Čo je to systém jednoduchého vstupu?
Systém jednoduchého vstupu v účtovníctve je účtovnícky prístup, podľa ktorého sa každá účtovná transakcia zaznamenáva iba s jediným záznamom v účtovných záznamoch, ktorý sa sústreďuje na výsledky obchodného podniku, ktoré sú uvedené vo výkaze ziskov a strát spoločnosti.
Jednoducho povedané, systém s jednoduchým vstupom zaznamenáva transakciu s jediným záznamom a zachováva iba jednu stranu každej transakcie. Je to najstaršia metóda zaznamenávania finančných transakcií a je menej populárna ako systém podvojného účtovníctva. Používa sa hlavne na záznamy zaznamenané vo výkaze ziskov a strát. Tento termín sa používa na označenie problémov spojených s účtami z neúplnej transakcie a ľudovo sa nazýva „Príprava účtov z neúplných záznamov“.
Základné informácie zahŕňajú skôr hotovostné príjmy a výplaty ako záznamy o aktívach a pasívach. Primárnym formulárom je pokladničná kniha, ktorá predstavuje rozšírenú formu šekového registra. Má hlavne stĺpce, ktoré zaznamenávajú konkrétne zdroje a použitie hotovosti, a začína počiatočným zostatkom a končí konečným zostatkom. Systém jednoduchého vstupu sa používa predovšetkým v manuálnom procese účtovníctva a malé firmy, ktoré nemajú finančné kapacity a zdroje potrebné na plnohodnotný účtovný systém. Hlavne všetky počítačové účtovné systémy používajú podvojné účtovníctvo.
Vzorový formát účtovnej knihy systému jednoduchého vstupu
Nižšie je uvedený príklad formátu -
Je to nepresný a nevedecký spôsob zaznamenávania transakcií, pri ktorých neexistuje žiadne prepojenie medzi transakciami alebo dostupnými informáciami. O skutočných a osobných účtoch nie sú žiadne záznamy a v pokladničnej knihe sa miešajú obchodné a jednotlivé transakcie.
Typy účtovného systému pre jeden vstup
# 1 - Čistý vstup
Z tohto dôvodu nie sú k dispozícii žiadne informácie o predajoch, nákupoch, hotovosti a bankových zostatkoch; do úvahy sa berú iba osobné účty. Túto metódu nie je možné v praktickom svete použiť, pretože neposkytuje žiadne informácie týkajúce sa hotovosti alebo denných transakcií
# 2 - Jednoduchý jednoduchý vstup
Tento účet je vedený na základe systému podvojného účtovníctva, považujú sa však iba dva účty, a to osobný a hotovostný účet. Zápisy sa uskutočňujú iba z týchto účtov a na žiadny iný účet sa neprihliada.
# 3 - Kvazi jeden vstup
V tomto type účtovníctva sa okrem osobných a hotovostných účtov vedú aj ďalšie vedľajšie účty. Hlavnými z nich sú tržby, účty nákupu a knihy účtov. Zľavy sa zaznamenávajú aj na osobnom účte. K dispozícii sú tiež ďalšie dôležité informácie, ako sú mzdy, nájomné, platy. Táto metóda sa používa ako náhrada za systém podvojného účtovníctva
Celkovo môžeme pri pohľade na jednotlivé typy určiť, že systém účtovníctva pre jednoduché účtovníctvo je možné definovať ako systém, ktorý je zmesou jednoduchého podvojného účtovníctva a žiadneho záznamu.
