Zoskupovanie riadkov v programe Excel
Organizácia veľkých údajov kombináciou údajov z podkategórie je proces, ktorý sa v programe Excel nazýva „ Zoskupovanie riadkov “. Ak počet položiek v riadku nie je dôležitý, môžeme zvoliť skupinové riadky, ktoré nie sú dôležité, ale zobraziť iba medzisúčet týchto riadkov. Keď sú riadky s údajmi obrovské, posúvanie nadol a čítanie správy môžu viesť k nesprávnemu pochopeniu, takže zoskupenie riadkov nám pomáha skryť nechcený počet riadkov.
Počet riadkov je tiež dlhý, ak pracovný hárok obsahuje podrobné informácie alebo údaje. Ako čitateľ správ o údajoch nechcú vidieť zdĺhavé riadky; namiesto toho chcú vidieť iba podrobné zobrazenie, ale zároveň, ak požadujú ďalšie podrobné informácie, potrebujú iba tlačidlo na rozšírenie alebo zbalenie zobrazenia podľa potreby.
V tomto článku si ukážeme, ako zoskupiť riadky v programe Excel pomocou rozbalenia / zbalenia, aby ste maximalizovali techniku prezerania prehľadov.
Ako zoskupiť riadky v programe Excel pomocou funkcie Rozbaliť / Zbaliť?
Napríklad si pozrite nasledujúce údaje.
V tabuľke vyššie uvedených údajov máme údaje o tržbách a nákladoch týkajúcich sa miest a štátov, ale keď sa pozriete na prvé dva riadky údajov, máme štát „Kalifornia“ a mesto je „Los Angeles“. Predaj sa však uskutočnil o rôzne dátumy, takže každý, kto číta prehľad, radšej číta, aký je štátny a mestský predaj, do jedného stĺpca, takže zoskupením riadkov môžeme vytvoriť súhrnné zobrazenie jedného riadku.
Podľa nasledujúcich pokynov zoskupíte riadky v programe Excel.
Krok 1: Najskôr vytvorte medzisúčet, ako je nasledujúci.
Krok 2: Teraz vyberte prvé riadky stavu (California City) okrem medzisúčtov.
Krok 3: Prejdite na kartu DATA a vyberte možnosť „Skupina“.
Krok 4: Kliknite na rozbaľovací zoznam v programe Excel „Skupina“ a znova zvoľte „Skupina“.
Krok 5: Teraz sa vás opýta, či chcete zoskupiť riadky alebo stĺpce. Pretože sme zoskupení „ Riadky “, vyberte riadky a kliknite na ok.
Krok 6: V okamihu, keď kliknete na „OK“, uvidíte na ľavej strane spoločnú čiaru.
Kliknite na ikonu „ MÍNUS “ a uvidíte kúzlo.
Teraz sme mohli vidieť iba celkový súhrn pre mesto „Kalifornia“. Ak si chcete pozrieť podrobný súhrn mesta, kliknite na ikonu „PLUS“ a rozbaľte zobrazenie.
Teraz opäť vyberte mesto „ Colorado “ a kliknite na možnosť „ Skupina “.
Teraz sa zoskupí pre štát „ Colorado “.
Zoskupte ich pomocou klávesovej skratky
Pomocou jednoduchej skratky v programe Excel môžeme veľmi ľahko zoskupiť vybrané riadky alebo stĺpce. Klávesová skratka na rýchle zoskupenie údajov je SHIFT + alt = "" + šípka doprava.
Najskôr vyberte riadky, ktoré je potrebné zoskupiť.
Teraz stlačte klávesovú skratku SHIFT + alt = "" + kláves so šípkou doprava a zoskupte tieto riadky.
Vo vyššie uvedenom príklade sme videli, ako zoskupiť údaje a ako zoskupiť riadok pomocou možnosti rozbalenia a zbalenia pomocou ikon PLUS a MÍNUS.
Jediným problémom vyššie uvedenej metódy je, že to musíme urobiť pre každý štát jednotlivo, takže ak existuje veľa štátov, trvá to veľa času. Aká by bola vaša reakcia, keby som povedal, že sa môžete zoskupiť jediným kliknutím ???
Úžasné, že? Pomocou funkcie „ Auto Outline “ môžeme údaje automaticky zoskupiť.
Príklad č. 1 - Použitie automatického prehľadu
Prvá vec, ktorú musíme urobiť, je vytvoriť medzisúčty.
Teraz umiestnite kurzor do rozsahu údajov. V rozbaľovacej ponuke Skupina môžeme vidieť ešte jednu inú možnosť ako „Skupina“, teda „ Automatický obrys “.
V okamihu, keď kliknete na túto možnosť „Automatický obrys“, zoskupí sa všetky riadky, ktoré sa nachádzajú nad medzisúčtom.
Aké je to super ??? Veľmi cool, však?
Príklad č. 2 - Používanie medzisúčtov
Ak je zoskupenie riadkov pre jednotlivé mesto jeden problém, potom ešte pred zoskupením riadkov existuje ďalší problém, tj pridanie medzisúčtov.
Keď sú tu stovky štátov, je ťažkou úlohou vytvoriť medzisúčet riadok pre každý štát zvlášť, takže môžeme použiť možnosť „Medzisúčet“ na rýchle vytvorenie medzisúčtu pre vybraný stĺpec.
Pred vytvorením medzisúčtu sme napríklad mali údaje ako nižšie.
Na karte Údaje máme možnosť s názvom „ Medzisúčet “ hneď vedľa možnosti „ Skupina “.
Kliknite na túto možnosť výberom ktorejkoľvek z buniek rozsahu údajov; najskôr sa zobrazí nižšie uvedená možnosť.
Najskôr vyberte stĺpec, ktorý musí mať medzisúčet; v tomto príklade potrebujeme medzisúčet pre „ štát “, takže z rozbaľovacieho zoznamu „pri každej zmene v“ vyberte to isté.
Ďalej musíme zvoliť typ funkcie, pretože pridávame všetky hodnoty, aby sme vybrali funkciu „ Sum “ v programe Excel.
Teraz vyberte stĺpce, ktoré je potrebné sčítať. Potrebujeme súhrn stĺpcov „ Predaj a náklady “, takže zvoľte rovnaké. Kliknite na tlačidlo „OK“.
Budeme mať rýchle medzisúčty.
Všimli ste si jednu zvláštnosť z obrázku vyššie ???
Automaticky pre nás zoskupilo riadky !!!!
Na čo je potrebné pamätať tu
- Klávesová skratka na zoskupenie riadkov je Shift + alt = "" + šípka doprava.
- Údaje o medzisúčtoch by sa mali triediť.
- Automatický obrys zoskupuje všetky riadky nad medzisúčtom.
