Čo je informačný panel v programe Excel?
Informačný panel v programe Excel je vylepšená forma vizualizácie údajov. Poskytuje informácie a analýzy, ktoré pomáhajú pri rozhodovaní. Pomáha plánovať a dosahovať obchodné ciele v celej organizácii. Zdrojom údajov na vytváranie dashboardov programu Excel môžu byť tiež tabuľky, textové súbory, webové stránky, organizačná databáza.
Typy tabúľ v programe Excel
- Strategické informačné panely - na sledovanie KPI (kľúčové ukazovatele výkonu). Používa sa v organizáciách na kľúčové rozhodovanie, na obchodné príležitosti, zameranie na budúci rast a prognózy spoločnosti, napr. (Mesačný, štvrťročný a ročný predaj)
- Analytical Dashboards - Pomáha alebo identifikuje súčasné alebo budúce trendy.
- Prevádzkové panely - Čo sa deje v organizácii? Monitorujte činnosť spoločnosti, činnosti a udalosti.
- Informačné panely - Je založený na faktoch, číslach a štatistikách. Napr. Informačný panel s profilom a výkonom hráča, informačný panel s informáciami o prílete / odlete na letiskách.
Nástroje použité na vytvorenie informačného panela programu Excel
- Tabuľky Excel, grafy, kontingenčné tabuľky a grafy, krájače v programe Excel, časové osi, podmienené formátovanie (údajové pruhy, farebná škála, sady ikon), pomenované rozsahy v programe Excel, overovanie údajov v programe Excel, jiskrové čiary v programe Excel, makrá, automatické tvary a riadiaci panel miniaplikácie.
- Interaktívne ovládacie prvky - posúvač v programe Excel, prepínač, začiarkavacie políčko, rozbaľovací zoznam v programe Excel.
- Excel vzorce ako SUMIF v Exceli, OFFSET Excel, COUNT, VLOOKUP, ZOZNAM INDEXU a ďalšie vzorce.
Poznámka: Pred prácou na informačných paneloch musíte vyhľadať a odstrániť duplikáty, odstrániť úvodné, koncové alebo dvojité medzery a odstrániť medzery a chyby v súbore nespracovaných údajov
Ako vytvoriť informačný panel v programe Excel? (s príkladmi)
Príklad č. 1 - Porovnávací panel (výkonnosť predaja dvoch spoločností)
V nespracovaných dátach. Mám farmaceutickú spoločnosť s mesačnými a štvrťročnými údajmi o predaji. Musím to prezentovať a porovnať výkonnosť predaja 2 farmaceutických spoločností na mesačnom a štvrťročnom základe v komparatívnom paneli.
- Krok 1: Skopírujte rozsah údajov o predaji ľudstva do prvého stĺpca, mesiac do druhého stĺpca a rozsah údajov o predaji lieku Ajantha v treťom stĺpci.
- Krok 2: Vyberte celý rozsah údajov a zväčšte výšku a dĺžku riadkov pomocou klávesovej skratky alt + HOH , tj z 15 na 25, aby sa farebný údajový pruh lepšie zobrazil.
- Krok 3: Teraz vyberte rozsah údajov o predaji ľudstva od januára do decembra, teraz prejdite na podmienené formátovanie na karte Domov, v rámci ktorej vyberte údajové pruhy a v údajových pruhoch vyberte ďalšie pravidlá údajových pruhov.
- Krok 4: Zobrazí sa nové okno pravidla formátovania; náš rozsah údajov o predaji je od 0 do 9000, preto v časti „Upraviť popis pravidla“ vyberte typ ako číslo a zadajte maximálnu hodnotu, tj. 9000.
- Krok 5: Vo vzhľade pruhu vyberte požadovanú farbu v časti Možnosti farieb, pretože údaje sú na pravej strane, preto pod smerom pruhu vyberte možnosť sprava doľava.
- Krok 6: Ak nechcete, aby sa údaje o predaji zobrazovali na farebných údajových lištách, vyberte alebo kliknite iba na zobrazenú lištu. Kliknite na ok. Teraz môžete vidieť, že sa v každom riadku s údajmi o predaji objavujú mesačne farebné dátové pruhy.
- Krok 7: Podobné kroky sa dodržiavajú aj pri údajoch o predaji farmafiriem Ajantha, iba v stĺpcovom smere, túto možnosť je potrebné zmeniť, tj zľava doprava (pretože údaje sú na ľavej strane)
Poznámka: Tieto kroky sa súčasne uplatňujú na štvrťročné údaje o predaji; tiež je potrebné zmeniť iba možnosť maximálneho počtu na 25 000 v rámci popisu pravidla úpravy s inou farebnou lištou.
Tu v údajoch o predaji môžete skontrolovať priebeh predaja, ktorý spoločnosť dosiahla, mesačne a štvrťročne.
Okrem údajových pruhov je možné na základe požiadavky na palubnú dosku použiť aj iný typ nižšie uvedených porovnávacích ukazovateľov.
Príklad č. 2 - Vytvorenie riadiaceho panelu programu Excel s výkonom predaja pomocou kontingenčného grafu a objektu Slicer
S pomocou objektov PivotChart a Slicer vytvorme ovládací panel programu Excel, kde môžete ľahko zhrnúť údaje o predaji pre každého zástupcu.
Nižšie uvedené údaje obsahujú kompiláciu informácií o predaji podľa dátumu, predajcu a regiónu.
- Krok 1: Vytvorte objekt tabuľky
Na začiatku sa množina údajov prevedie na objekt tabuľky; je to možné urobiť tak, že kliknete do množiny údajov, potom kliknete na kartu Vložiť a potom na položku Vybrať tabuľku.
