Funkcia automatického ukladania v programe Excel
Automatické ukladanie v programe Excel je funkcia / zariadenie používané na automatické ukladanie zmien alebo postupu práce. Pomôže nám to znížiť dopad rizika pri strate údajov v prípade akejkoľvek havarijnej situácie v systéme. Túto funkciu nájdeme na karte možností v sekcii ukladania, ak zadáme čas ako 5 minút, program Excel automaticky uloží naše zošity každých päť minút.
Ako zapnúť automatické ukladanie v programe Excel? (Krok za krokom)
Automatické ukladanie je zvyčajne predvolene povolené v programe Excel. Pozrime sa, ako zapnúť možnosti automatického ukladania v programe Excel.
- Krok -1: Prejdite do ponuky „Súbor“. Kliknite na „Možnosti“
- Krok 2: Vyskočia možnosti programu Excel s mnohými možnosťami spravovania podľa našej nevyhnutnosti. Kliknite na možnosť „Uložiť“ - prevedie nás to prispôsobením uložených zošitov.
- Krok 3 - V tomto okne vidíme, že je povolené „Ukladať informácie automatického obnovenia každých –__ minút“. Toto je miesto, kde upozorňujeme program Excel, aby ukladal zošit každých n minút (n môže byť akékoľvek číslo predstavujúce čas nie minút). V predvolenom nastavení bude Excel trvať 10 minút, kým vykoná automatické obnovenie, tento čas však môžeme zmeniť podľa našich požiadaviek, napríklad 1,2,3 minúty.
- Krok 4 - Ak ju povolíte a nemôžete ju uložiť, bude uložená v tejto ceste „ C: Users aa AppData Roaming Microsoft Excel “ (táto cesta sa u každého líši, pretože jeho zotavenie
exceluje umiestnenie automatického ukladania bude odlišné. Žiadam všetkých, aby skontrolovali toto umiestnenie automatického ukladania v možnostiach programu Excel - Uložiť.
Môžeme tiež zmeniť priečinok tak, aby sa zálohy uložili, zadaním inej cesty do umiestnenia súboru „Automatické obnovenie“.
- Krok 5 - Keď ukladáme naše zošity automaticky, môžeme zvoliť konkrétny formát výberom formátu zo zoznamu dostupných formátov programu Excel.
Predvolene by mal byť formát „Sešit Excel (* xlsx).“, Pretože ho používala väčšina používateľov. A tiež nezabudnite zapnúť možnosť „Ponechať poslednú automaticky uloženú verziu programu Excel, ak ju zatvorím bez uloženia.“
- Krok 6 - Tiež sa môžeme vyhnúť ukladaniu zošitov na jednu jednotku povolením možnosti „Uložiť do počítača v predvolenom nastavení“ nasledovne:
Doteraz sme sa naučili, ako zapnúť automatické ukladanie v programe Excel, čas, ktorý je treba venovať pravidelnému plneniu úlohy, a mnoho ďalších funkcií, ktoré sme dostali.
Ako obnoviť automaticky uložený súbor?
Teraz sa pozrime, ako obnoviť súbor, ktorý sa automaticky uloží. Ako môžete pozorovať, cesta k súboru, ktorú sme zadali v umiestnení súboru „Automatické obnovenie“, cestu kopíruje.
Krok 1 - Teraz otvorte program Microsoft Explorer; v hornej časti panela by sme mali vložiť cestu, ktorú sme skopírovali z „Umiestnenia súboru automatického obnovenia“, a potom stlačiť kláves ENTER.
- Krok 2 - Zobrazí sa okno so automaticky obnovenými súbormi a adresármi. V tomto okne môžeme kliknúť na súbor, ktorý chceme obnoviť, a potom môžete ponechať zmeny a uložiť zošit s novým názvom. Po zadaní cesty sa zobrazí okno nižšie.
Odtiaľto môžeme obnoviť súbory, ktoré nie sú uložené, a naša práca a čas nejdú nazmar povolením automatického ukladania v programe Excel.
