Úpravy rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel
Predtým, ako sa dostaneme k úpravám rozbaľovacích zoznamov v programe Excel, musíme poznať základné informácie o tom, čo je zoznam v programe Excel. V zjednodušených pojmoch zoznamy v programe Excel sú stĺpce v programe Excel. Ale v stĺpcoch nemáme žiadne rozbaľovacie ponuky. Jednoducho do nej zadáme hodnoty ručne alebo vložíme údaje z iného zdroja. Ak ale vytvárame prieskumy alebo žiadame od iných používateľov zadanie údajov a chcete si vybrať z niekoľkých konkrétnych možností, rozbaľovacie ponuky v programe Excel prídu vhod.
Ako je vysvetlené vyššie, rozbaľovacie ponuky v programe Excel pomáhajú používateľovi ručne zadávať hodnoty do bunky s niektorými konkrétnymi hodnotami, z ktorých si môže vyberať. Rovnako ako v prieskumoch, ak existuje otázka týkajúca sa pohlavia osoby, ak požiadame každého používateľa o zadanie hodnôt pre túto otázku, údaje nebudú v poriadku. Niekto bude písať odpovede veľkými písmenami, niekto malými písmenami alebo niekto môže urobiť pravopisné chyby. Ak ale používateľom poskytneme na výber dve hodnoty, buď mužskú alebo ženskú, naše údaje by boli v presnom poradí, aké chceme. To sa deje vytvorením rozbaľovacích zoznamov v programe Excel.
Existuje mnoho spôsobov úpravy rozbaľovacích zoznamov v programe Excel; oni sú:
- Poskytovanie rozbaľovacích hodnôt ručne a pomocou overenia údajov.
- Poskytovanie rozbaľovacích rozsahov a používanie overovania údajov.
- Vytvorenie tabuľky a použitie overenia údajov.
Overenie údajov je možnosť na karte Údaje v sekcii Dátové nástroje.
Ako upraviť rozbaľovací zoznam v programe Excel?
Existujú tri metódy vysvetlené, ako upraviť rozbaľovací zoznam v programe Excel:
Naučme sa vytvárať rozbaľovacie zoznamy pomocou niekoľkých príkladov a naučme sa každý postup úpravy rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel.
Príklad č. 1 - Ručné poskytnutie rozbaľovacích hodnôt a použitie overenia údajov.
Pre tento krok musíme mať pripravené rozbaľovacie hodnoty na zadanie. Predpokladajme, že chceme mať na výber hodnoty na vstup do značky obuvi. Teraz musíme vybrať bunku, do ktorej vložíme rozbaľovaciu ponuku.
- V bunke B2 vstúpime do nášho rozbaľovacieho zoznamu.
- Na karte Údaje v sekcii Dátové nástroje kliknite na položku Overenie údajov.
- Opäť kliknite na Overenie údajov v programe Excel a zobrazí sa dialógové okno,
- V časti Nastavenia v zozname Povoliť vyberte položku Zoznamy.
- V zdrojovej časti zadajte hodnoty rozbaľovacích možností ručne.
- Keď klikneme na OK, máme vytvorenú našu rozbaľovaciu ponuku.
Vyššie uvedená metóda je najjednoduchší spôsob, ako vytvoriť a upraviť rozbaľovací zoznam v programe Excel, ale ak musíme pre výber topánok zadať viac hodnôt, musíme celý proces zopakovať.
Príklad č. 2 - Poskytnutie rozbaľovacích rozsahov a použitie overenia údajov.
Som napríklad učiteľ a chcem od študentov odpoveď, či už svoje projekty dokončili alebo nie. V rámci prieskumu im chcem dať iba tri možnosti: Dokončené, Čakajúce, Nezačaté.
Áno, môžem použiť vyššie uvedený proces, ale môže ho zmeniť používateľ, pretože môže prejsť na kartu overenia údajov a zmeniť hodnoty. V tomto procese vyberieme rozsah hodnôt a skryjeme stĺpce, aby druhý používateľ nemohol upraviť overenie alebo rozbaľovaciu ponuku.
