Plná forma SOP (štandardný operačný postup)
Plná forma SOP znamená Štandardné operačné postupy, čo je súbor dokumentov a procesov používaných podnikom, kde vedenie zaznamenáva obchodné operácie týkajúce sa dodávok a následných opatrení v súvislosti s produktmi a službami v priebehu času.
- Vedenie musí sledovať konzistentnosť svojich operácií a na základe toho sú tieto dokumenty potrebné. V prípade rastúceho podnikania sa kľúčovým personálom stáva manažment, ktorý prijíma všetky zásadné rozhodnutia.
- Keď sa podnikanie rozrastie na ďalšiu úroveň, spoločnosť začne budovať svoju vlastnú hierarchiu riadenia a rozšíri zodpovednosť na všetkých ostatných zamestnancov. Majiteľ teda získava pomocné ruky, pomocou ktorých môže prijímať rozhodnutia po konzultácii s ostatnými zamestnancami manažmentu.
- Tak je zrejmá požiadavka na ďalšie riadenie spolu so zdokumentovanými štandardnými operačnými postupmi, ktoré spoločnosti umožňujú rásť, stanovovať svoje stratégie a školiť zamestnancov.
Ciele
- Pomáha ustanoviť strategické riadenie podniku poskytnutím krokov, ktoré by mali nasledovať vrcholoví riaditelia pri stanovení dlhodobej stratégie spoločnosti.
- Vytvára oddelenie ľudských zdrojov synchronizáciou segmentu riadenia miezd a náboru, ktorý pomáha spoločnosti poskytovať služby potrebné na kvalifikáciu, prijímanie, školenie a udržanie zamestnancov v odbore.
- Snaží sa pomáhať pri podnikových operáciách poskytovaním procesu pri riešení všetkých aspektov obchodných operácií, ktoré zahŕňajú kontrolu kvality, obstarávanie, bezpečnosť a celkové vykonávanie produktov a služieb pre spotrebiteľov.
- Dizajn na organizáciu oddelenia financií a správy poskytnutím všetkých potrebných krokov pre všetky finančné transakcie spojené s podnikaním. Tento systém pomôže identifikovať všetky kľúčové ukazovatele výkonnosti podniku.
- To pomáha oddeleniu prognóz a rozpočtu poskytovaním krokov potrebných na správne vykonanie výročnej správy spoločnosti a odhadu ďalších dvoch až troch finančných spoločností.
- Pomáha tiež v oblasti predaja a marketingu tým, že poskytuje všetky podrobné požiadavky na všetky činnosti potrebné pre generovanie potenciálnych zákazníkov, po ktorých nasleduje návrh predaja a zatvorenie potenciálneho zákazníka.
- Jeho proces si kladie za cieľ vylepšiť informačné technológie, ktoré zahŕňajú podrobný prehľad všetkých IT protokolov vrátane záloh, plánov obnovy po katastrofe, podrobností o zamestnancoch, podrobnostiach prevádzky atď.
Výhody
- Jednou z hlavných výhod štandardných prevádzkových postupov je, že vytvára hierarchiu riadenia a alokuje každú z úloh vhodných pre príslušné tímy.
- Alokácia jednotlivých úloh sa vykonáva riadnym spôsobom, ktorý pomáha systémovo zaznamenávať a overovať všetky údaje týkajúce sa fungovania spoločnosti.
- Aby sa zlepšili obchodné vyhliadky, vedenie potrebuje prostredie na nájdenie relevantných informácií požadovaných v každej zo stratégií budúcej realizácie.
- Vedenie spoločnosti si je dobre vedomé súčasného scenára podniku, ktorý mu ďalej pomáha zlepšovať súčasný scenár podnikania tým, že sa pozerá na minulé výkony každého oddelenia a porovnáva ich s rozpočtom.
- Počas fúzie a akvizície alebo v prípade možného prevzatia podniku by vedenie spoločnosti preukázalo históriu každého oddelenia, čo pomáha kupujúcemu identifikovať aktuálny scenár cieľovej spoločnosti.
- Tento proces pomôže zorganizovať začínajúci podnik a pomôže im dosiahnuť systematické nadnárodné organizovanie správnym využitím zdrojov systematickým spôsobom.
Ako napísať štandardné operačné postupy?
- Je potrebný správny formát, aby bol formát prezentovaný zrozumiteľným spôsobom pre cieľovú časť.
- Spolu s navrhovanou stratégiou sú potrebné vstupné údaje.
- Je potrebné identifikovať cieľovú skupinu.
- Musíme zdôrazniť účel štandardných pracovných postupov.
- Konštrukcia vety by mala byť napísaná jednoduchým jazykom, aby bolo možné pochopiť všetkých divákov. Jazyk by sa mal udržiavať ostro.
- Veta by mala byť konštruovaná tak, aby predstavovala skôr rozprávanie príbehu ako vetu. Je to tak preto, lebo ľudia si pamätajú príbehy a môžu sa ľahko prepojiť.
- Obsah musí byť skontrolovaný niekoľkými korektúrami, opätovnou kontrolou faktov a čísel a prípadnými úpravami.
Príklady
# 1 - Účel
Bolo potrebné opísať tento všeobecný účel postupu, po ktorom nasledovali jednoduché kroky overenia cieľových klientov.
# 2 - Rozsah
Rozsah musí byť uvedený ostro a komprimovane, aby bol viditeľný pre všetkých klientov v banke.
# 3 - Zodpovednosti a overenia
Proces overenia musí vykonať príslušné oddelenie, po ktorom nasleduje pokladňa a overovací tím. Tím musí správne sledovať transakcie a účty klientov podľa pokynov banky.
Prečo potrebujeme SOP?
Požiadavka dodatočného riadenia spolu so zdokumentovanými štandardnými operačnými postupmi je zrejmá v prípade rastúceho podnikania, ktoré spoločnosti pomáha expandovať a tiež stanovuje svoje stratégie a školí zamestnancov s cieľom zlepšiť obchodné vyhliadky. Pomáha spoločnosti stanoviť cieľ a ponuku zákazníkom a pred investormi ustanoviť jej budúce obchodné vyhliadky a stratégie.
Záver
Je to vynikajúci spôsob komunikácie so zákazníkmi, investormi a inými tretími stranami, ktoré majú záujem o príslušné podnikanie. Stratégie manažmentu a nadchádzajúce obchodné vyhliadky, spolu s vývojom produktov, sú viditeľné zo štandardných prevádzkových postupov.
