Plná forma GRN - poznámka o prijatom tovare
Plná forma GRN je Poznámka o prijatom tovare. GRN sa vzťahuje na obchodný dokument, ktorý vyplní zákazník v čase prevzatia tovaru od predávajúceho na potvrdenie prijatia všetkého tovaru podľa dohody medzi zúčastnenými stranami, a často sa porovnáva s objednávkou (PO ) pred vystavením platby predajcovi tovaru.
Vlastnosti GRN
Vo výrobných a iných organizáciách, kde organizačný proces zahŕňa prepravu tovaru z jedného miesta na druhé alebo prepravu z vonkajšieho trhu do skladu, zohráva veľmi dôležitú úlohu doklad o prijatí tovaru. Niekedy môže byť doba spracovania pomalá od obvyklej, ktorú je možné vysledovať z dokladu o prijatí tovaru.
Jednou z dôležitých vlastností dokladu o prijatí tovaru je, že pri preprave tovaru do skladu vezme vedúci skladu tento doklad ako dôkaz, či je tovar v požadovanom množstve, či je požadované množstvo uvedené v poznámke. je skutočne prijatý alebo nie. Doklad o prijatí tovaru sa preto tiež stáva dôkazom a stáva sa audítorským záznamom.
Čo má obsahovať poznámka o prijatom tovare?
Predbežná tlač v doklade o príjme tovaru je v organizácii obvykle vykonaná v obchodnom oddelení. Vedenie by ich preto malo náležite vyškoliť, pokiaľ ide o to, čo sa vyžaduje v potvrdení o prijatí tovaru. Nasledujúci zoznam je pripravený o dôležitých veciach, ktoré treba zahrnúť do GRN:
- V hornej časti GRN je uvedené meno dodávateľa tovaru.
- Za ním nasleduje dátum a čas vydania a dátum a čas prijatia tovaru oddelenia obchodu.
- Správna adresa miesta, kam sa má tovar prepraviť a kam má byť dodaný spolu s príslušným PIN kódom.
- Popis prepravovaného tovaru a množstvo každého druhu produktu, sadzba a cena tovaru.
- Koniec GRN sa vykonáva podpisom a menom oprávneného personálu dodávateľa a vedúceho skladu a referenta, ktorý má tovar prevziať.
Proces GRN
Nasleduje proces GRN:
- Príjem faktúry a výzvy a vyloženie tovaru do obchodov.
- Fyzické overenie počtu prijatých tovarov spolu s popisom tovaru.
- V prípade sporu o tovar alebo jeho malého množstva je kontaktovaný dodávateľ so žiadosťou o schodok.
- Po skontrolovaní množstva sa vykoná test kvality.
- Challan vydá potvrdenie a pošle ho dodávateľovi.
- Po vyššie uvedenom kroku pripraví prijímajúce oddelenie GRN v 5 kópiách. Originál pre nich a zvyšok pre oddelenie nákupu, oddelenie účtov, jeden pre vedúceho obchodu a jeden pre osobu, ktorá požaduje objednávku.
- Na základe toho sa vstupuje do účtovných kníh obchodov.
Dôležitosť
- Pre každé účtovné oddelenie je doklad o prijatí tovaru zásadným dokumentom, pretože slúži na účely princípu objektivity účtovníctva. Každý zápis do účtovných kníh je povinne doložený dokladom v listinnej podobe.
- Pred uskutočnením akejkoľvek platby za produkty predajcovi je tovar overený pomocou GRN. Aby sa znížila pravdepodobnosť chýb a podvodov, musí iná osoba tiež skontrolovať prácu jednej osoby a jedna osoba nie je zapojená do viac ako 1 nepretržitého procesu. Vďaka GRN teda organizačnú prácu kontrolujú rôzni ľudia.
- Pretože skutočné fyzické množstvo tovaru sa kontroluje pomocou dokladu o prijatí tovaru, platba sa uskutoční iba za skutočne prijaté. Preto sa zabráni neoprávnenej platbe.
- Tento dokument tiež kladie dôležitú úlohu na dodávateľa. Dodávateľ môže pomocou GRN preukázať, že tovar bol odoslaný od jeho konca, pretože GRN je oficiálny právny dokument a môže byť akceptovaný ako dôkaz súdnou cestou.
Poznámka o prijatom tovare vs Poznámka o odoslaní tovaru
Nasledujú rozdiely medzi poznámkou o prijatom tovare a poznámkou o odoslaní tovaru:
- Expedičné oddelenie dodávateľa zdvihne expedíciu tovaru (GDN), zatiaľ čo oddelenie príjemcu kupujúceho pripraví poznámku o prijatom tovare.
- Bez zvýšenej GDN nemôže účtovné oddelenie dodávateľa vystaviť faktúru, zatiaľ čo bez GRN nemôže nákupné oddelenie uskutočňovať platby ani zaznamenávať do účtovných kníh.
Výhody
Výhody tovaru, ktorý dostal poznámku:
- Funguje ako dôkaz pre audítorov, a preto je zahrnutý v postupoch auditu.
- GRN zobrazuje skutočné prijaté množstvo, a preto je možné zistiť stratu vyšších platieb dodávateľom.
- Je to doklad o doručení. Je to právne vymáhateľný dokument a je možné ho predložiť súdu.
- Zamestnanci logistického tímu sa zodpovedajú v prípade chýb alebo podvodov, pretože množstvo by sa malo vždy zhodovať s množstvom GRN. Tím vytvára pocit zodpovednosti a bdelosti.
- Finančné oddelenia väčších firiem môžu tento dokument použiť na účely porovnania toho, aké množstvo tovaru je objednané a koľko bolo skutočne prijaté a zaúčtované v účtovníctve.
Záver
GRN je skratka použitá pre tovar, ktorý dostal poznámku. Ako už z názvu vyplýva, tovar dostal poznámku potvrdenie o prevzatí tovaru zákazníkom alebo kupujúcim od predávajúceho, ktoré vyplní kupujúci pri skutočnom prijatí tovaru. Je to oficiálny právny dokument a môže byť prijatý ako dôkaz pred súdom.
