Význam drobných peňazí
Drobnou hotovosťou sa rozumie malá suma, ktorá je pridelená na účely úhrady drobných výdavkov, ktoré vznikajú spoločnosti pri jej každodenných operáciách, keď je nerozumné vystaviť šek a za správu tých istých správcov sú menovaní spoločnosťou.
Každá organizácia vyžaduje hotovosť na svoje každodenné výdavky. Nie každý výdavok je možné uhradiť bankovým šekom alebo bankovým prevodom. Malé výdavky je potrebné uhradiť iba v hotovosti. Zároveň je potrebné zúčtovať v hotovosti len málo príjmových dokladov, napríklad predaj šrotu atď.
Takmer v každej organizácii sú drobné peniaze neoddeliteľnou súčasťou účtovníckej funkcie a väčšinou sa o ne stará iba osobný účet.
Ako funguje drobná hotovosť?
Petty Cash je malé množstvo hotovosti, ktoré je potrebné uchovať v kancelárii na účely využitia malých denných výdavkov. Osoba, ktorá má v organizácii hotovosť, sa všeobecne nazýva pokladník. Rovnaká osoba je zodpovedná za príslušné účtovanie každej hotovostnej transakcie uskutočňovanej prostredníctvom nej. Všetky príjmy a výdavky, ktoré nie je možné prakticky uhradiť prostredníctvom banky, je potrebné vyrovnať iba v hotovosti (v modernej ekonomike to nie je výmenný obchod).
Nasledujúce výdavky sa vo všeobecnosti platia v hotovosti;
- Denné občerstvenie, čaj pre zamestnancov;
- Náhrady zamestnancov - Príležitostné cestovanie, iné náhrady;
- Malé bankové poplatky - frankovanie, notár atď .;
- Za zasielanie pozdravov alebo sladkostí klientom alebo zákazníkom na Diwali alebo iných festivaloch;
Niekoľko príjmov, ktoré je možné vziať do hotovosti;
- Predaj šrotu - malé množstvá neorganizovaným predajcom.
- Predaj starých novín atď.
Organizácia zvyčajne odhaduje svoje pravidelné požiadavky na hotovosť, tj týždenne alebo mesačne, a podľa toho schvaľuje limit, ktorý je možné z banky z času na čas vybrať na úhradu hotovostných výdavkov. Limit držby hotovosti u pokladníka nesmie prekročiť v danom okamihu schválenom vedením organizácie. Periodicita výberu z banky sa môže líšiť podľa organizácie podľa organizácie. Malý obchodník potrebuje viac hotovosti ako strednú alebo veľkú organizáciu, pretože musí viac rokovať s neorganizovaným sektorom, ktorý obchoduje iba s hotovosťou.
Pre hladký priebeh transakcie v hotovosti sú súčasťou transakcie tri osoby: prípravný pracovník (pokladník), autorizačný pracovník (vyšší manažment) a príjemca (nárokovaný spoločnosťou).
Formát drobných peňazí
Platbu v hotovosti nie je možné preukázať, ak nie je vyrovnaná po zohľadnení náležitých dôkazov. Preto sa vytvorí formát poukazu na drobné hotovosti, aby sa zabezpečili dôkazy v procese, a ktorý príjemca hotovosti podpíše v čase platby. Vzor poukážky je uvedený nižšie;
Vzor formátu drobných peňazí je uvedený nižšie -
Vyššie uvedený poukaz obsahuje meno spracovateľa, autoristu a príjemcu poukazu, pretože všetky tri uvedené údaje sú nevyhnutné na preukázanie platby.
Ako robiť účtovníctvo v hotovosti?
# 1 - Tvorba
Fond drobných peňazí sa vytvára výberom hotovosti z banky a odovzdaním osobe, ktorá vedie fond. V menšej organizácii musí byť súčasťou hotovosti aj suma prijatá od dlžníka (v hotovosti)
Kontra - Drobná hotovosť A / c Dr. xxxx
Do banky A / c xxxx
Príjem - hotovosť A / c Dr. xxxx
K dlžníkovi A / c xxxx
# 2 - Výplata
Každá výplata sa nezaznamenáva zápisom do denníka, pretože môže dôjsť k oveľa menšej výplate za drobné výdavky (tj. Zakúpenie poštovej známky), namiesto zápisu do denníka, ktorý sa preplatí na konci dňa alebo po uplynutí konkrétneho obdobia.
Platba - celková výplata (celkové výdavky) A / c Dr. xxx
Do drobných pokladníc xxx
Rozprávania musia obsahovať celkové rozdelenie platby v hotovosti.
# 3 - Doplnenie
Ak je zostatok na hotovosti veľmi nízky, doplní sa šekom.