- V zozname alebo stĺpci skopírujte hodnoty rozbaľovacích ponúk alebo ich zapíšte.
- V bunke, do ktorej chceme zadať validáciu, vyberieme bunku, tj. Bunku B2
- Na karte Údaje v sekcii dátové nástroje kliknite na Overenie údajov.
- Opäť kliknite na Overenie údajov; objaví sa sprievodcovské okno.
- V nastaveniach v časti Povoliť kliknite na Zoznamy.
- Na karte zdroj vyberte z rozbaľovacieho zoznamu rozsah údajov.
- Keď klikneme na ok, máme rozbaľovací zoznam v bunke B2.
- Skopírujte validáciu do všetkých buniek (až do bunky B6). Teraz musíme rozbaliť zoznam všetkých požadovaných buniek.
Aj keď teraz skryjeme náš rozsah buniek, ktorý bol zdrojom rozbaľovacej ponuky, žiadny používateľ nemôže upraviť overenie. Vyššie uvedený proces má tiež rovnakú nevýhodu ako prvý príklad, pretože ak musím vložiť inú možnosť Napoly dokončené, musím proces zopakovať znova. Musím vložiť novú možnosť do zdroja a zadať nové overenie.
Príklad č. 3 - Vytvorenie tabuľky údajov a použitie overenia údajov.
V tejto metóde vytvoríme údajovú tabuľku a použijeme overenie údajov ako doteraz. Ale výhoda použitia tejto metódy bude vysvetlená neskôr. Povedzme, že mám reštauráciu a môžem vybrať nejaké jedlá pre zákazníkov. Údaje som vložil do stĺpca, ako je uvedené nižšie.
- Prvým krokom je vytvorenie tabuľky, výber údajov a na karte Vložiť kliknite na tabuľky.
- Nasledujúce okno sa otvorí a keď klikneme na ok, vytvorili sme našu tabuľku v stĺpci A.
- Pomenujme túto tabuľku ako „Reštaurácia“. V ľavom rohu vidíme, že existuje možnosť premenovať tabuľku.
- Premenujte stôl na Reštaurácia “.
- Teraz vyberte bunku, do ktorej chceme vložiť rozbaľovací zoznam.
- Na karte Údaje kliknite na položku Overenie údajov.
- Na karte Povoliť vyberte Zoznamy.
- Teraz v poli Zdroj zadajte nasledujúci text,
- Keď klikneme na OK, môžeme vidieť, že k údajom bola vložená rozbaľovacia ponuka.
- Teraz, ak mám pridať ďalšie menu, predpokladajme, že Polievky.
- Vidíme, že nová položka na karte ponuky sa zobrazuje aj v našej rozbaľovacej ponuke.
Vyššie uvedený proces vyriešil náš problém, keď bolo treba vytvoriť nový záznam a znova robiť rozbaľovacie ponuky.
Vysvetlenie úpravy rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel
Vyššie som už vysvetlil, prečo v našich údajoch potrebujeme rozbaľovacie zoznamy. Pomáha používateľovi ručne zadať hodnoty do bunky s niektorými konkrétnymi hodnotami, z ktorých si môže vybrať.
Zatiaľ čo žiadate používateľov, aby si vybrali niektoré konkrétne možnosti výberu z rozbaľovacích ponúk v programe Excel, potom je užitočné vytvárať a upravovať rozbaľovacie zoznamy, pretože používateľ môže zadávať nesprávne hodnoty, čo sťažuje údaje.
Na čo treba pamätať pri úprave rozbaľovacieho zoznamu v programe Excel
- Ak zadáme rozbaľovacie hodnoty manuálne alebo nastavíme rozsahy, je potrebné vložiť každú novšiu položku s novým rozbaľovacím zoznamom.
- Do tabuliek môžeme vložiť nový záznam, ktorý sa v rozbaľovacej ponuke aktualizuje.
- Ak chcete zobraziť alebo upraviť rozbaľovací zoznam, musíme kliknúť na bunku.
