Cyklus splatných účtov, známy tiež ako Procure to Pay, predstavuje sériu rôznych procesov v spoločnosti, ktoré zahŕňajú rôzne činnosti potrebné na nákup produktu, a to hneď od zadania objednávky tovaru dodávateľom, potom nákupu a doručenia tovaru a konečne vykonať konečnú splatnú platbu dodávateľovi oproti tomu istému.
Čo je cyklus účtov (AP)?
Cyklus splatných účtov je tiež známy ako „Procure to Pay“ alebo „P2P“ cyklus je séria procesov, ktoré zahŕňajú nákupné a platobné oddelenie spoločnosti a vykonávajú všetky potrebné činnosti od zadania objednávky dodávateľom, nákupu tovaru až po konečné platby. dodávateľom.
Každý podnik má dva hlavné obchodné cykly - výnosový cyklus a výdavkový cyklus.
- Príjmový cyklus zahŕňa činnosti ako predaj, marketing, vzťahy so zákazníkmi, výber výnosov atď.
- Výdavkový cyklus zahŕňa nákupy, platby dodávateľom, výrobné náklady, mzdy a platy atď. Cyklus záväzkov je významnou súčasťou výdavkového cyklu.
Nasledujú kroky zahrnuté v cykle splatných účtov -
- Stanovenie požadovaného tovaru
- Proces obstarávania
- Vyhľadajte dodávateľov
- Žiadosť o návrh
- Skontrolujte ponuku
- Vyjednávanie
- Objednávka
- Potvrdenie dodávateľa
- Povinnosť dodávateľov
- O úspešnom doručení tovaru
- Zadanie faktúry
- Platba
Poďme o nich diskutovať podrobne -
Kroky zahrnuté v cykle splatných účtov
Nasledujú kroky zahrnuté do cyklu obstarávania k platbe:
# 1 - Určenie požadovaného tovaru
Nákupy sa uskutočňujú na základe zásob požadovaných výrobným oddelením spoločnosti. Vedúci výroby identifikuje potrebné zásoby a informuje nákupné oddelenie.
# 2 - Nákupné oddelenie začína proces obstarávania
Po získaní súhlasu s požiadavkami na dodávku z výroby oddelenie nákupu skontroluje, či už boli podobné objednávky zadané; ak nie, vygenerujú sa čerstvé doklady o objednávkach.
# 3 - Vyhľadajte dodávateľov
Hľadanie dodávateľov je zložitá práca, ktorá zahŕňa rôzne faktory, ako napríklad polohu, ľahkú prepravu, úverové politiky, dobrú vôľu dodávateľa a jeho produktov, minulé kontakty so spoločnosťou a mnoho ďalších. Spoločnosť však uprednostňuje transakcie so svojimi osvedčenými dodávateľmi. V iných prípadoch sa potenciálni dodávatelia vyberajú lokálne, národne alebo medzinárodne pomocou portálov online na obchodné portály (napríklad Alibaba.com), odporúčaní atď.
# 4 - Žiadosť o ponuku
Po výbere niekoľkých potenciálnych dodávateľov sa doručí formálny dokument, ktorý slúži na získanie cenových ponúk k položkám. Dokument sa označuje ako žiadosť o návrh (RFP). Dodávateľ odošle návrh vrátane sadzieb a kvalít výrobkov a požiada spoločnosť, aby s nimi obchodovala.
# 5 - Skontrolujte ponuku
Spoločnosť kontroluje ponuky zaslané rôznymi dodávateľmi a filtruje dodávateľov, ktorí dokážu splniť požiadavky spoločnosti. Spoločnosť informuje vybraných dodávateľov o svojom záujme uzavrieť nákupné obchody.
# 6 - Spoločnosť začína proces vyjednávania
Vyjednávanie je hektický a niekedy časovo náročný proces, keď kupujúci požaduje, aby predávajúci znížil svoje sadzby, ponúkol liberálnu úverovú politiku a ďalšie základné podmienky vyjednávania, ako sú zľavy, kvalita výrobkov, náklady na dopravu, dodanie a poistné podmienky. Proces vyjednávania vykonáva filtrovanie a spoločnosť určila najlepších dodávateľov.
# 7 - Nákupná objednávka
Spoločnosť pri schválení požadovaného dodávateľa mu zadá objednávku zaslaním oficiálneho dokladu o objednávke. Potvrdzuje dodávateľa o požiadavkách spoločnosti a termíne dodania výrobkov alebo služieb.
# 8 - Potvrdenie dodávateľa
Dohoda sa začína, keď dodávateľ súhlasí s predajom svojich výrobkov za požadovaných podmienok. Potvrdenie o prijatí musí dodávateľ zaslať písomne poštou alebo e-mailom.
# 9 - Povinnosť dodávateľa
Povinnosťou dodávateľa je pripraviť a expedovať tovar presne podľa stanovených termínov a spoločnosť priebežne informovať o priebehu objednávky. Oznámenie musí byť odoslané, keď je tovar pripravený na odoslanie, a oznámenie o zásielke vrátane platných dokumentov špecifikujúcich popis tovaru vrátane hmotnosti alebo jednotiek, dátumu dodania, umiestnenia atď.
# 10 - Kontrola dodaného tovaru
Začína sa proces kontroly, ktorý zahŕňa kontroly kvality aj množstva. Nákupné oddelenie skontroluje, či je dodaný tovar podľa objednávky.
# 11 - Zadanie faktúry
Po úspešnej kontrole, ak všetko bude vyhovovať, oddelenie nákupu pošle súhlas oddeleniu platieb, aby zahájil proces platieb. Oddelenie záväzkov tak urobí záznam o faktúre, ktorá obsahuje všetky náležitosti platby, ako je konečný dátum a / alebo konečný dátum so zľavou, výškou náhrady a ďalšími úradnými údajmi.
# 12 - Platba
Po každej nevyhnutnej kontrole začne oddelenie zodpovedné za platby čiastočne alebo úplne realizovať platby dodávateľovi podľa noriem spoločnosti. Existuje niekoľko spôsobov, ako vykonať platby dodávateľom, ako napríklad:
- Platby v hotovosti
- Platba šekom (alebo iné prevoditeľné nástroje)
- Online prevod tretej strany
- Platba kreditnou kartou
- Platby v dolároch alebo inej cudzej mene (všeobecne uplatniteľné pri dovozných transakciách);
- Výmenná platba, tj zaplatenie určitého tovaru a / alebo služieb oproti tovarom a / alebo službám prijatým dodávateľom.
Relevantné dokumenty zapojené do AP cyklu
Nasledujú dôležité dokumenty zahrnuté v cykle obstarávania k platbe:
# 1 - Objednávka
Nákupné oddelenie spoločnosti vygeneruje objednávku požadovaného tovaru a odošle ju predajcovi. Objednávka obsahuje podrobnosti o dodávateľovi a jeho množstvách. Taktiež určuje dátum, kedy sa vyžaduje dodanie tovaru.
# 2 - Príjem správy
Po dodaní tovaru vedenie skontroluje zásielku a skontroluje kvalitu, množstvo a ďalšie základné aspekty. Po úplnej kontrole vytvorí podrobnú správu s názvom prijatie správy.
# 3 - Faktúra dodávateľa
Dokladom je právna zmluva, v ktorej predávajúci uvádza podrobnosti o tovare, sadzbe na jednotku a celkovej sume spolu s príslušnou daňovou čiastkou. Ďalej špecifikuje úverové pravidlá a konečný dátum platby.