Výhody
- Je to pomerne jednoduché a ľahko implementovateľné
- Nie sú potrební žiadni odborníci, systém so jednoduchým vstupom môžu vykonávať zdroje so základnými znalosťami účtovníctva alebo podnikania
- Tento typ účtovníctva vyhovuje malým firmám, ktoré sú v počiatočnej fáze a začínajú
- O príjmoch a nákladoch sa účtuje každý deň
- Otvárajú sa iba obmedzené účty, pretože všetky transakcie spojené s osobným účtom sa zaznamenávajú v súvislosti s osobnými a reálnymi účtami
- Ako bolo uvedené v predchádzajúcom bode, obmedzený účet je otvorený a účtovných kníh je nedostatok. Rovnako sú obmedzené aj náklady na vedenie týchto účtov
- Tento systém je založený čisto na výkaze ziskov a strát. Preto je jednoduchšie určiť zisk a stratu
Upozorňujeme, že zisky v tomto systéme môžu byť iba odhadom, a preto nemôžu byť nevyhnutne pravdivé a správne
Problémy
# 1 - Majetok
Z hľadiska vedenia záznamu alebo sledovania tento systém nesleduje aktíva. Uľahčuje im tak stratu alebo odcudzenie
# 2 - Auditované výkazy
Systém podvojného účtovníctva je potrebný na auditovanie finančných výkazov potrebných na kontroly a zostatky na každom účte. V jednom systéme vstupu nie je možné vykonať audit vyhlásení. Aj keby to niekto chcel urobiť, bude musieť previesť jednoduchý záznam na podvojné a vyvážiť ho kvôli auditu
# 3 - Zvýšené riziko chýb
V tomto systéme neexistuje kontrola iných účtov a nemožno ich vyvážiť. Tento problém sťažuje kontrolu alebo hľadanie chýbajúcich záznamov a sledovanie chýb
# 4 - Analýza výkonu
Finančnú pozíciu nie je možné určiť, pretože nie je zachovaná správna súvaha a tiež kvôli obmedzeným informáciám. Vedeniu to sťažuje analýzu jeho výkonu a odhad budúcich metrík
# 5 - Neúplné záznamy
Tento systém sa zameriava hlavne iba na tie transakcie, ktoré zahŕňajú obchod alebo transakcie s externými stranami, a ignoruje ďalšie dôležité transakcie, ktoré môžu byť potrebné na určenie finančnej situácie spoločnosti a mali by mať miesto v účtovnej závierke
# 6 - Presnosť
Aritmetickú presnosť nie je možné dosiahnuť, pretože tento systém nepripravuje skúšobné váhy
Rozdiel medzi účtovným systémom s jednoduchým vstupom a podvojným účtovníctvom
Hlavné rozdiely v systéme jednoduchého účtovníctva a podvojnom účtovníctve
- Môže sa definovať ako systém, v ktorom sa zachováva iba jeden aspekt každej transakcie, tj debetný alebo kreditný, naopak v účtovnom systéme s dvojitou metódou sa tieto transakcie zaznamenávajú a všetky aspekty každej transakcie sa zaznamenávajú.
- Jednoduchá transakcia je jednoduchá a nevyžaduje podrobné znalosti účtov, zatiaľ čo transakcia podvojného účtu vyžaduje odborné znalosti
- Neúplné záznamy sa uchovávajú v systéme s jedným vstupom, zatiaľ čo podvojný záznam zachytáva obe strany a záznamy
- Systém jednoduchého vstupu vedie hotovostné účty a osobné účty, zatiaľ čo systém podvojného účtovníctva vedie všetky druhy účtov, tj skutočné, nominálne a osobné
- Pretože malé firmy nemajú finančné možnosti a zdroje, jednoduché účtovníctvo je vhodné naopak pre veľké firmy, je potrebné mať zavedený systém podvojného účtovníctva
- Podvody a chyby sa dajú ľahšie identifikovať v systéme podvojného účtovníctva ako v systéme jednoduchého účtovníctva
- V porovnaní so systémom podvojného účtovníctva nemá systém jednoduchého vstupu štandardizáciu a neexistuje jednotnosť medzi rôznymi podnikmi, ktoré sa riadia rovnakou metódou. Každý podnik vedie účty podľa svojho pohodlia a požiadaviek.