Ako zapnúť automatické ukladanie pomocou aplikácie Visual Basic (VBA)
Pozrime sa, ako nám kód pomocou programu Excel Macro pomôže vykonať automatické ukladanie v zošite programu Excel.
- Krok 1 - Otvorte „Editor jazyka Visual Basic“ na karte Vývojár v programe Excel, ako je uvedené nižšie.
- Krok 2 - Keď klikneme na „Visual Basic“, môžeme si predstaviť, že sa vysunie editor VBA. Toto je miesto, kde musíme napísať kód, aby sme mohli vykonať operáciu automatického ukladania.
- Krok 3 - Nebudeme tu vytvárať žiadny modul, ktorý by fungoval, pretože ide o „udalosť“, do ktorej napíšeme makro. Udalosť je niečo podobné, ako keď otvoríme zošit, bude sa považovať za udalosť; podobne, ak sme v zošite vykonali zmeny, potom je to tiež udalosť, zatváranie zošita je tiež udalosť atď.
- Krok 4 - Pre operáciu automatického ukladania predpokladáme „uzavretie zošita“ ako udalosť. Otvorte „ThisWorkbook“, ktorý je na našej ľavej strane stránky, a začnite písať makro.
- Krok 5 - Keď otvoríme „Tento pracovný zošit“, môžeme vidieť „Všeobecný“ a zmeniť ho na „Pracovný zošit“ nasledovne.
- Krok 6 - Keď prechádzame na zošit, poskytuje možnosť zapísať makro v udalosti „Workbook_Open ().“ Po našej pravej strane je zoznam vyhlásení, ktoré môžeme použiť na vytvorenie udalosti. Tu vykonáme úlohu pre automatické ukladanie v programe Excel, takže musíme udalosť zmeniť na „Beforclose“.
- Krok 7 - Vyberte možnosť „BeforeClose“ a začnite písať kód na automatické ukladanie v programe Excel.
- Krok 8 - „ThisWorkbook.Save“ automaticky uloží zošit a uloží ho ako zošit s povolenými makrami na spustenie kódu, ako je uvedené nižšie:
- Krok 9 - Uložte tento zošit ako povolený pre makra a zavrite zošit. Potom môžeme pozorovať, že sa nezobrazí výstraha zobrazujúca žiadosť o uloženie alebo neuloženie, ale vyskočí niektoré ďalšie výstražné upozornenie, ktoré je uvedené nižšie:
Krok 10 - Po kliknutí na tlačidlo OK sa zošit so zmenami automaticky uloží. Toto upozornenie môžeme deaktivovať aj pomocou kódu v jazyku VBA, ktorý automaticky jednoduchým spôsobom uloží zošit.
Pozrime sa, ako to funguje:
Tieto varovné správy budú prichádzať cez aplikáciu, takže použijeme „Application.DisplayAlerts = False.“ To znamená, že po zobrazení tohto riadku v kóde sa nezobrazí žiadna výstraha na displeji. Je však tiež dôležité zahrnúť riadok „Application.DisplayAlerts = True“, pretože to pomôže, keď sa objaví niečo dôležité, aby sa zobrazilo upozornenie.
Teraz skúste vykonať zmeny a zavrieť zošit, môžeme pozorovať, že sa nezobrazí žiadne z upozornení na displeji, ale zmeny sa uložia. Táto operácia nám pomôže zachrániť našu prácu, hoci zošit neočakávane zatvoríme bez jeho uloženia.
Na čo treba pamätať
- Automatické ukladanie v programe Excel je vynikajúca funkcia, ktorá šetrí čas a dáta pravidelným ukladaním.
- Hneď ako povolíme automatické ukladanie v programe Excel, nemôžeme sa zavrieť bez uloženia, čo môže zavádzať, hoci údaje nechceme ukladať.
- Vždy sleduje prácu používateľa a aktualizuje zmeny v obsahu tak, aby zdieľal bod alebo jednu jednotku.
- Umožňuje tiež viacerým ľuďom upravovať dokument súčasne.
