Šablóna riadenia projektu programu Excel
Projektový manažment je jednou z dôležitých rolí v každej organizácii. Nemôžete jednoducho sledovať všetky aktivity v projekte iba ručne; potrebujete softvér, ktorý vám pomôže pri lepšej správe projektu.
MS Excel je jedným z tých softvérov, ktorý vám môže pomôcť pri sledovaní stavu projektu pomocou jednoduchých šablón. V tomto článku vám exkluzívne ukážeme, ako používať program Excel na prípravu šablón projektového riadenia v programe Excel.
Ako používať program Excel na prípravu šablón na správu projektov v programe Excel?
Ďalej uvádzame príklady na prípravu šablón projektového riadenia v programe Excel.
Príklad č. 1 - Šablóna riadenia projektu programu Excel pomocou Ganttovho diagramu
Ganttov diagram je jedným z tých grafov v programe Excel, ktorý je veľmi užitočný pri kontrole úloh projektu, súčasného stavu oproti stanoveným štandardom.
Keď bude projekt po týždni ako projektový manažér v prevádzke, bude chcieť vedieť, v akom stave je projekt, či už je v súlade alebo nie. Od začiatku projektu do konca projektu v každej fáze môžete sledovať fázy projektu.
Predpokladajme, že ste event managementovou spoločnosťou a že ste prijali veľmi dôležitý projekt, ktorý je pre vás veľmi lukratívny. Jedinou vecou však je, aby ste úlohy mohli plniť na základe programu stanoveného organizátormi. Nižšie uvádzame program organizátorov.
Teraz si vytvoríme Ganttov diagram v Exceli na sledovanie všetkých aktivít.
Krok 1: Vyberte Iba čas začiatku a vložte stĺpcový stĺpcový graf. Prejdite na kartu VLOŽIŤ a vložte skladaný stĺpcový graf.
Krok 2: Váš graf musí teraz vyzerať takto.
Krok 3: Teraz kliknite pravým tlačidlom myši na graf a vyberte možnosť Vybrať údaje.
Krok 4: Teraz v okne nižšie zvoľte Pridať.
Krok 5: V okne nižšie v názve série vyberte minúty a pre hodnotu série vyberte údaje z C2: C14. Kliknite na OK.
Krok 6: V nasledujúcom okne vyberte možnosť Upraviť na pravej strane pre naše štítky s vodorovnou osou.
Krok 7: Teraz vyberte ako úlohy horizontálne hodnoty. Kliknite na OK.
Krok 8: Váš graf by mal teraz vyzerať takto.
Krok 9: Musíme urobiť nejaké formátovanie, aby to vyzeralo lepšie. Vyberte hodnoty horizontálnych radov, tj. Časovú hodnotu. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte možnosť Formátovať os.
V osi sa formátovanie uplatňuje pod hodnotami.
Krok 10: Teraz bude formát času v grafe vyzerať takto.
Krok 11: Vyberte modro sfarbené pruhy, kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte, naformátujte dátové rady.
Krok 12: Prejdite na FILL a vyberte NO FILL.
Krok 13: Teraz kávové tyčinky a kliknite na dátový rad formátu a choďte na FILL a vyberte si rôzne farby podľa vášho želania.
A váš graf je pripravený prevziať úlohu a vy môžete teraz projekt lepšie spravovať.
Príklad č. 2 - Príklad sledovania predajného cyklu
Teraz uvidíme, ako vytvoriť sledovač predajného cyklu s programom Excel. Zvážte nižšie uvedené údaje pre tento príklad. Údaje zahŕňajú dátum začatia predaja, dátum ukončenia, cieľ, počet dokončených dní, aktuálny úspech a odchýlku a mnoho ďalších vecí.
Krok 1: Najskôr uveďte cieľový a aktuálny predaj. Získajte hodnotu odchýlky, tj. Cieľ vs. prúd.
