Zoskupte údaje v programe Excel
Čím viac údajov máte, tým viac zmätku to v konečnom súhrnnom hárku vytvorí. Napríklad ak zobrazujete mesačné správy o predaji z rôznych kategórií a ak je ich príliš veľa, nemôžeme vidieť úplné zobrazenie súhrnu v jednom okne. Ak súhrn presahuje viac ako jeden okenný rámec, musíme prejsť nadol alebo prejsť, aby sme videli čísla druhého mesiaca, takže v takýchto prípadoch je vhodné údaje zoskupiť. V tomto článku vám ukážeme spôsoby zoskupovania údajov v programe Excel.
Príliš veľa riadkových položiek podkategórie môže byť ohromujúcich na zobrazenie a veľmi zložitých na čítanie. toto zvyšuje pravdepodobnosť nesprávneho čítania. Dobrá je flexibilita programu Excel a údaje môžeme usporiadať do skupiny a vytvoriť presné zhrnutie pridaním znamienok PLUS alebo MÍNUS.
Ako zoskupiť údaje v programe Excel?
Príklad č
Ďalej je uvedený súhrn mesačného súhrnu predaja v rôznych kategóriách firmy.
Ako vidíte vyššie, v zobrazení jednej stránky sme videli iba dvojmesačný súhrn. Ak chcete zobraziť súhrn za ďalšie mesiace, je potrebné posunúť sa doprava na hárku, aby sa zobrazili ďalšie zostávajúce mesiace, aby sa zobrazil súhrn. Ak však zoskupíte údaje, môžeme vidieť v zobrazení jednej stránky, ako je tá dole.
Dobre, ukážem vám, ako zoskupiť rozchod podkategórií v prvom mesiaci.
- Krok 1: Vyberte stĺpce, ktoré musíme zoskupiť; v tomto príklade musíme zoskupiť stĺpce rozdelenia podkategórií a zobraziť jediný mesačný súčet, takže musíme vybrať iba stĺpce podkategórií.
- Krok 2: Po výbere stĺpcov do skupiny prejdite na kartu Údaje; v kategórii osnovy na karte Údaje máme možnosť „Skupina“.
- Krok 3: Kliknite na rozbaľovací zoznam v kategórii „Skupina“ a znova vyberte možnosť „Skupina“.
Hneď ako vyberiete možnosť „Zoskupiť“, môžeme vidieť, že vybrané stĺpce sú zoskupené.
Kliknutím na ikonu „Mínus“ zobrazíte iba mesiac „Jan“.
- Krok 4: Podobne vyberte stĺpce „Február“ druhého mesiaca a zoskupte údaje.
- Krok 5: Jedným z tipov je, že nemusíte na karte DATA zakaždým klikať na možnosť „Skupina“; radšej, keď skončí zoskupenie v prvom mesiaci, vyberte stĺpec druhého mesiaca a stlačte kláves F4, aby ste predchádzajúcu úlohu zopakovali ešte raz.
Rovnako ako v tomto opakovaní, aj kroky na zoskupenie údajov za každý mesiac.
Takže, kedykoľvek chceme vidieť rozpad konkrétnej mesačnej podkategórie, stačí kliknúť na symbol ikony PLUS, aby sa rozšírilo zobrazenie zoskupených stĺpcov.
Napríklad, ak chcem vidieť hodnoty rozpadu podkategórie mesiaca „Mar“, potom musím kliknúť na symbol ikony „PLUS“.
Ak chcete stĺpce zoskupiť, kliknite na znamienko mínus.
Príklad č. 2 - Klávesová skratka na zoskupenie údajov
Skratka je spôsob, ako zvýšiť produktivitu v programe Excel, takže zoskupte údaje tak, aby mali klávesovú skratku.
Klávesová skratka pre vybraté údaje skupiny je ALT + SHIFT + šípka doprava.
- Krok 1: Najskôr vyberte stĺpce, ktoré chcete zoskupiť.
- Krok 2: Teraz stlačte klávesovú skratku ALT + SHIFT + šípka doprava.
Príklad č. 3 - Rýchle zobrazenie zbalených (rozbalených) a zoskupených údajov
Ako sme už uviedli vyššie, môžeme údaje zoskupiť tak, aby sme si v aplikácii Excel prezerali súhrn jednej stránky alebo súhrnu jedného okna. Keď zoskupíme údaje v ľavej hornej časti tabuľky, uvidíme tlačidlá úrovní.
Ak kliknete na tlačidlo prvej úrovne, tj. „1“, uvidíme údaje „zoskupené“; keď klikneme na tlačidlo úrovne „2“, zobrazia sa rozšírené údaje.
Na čo treba pamätať
- Zoskupovanie je spôsob zobrazovania iba hlavných údajov.
- Pri zoskupovaní údajov programu Excel musíme vybrať všetky údajové stĺpce, ktoré musíme zoskupiť, a vynechať stĺpec, ktorý je potrebné vidieť.
- Klávesová skratka na zoskupenie vybratých údajových stĺpcov je ALT + SHIFT + šípka doprava.