Zobrazí sa kontextové okno na vytvorenie tabuľky, kde sa zobrazuje rozsah údajov a hlavičky, a kliknite na tlačidlo OK.
Po vytvorení objektu tabuľky sa zobrazí, ako je uvedené nižšie.
- Krok 2: Kontingenčná tabuľka
Na informačnom paneli musíme sumarizovať údaje o predaji každého zástupcu podľa regiónov a štvrťročne. Preto musíme vytvoriť dve kontingenčné tabuľky.
- Vytvoriť kontingenčnú tabuľku pre predajcu podľa regiónu.
V objekte Tabuľky kliknite dovnútra množiny údajov, kliknite na kartu Vložiť, potom vyberte kontingenčnú tabuľku v programe Excel a kliknite na tlačidlo OK. Tabuľa Polia kontingenčnej tabuľky sa zobrazuje na inom hárku.
Na table Polia kontingenčnej tabuľky potiahnite predajcu do sekcie Riadky, Regiónu do sekcie Stĺpce a predaja do sekcie Hodnoty.
Kontingenčná tabuľka sa vytvorí pre predajcu podľa regiónu.
Podobne vytvorte druhú kontingenčnú tabuľku rovnakým spôsobom.
- Na vytvorenie kontingenčnej tabuľky pre predajcu podľa dátumu alebo štvrťročne.
Presuňte dátum do sekcie Riadky, predajca do sekcie Stĺpce a predaj do sekcie Hodnoty
Pre predajcu je podľa dátumu vytvorená kontingenčná tabuľka.
Tu chceme sumarizovať údaje štvrťročne; ich dátumy musia byť zoskupené ako „štvrťrok“. Kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú bunku v stĺpci Menovky riadkov a vyberte možnosť Skupina.
Zobrazí sa karta Zoskupenie s dátumom začatia a dátumom ukončenia; v zozname BY zrušte výber mesiacov (predvolená hodnota) a ďalších; teraz vyberte iba štvrťrok, po výbere sa zobrazí v modrej farbe a potom kliknite na tlačidlo OK.
Po zoskupení do štvrťrokov sa údaje zobrazia, ako je uvedené nižšie.
- Krok 3: Kontingenčný graf
Tu musíme založiť kontingenčný graf na každú z vytvorených kontingenčných tabuliek v oboch listoch.
- Prejdite na kontingenčnú tabuľku, ktorá je vytvorená pre hárok „Predaj podľa regiónu“, kliknite dovnútra kontingenčnej tabuľky, na karte Analýza doma vyberte Kontingenčný graf.
Zobrazí sa vyskakovacie okno Vložiť graf, na ktorom je vybratý pruh, pod ktorým vyberte zoskupený pruhový graf.
Kontingenčný graf sa zobrazuje pre položku „Predaj podľa regiónu“.
Tu môžete skryť región, predajcu a súčet tržieb v kontingenčnom grafe kliknutím pravým tlačidlom myši a výberom možnosti skryť „tlačidlá polí legendy v grafe“, aby sa tieto tri polia v grafe nezobrazili.
- Obdobne sa kontingenčný graf používa aj v hárku „Predaj podľa štvrťrokov“, kde si môžete zvoliť koláčový graf pre štvrťročné údaje o predaji. Tu tiež môžete skryť tieto 3 polia.
Pre „Predaj za štvrťrok“ je vytvorený koláčový graf Excel.
- Krok 4: Krájače
Na kontrolu výkonnosti jednotlivých predajcov podľa regionálnych a štvrťročných údajov vám pomôže spoločnosť Slicers
- Prejdite na hárok „Predaj podľa regiónu“ na karte analýzy. Kliknite na položku Vložiť krájač v skupine Filter.
Zobrazí sa okno Vložiť krájače, v ktorom vyberte pole Oblasť a kliknite na OK.
Podľa regiónu sa objaví Slicer.
Podobne môžete krájače pridať v hárku „Predaj podľa štvrťrokov“ tiež na karte analýzy. Kliknite na položku Vložiť krájač v skupine Filter. Zobrazí sa okno Vložiť krájače, v ktorom je vybraný predajca. Kliknite na tlačidlo OK.
Zobrazí sa prehrávač Sales_Person Slicer
- Krok 5: Informačný panel
Vytvorte nový hárok s názvom „Sales_DashBoard“. Zrušte začiarknutie alebo odstránenie čiar mriežky v tomto hárku vo voľbe zobrazenia na karte Domov, aby ste mali lepší vzhľad DASHBOARDU programu Excel.
Skopírujte tieto objekty, tj. Kontingenčný graf a výrez z obidvoch hárkov na hárok „Sales_DashBoard“. Teraz môžete analyzovať údaje o predaji podľa regiónu a podľa jednotlivých predajcov.
Predpokladajme, že chcete, aby sa hodnoty predaja zobrazovali na údajových pruhoch alebo koláčových grafoch. Môžete ich pridať kliknutím na údajové pruhy alebo koláčové grafy a výberom možnosti Pridať štítky s údajmi.
Na čo treba pamätať
- Kľúčové metriky na sledovanie predaja spoločnosti, financií, produktivity a ďalších kritérií spoločnosti
- Informačný panel pomáha stanovovať organizačné ciele
- Pomocou palubnej dosky programu Excel môžete identifikovať negatívne trendy a okamžite ich napraviť
- Pomáha pri meraní efektívnosti zamestnanca na základe produktivity a výkonu práce
