Čo je zhoda troch spôsobov?
Trojstranné priraďovanie je koncept, prostredníctvom ktorého je možné vysledovať neoprávnené nákupné transakcie prostredníctvom krížovej kontroly tromi spôsobmi, a to prijatím potvrdenia objednávky (objednávky), prijatím objednávky a platnosťou vygenerovanej faktúry prostredníctvom informácií. z rôznych oddelení, aby sa eliminovali neoprávnené transakcie a zlepšila sa vnútorná kontrola.
Vysvetlenie
Veľké organizácie nakupujú inventár štandardným operačným postupom podľa zásad organizácie. Preto je dvojitá kontrola nevyhnutná na obmedzenie neoprávnených transakcií. Je to kontrolné opatrenie na autorizáciu platných transakcií. V prípade trojstranného postupu sa väčšinou nákupy riadia prostredníctvom krížového overenia. Ak dôjde k chybe v ktoromkoľvek kroku, potom nebude možné sumu odpočítať z faktúry, kým sa chyba nevyrieši prijatím potvrdenia alebo revidovanou faktúrou od dodávateľa. Je to tiež jedna z metód riadenia rizika, pretože sa má kontrolovať riziko platby neoprávneným osobám alebo proti falošným zmenkám. Niekedy sa to stane zdĺhavým postupom, ale je to najefektívnejší spôsob riadenia rizika.
Proces priraďovania tromi spôsobmi
- Štandardný operačný postup nákupu zahŕňa objednávanie, keď skladové zásoby dosiahnu úroveň objednania, prijatie cenovej ponuky, spracovanie cenových ponúk pre nákupné oddelenie a po ktorom nákupné oddelenie rozhodne o tom, od ktorého dodávateľa sa má nákup uskutočniť na základe ceny, kvality a reputácie. dodávateľa a potom nakoniec vystavenie objednávky.
- Na základe objednávky je potrebné uskutočniť nákupy. Po prijatí nákupnej objednávky musí oddelenie pre správu zásob vystaviť príjmovú objednávku a potom má nákupné oddelenie preposlať faktúru na účtovné oddelenie.
- Potom sa nakoniec odovzdá faktúra na autorizáciu a potom do pokladne alebo do pokladne na platbu dodávateľovi.
Pred autorizáciou platby použije osoba zapojená do platby proces trojstranného párovania.
Proces trojcestného priraďovania zahŕňa:
# 1 - Overenie nákupnej objednávky
Nákupnú objednávku musí overiť nákupné oddelenie, aby sa overil názov dodávateľa, dátum, množstvo, adresa, platobné údaje a suma.
# 2 - Overenie prijatia objednávky
Po overení nákupnej objednávky oddelenie hotovosti overí od oddelenia zásob prijatie objednávky tak, aby zodpovedalo množstvu tovaru podľa faktúry a stavu prijatého oddeleniam zásob.
# 3 - Overenie z oddelenia účtov
Po overení z oddelenia zásob je potrebné skontrolovať položku v účtoch, aby sa overilo množstvo a množstvo zaznamenané v účtovníctve.
Ak sa faktúra zhoduje so všetkými tromi krokmi overenia, bude autorizovaná iba platba a účet bude inkasovaný.
Ukážka trojcestného porovnávania
Nákupné oddelenie spoločnosti A Ltd. vydáva objednávku na nákup skladových zásob od spoločnosti ABC & Co. v Mexiku v hodnote 3000 kusov a cena za kus je 100 dolárov. Objednávka je zadaná. Bola prijatá objednávka, ale kvôli veľkému množstvu skladovateľ v čase prijatia objednávky neprešiel krížovou kontrolou. Po kontrole sa však zistilo, že bolo prijatých iba 2 850 kusov a faktúra sa odovzdáva účtovnému oddeleniu pre účtovníctvo a oddelenie účtov ju ďalej poskytuje na inkaso do hotovostného oddelenia. Určiť postup pre trojstranné overenie?
