel je dôležité rozhodnúť sa, aké informácie o zákazníkoch musíme zhromažďovať.
Ďalej uvádzame bežné podrobnosti, ktoré sa zvyčajne týkajú zákazníkov.
Vyplňte podrobnosti na základe nadpisov.
Podobne vytvorte formát tabuľky pre databázu.
Pri zhromažďovaní neustále zadávajte podrobnosti o zákazníkovi a vaša tabuľka sa automaticky rozširuje, ako sa zvyšuje databáza.
Na čo treba pamätať
- Vždy je dobrým zvykom uchovávať údaje vo formáte tabuľky, pretože je možné použiť automatické odkazovanie na formát tabuliek pri akomkoľvek pridávaní a mazaní riadkov a stĺpcov.
- Tabuľke vždy dajte jedinečný názov.
- Ak ste v MS Access dobrí, potom nahrajte súbor do MS Access.