Krok 2: Teraz dorazte na Dokončenie projektu%.
Krok 3: Teraz uveďte Počiatočný dátum a konečný dátum predaja.
Krok 4: Po tomto dorazí, čisté pracovné dni medzi dátumom začatia a dátumom ukončenia.
Krok 5: Teraz dosiahnite cieľ za deň tak, že rozdelíte cieľ a počet dostupných dní.
Krok 6: Teraz dosiahnite aktuálny dátum použitím vzorca DNES v programe Excel.
Krok 7: Teraz vypočítajte počet dokončených dní od dátumu začatia do aktuálneho dátumu.
Krok 8: Doručte podľa denného cieľa, aké by mali byť súčasné výnosy.
Krok 9: Teraz vypočítajte doteraz dosiahnutý priemer za deň.
Krok 10: Vypočítajte, či budú priemerné predajné trendy pokračovať po zvyšok projektu, aké by boli konečné príjmy.
Krok 11: Ak bude rovnaký trend pokračovať, dosiahnite dosiahnuté percento.
Teraz sme dokončili našu výpočtovú časť. Pomocou tohto postupu vytvorme niekoľko vizuálnych grafov programu Excel, ktoré nám môžu pomôcť sledovať projekt už pri pohľade na graf.
Krok 1: Najprv vytvoríme jednoduchý stĺpcový graf. Vyberte bunku B6 a vytvorte stĺpcový graf.
Krok 2: Kliknite pravým tlačidlom myši na graf a vyberte možnosť Vybrať údaje.
Krok 3: Teraz kliknite na PRIDAŤ.
Krok 4: Teraz v dolnom okne nič nevyberajte, stlačte iba OK.
Krok 5: Teraz máme podobný graf.
Krok 6: Teraz vyberte panel a kliknite na položku Formátovať dátové rady. Na pravej strane uvidíte dialógové okno Format Data Series.
Krok 7: Nechajte sériu prekrývať na 100%.
Krok 8: Teraz sa oba stĺpce prekrývajú a graf vyzerá takto.
Krok 9: Teraz zmeňte farbu červeného pruhu na ŽIADNU VÝPLNU.
Krok 10: Vyzerám takto.
Krok 11: Tesne pod grafom nakreslite okrúhly tvar a upravte ho.
Krok 12: Pridajte názov grafu.
Máme pripravený jeden graf. Podobne vytvorte druhý graf aj pre Dosiahnuté% pri rovnakom trende.
Máme dva grafy, ktoré teraz vyzerajú takto.
Musíte len aktualizovať svoje denné predajné čísla v bunke B3. Všetko sa za vás automaticky zmení.
Ak spozorujete šablónu teraz aj na 14. ročník 02. 2019 celkom 33 dní sú dokončené, a prúd by mal byť 1,51 lakh USD, ale skutočný výnos je teraz 1,1 Lakhi, teda 22% z celkového výnosu.
Cieľová hodnota na začiatku bola na začiatku 4587 USD (bunka B11) za deň, ale k dnešnému dňu je dosiahnutie 2894,74 USD za deň (bunka B16).
Ak ten istý trend 2894,74 za deň pokračuje po zvyšok obdobia projektu, prinesie vám 2,53 lakh USD, čo je na začiatku 50,67% cieľového výnosu.
Pomocou tejto šablóny riadenia projektu môžete sledovať svoje denné cieľové tržby a skutočné príjmy.
Dôležité informácie o šablóne projektového riadenia v programe Excel
- Ak zmeníte stĺpce manuálneho zadávania, grafy sa budú automaticky účtovať.
- Môžete vytvoriť Ganttov diagram pre aktivity, kde za úlohami nasledujú jeden za druhým.
- V prípade rôznych šablón projektového riadenia musíte určiť úlohy a líniu činností zapojených do projektu.
Túto šablónu Project Management Excel si môžete stiahnuť tu - Šablóna Project Management Excel.