Riešenie:
Pred autorizáciou faktúry na platbu by osoba mala použiť tento postup:
1 - Overenie z nákupného oddelenia:
Objednávka sa musí overiť, či je objednávka zadaná podľa objednávky alebo nie. V tomto prípade sa spáruje prvý krok trojcestného párovania, tj objednávka sa zadáva podľa nákupnej objednávky.
2 - Overenie z inventarizačného oddelenia:
Oprávnená osoba zhromaždí údaje z oddelenia zásob. V takom prípade je prijatých iba 2 850 kusov inventára, takže účet nie je možné autorizovať na platbu. Oprávnená osoba dá pokyn oddeleniu inventúry, aby opravilo účet od dodávateľa.
Inventár potom kontaktuje oprávnenú osobu ABC & Co. pre vydanie revidovaného vyúčtovania. Po prijatí upraveného vyúčtovania sa to isté musí dať na útvare účtov pre vykonávanie opráv.
3 - Overenie z účtovného oddelenia alebo účtovných záznamov:
Po potvrdení revidovaného vyúčtovania od dodávateľa ho musí autorizovaná osoba overiť účtovnými záznamami a nakoniec autorizovaná osoba autorizuje vyúčtovanie na zaplatenie.
Týmto spôsobom sa identifikuje a opraví krátky príjem.
Využitie trojcestného párovania
- Proces priraďovania sa používa vo veľkých organizáciách tromi spôsobmi.
- Používa sa tiež tam, kde existujú rôzne oddelenia zaoberajúce sa rôznymi funkciami.
- Používa sa tam, kde sa organizácia zaoberá výrobou viacerých výrobkov.
- Používa sa tam, kde sa zodpovednosť prisudzuje novovymenovaným zamestnancom.
- Používa sa tam, kde sa väčšina platieb realizuje v hotovosti.
- Používa sa tiež tam, kde sú zapojení nekvalifikovaní pracovníci.
Výhody
Rôzne výhody sú nasledujúce:
- Zaisťuje, aby bola platba vykonaná správnej osobe na základe platného vyúčtovania a hodnoty prijatej zásoby.
- Zaisťuje správne kontroly v organizácii.
- Minimalizuje alebo obmedzuje neoprávnené platby.
- Skrz spreneveru sa má ovládať tromi spôsobmi zodpovedajúca hotovosť.
- Chyby sa dajú ľahko zistiť v procese trojstranného párovania.
- Zaisťuje to, že ten istý účet nebude zaplatený viackrát.
- Tento proces podporuje zodpovednosť zamestnancov.
- Prostredníctvom trojstranného procesu sa majú informácie overiť; preto sa stáva presnou informáciou a môže byť použitý pre budúce rozhodnutia.
Nevýhody
Rôzne nevýhody sú nasledujúce:
- Trojcestné priraďovanie zahŕňa viacnásobné overenie a zhromaždenie rôznych dokumentov; preto je proces zdĺhavý a časovo náročný.
- Môže existovať šanca na oneskorené platby a pokuty kvôli dlhému procesu a oneskoreným platbám.
- Vzťahy s dodávateľmi môžu byť pokazené z dôvodu oneskorených platieb.
- Z dôvodu zdĺhavých postupov nie je možné využiť zľavy za predčasné platby.
Záver
Priraďovanie tromi spôsobmi je postup na kontrolu záväzkov, pomocou ktorého sa pomocou troch krokov overujú záväzky. Tu sa má v prvom kroku nákupu overiť objednávka, potom sa majú zhromaždiť a overiť údaje z oddelenia zásob a nakoniec sa má overiť z účtovných zápisov. Po overení na všetkých troch úrovniach autorizátor autorizuje účet za platbu. Tento postup je však zdĺhavý. Preto je to časovo náročné a zároveň z dôvodu zdĺhavých postupov nie je možné využiť zľavy za predčasné platby.