Kontra - Drobná hotovosť A / c Dr. xxxx
Do banky A / c xxxx
Príklad účtovania v hotovosti
: XYZ LLP vytvára drobný hotovostný fond vo výške 15 000 USD / - 1. apríla 2016. V priebehu apríla 2016 boli z peňažného fondu vyplatené nasledujúce prostriedky:
Čaj a občerstvenie 1 256 / -
Mýtna daň 2 450 / -
Tlač a poštovné 1 550 / -
Nákladná doprava 2 300 / -
Čistenie a poprašovanie 1 000 / -
Kancelárske potreby 2 800 / -
Predajte účtovné zápisy pre vyššie uvedenú transakciu.
Riešenie:
1 drobná hotovosť v hotovosti, Dr 15 000
Do hotovosti v banke 15 000
(Vytvorenie drobného peňažného fondu alebo výber z banky pre peňažný fond)
- Čaj a občerstvenie 1 256
Mýtna daň 2 450
Tlač a poštovné 1 550
Nákladná doprava 2 300
Čistenie a poprašovanie 1 000
Kancelárske potreby 2 800
Do drobnej hotovosti A / c 11 356
(Vyplácanie z fondu drobných peňazí)
Zápis do denníka pre drobné pokladničné doklady:
Petty Cash A / c Dr. xxx
Na predaj šrotu alebo novinových správ xxx
(Získaná hotovosť pri predaji šrotu / novinových správ)
Ako doplniť zostatok v hotovosti?
Zostatok na drobnej hotovosti sa z času na čas doplní, aby sa pokryli ďalšie peňažné výdavky. Najdôležitejší je však spôsob doplňovania, ktorý závisí od pokladníka a jeho autorizátora. Môžu byť na ňom pokyny vrcholového manažmentu, ale pri absencii takéhoto vedenia pokladník doplní svoj hotovostný zostatok podľa svojich možností. Existuje niekoľko metód, ktoré môžu manažmentu alebo autorizačnému zariadeniu pomôcť spôsobom alebo dvoma spôsobmi;
# 1 - Drobná hotovosť vypláva
Ak organizácia praktizuje prevádzkovanie fixného obehu pre hotovosť tak, ako si to organizácia želá, hotovosť by nemala klesnúť pod úroveň a mala by byť v rozmedzí, v ktorom doplnená suma zostane rovnaká. V okamihu, keď sa hotovosť dotkne dolného konca stupnice, pokladník spustí a požiada o výber z banky. Napríklad, ak je pohyblivá úroveň 20 000 $ / - a 14 000 $ / - bola vyčerpaná, zostávajúci hotovostný zostatok je 6 000 $ / - a 14 000 $ / - je potrebný na to, aby sa zostatok pohyboval späť na úroveň 20 000 $ / -. Tu je 6 000 $ / - dolná hranica a suma výberu bude vždy iba 14 000 $ / -.
Tento postup zaznamenáva všetky platby uskutočnené od posledného dobitia ako základ pre požiadavku na ďalšie dobitie autorizátorovi. Použitie tejto metódy pomáha signatárom vedieť, na akú sumu sa minuli, pred výberom ďalšej hotovosti z banky.
O rozsahu hotovosti v držbe účtovného oddelenia v danom okamihu rozhoduje a schvaľuje vedenie spoločnosti.
# 2 - Drobná hotovosť podľa potreby
Niekoľko malých spoločností uplatňuje politiku, ktorá vedie k najnižšiemu zostatku hotovosti v spoločnosti, pretože vyberajú iba vtedy, keď je to potrebné. Napríklad spoločnosť má politiku vyplácania zamestnancov každý týždeň, a preto každý týždeň spoločnosť vedela, koľko hotovosti sa vyžaduje, a túto sumu spoločnosť iba vybrala.
Tento prístup znižuje riziko a keďže so spoločnosťou nebude takmer žiadny hotovostný zostatok, dá sa vyhnúť malým nákladom na poistenie a ochranu peňazí.
# 3 - Neorganizovaná správa drobných peňazí
V úzko držaných spoločnostiach, kde vlastníci priamo zapojení do každodenného podnikania využívajú tento prístup, zatiaľ čo oni diktujú spôsob výberu sumy z banky. Neexistujú formálne zásady týkajúce sa výberu sumy a nijaké obmedzenia týkajúce sa držby hotovosti. Ďalej neexistuje nijaká formálna politika aj v oblasti hotovosti, pretože to isté starostlivo prezerajú aj vlastníci organizácie.
Z hľadiska kontroly a rizika je to menej riskantné, pretože je prísne kontrolovaný iba vlastníkom. Z politického a účtovného hľadiska je neformálny a je potrebné sa mu vyhnúť.
Najlepšie zásady - Z vyššie uvedených troch zásad je float up väčšinou používaný a oceňovaný účtovníkmi po celom svete, pretože poskytuje flexibilitu a kontrolu nad hotovostnými transakciami.
