Čo je prekročenie nákladov?
Prekročenie nákladov, tiež známe ako prekročenie rozpočtu, je scenár, keď majú náklady na projekt alebo podnik tendenciu stúpať nad rámec plánovaného rozpočtu a môže byť spôsobený nárastom nákladov v dôsledku nesprávneho rozpočtovania alebo podcenenia skutočných nákladov na účte. nepredvídaných scenárov, ktoré sa počas procesu zostavovania rozpočtu nezohľadnili.
Charakteristiky
- Prekročenie nákladov zvyčajne prevláda v projektoch infraštruktúry, budov a IT, ktoré vo fáze dokončovania projektu vidia veľa neočakávaných nákladov.
- Sú spôsobené predovšetkým tromi faktormi, ako sú politické dôvody, psychologické dôvody a technické dôvody.
- Je to predovšetkým kvôli nedostatku financovania, nedostatočnej koordinácii, neplánovaným nákladom alebo oneskoreniam projektu.
- Vždy je to neisté a rovnaké nie je možné zostaviť rozpočet. Predpokladá sa, že k tomu dôjde, keď určité fázy projektu alebo podnikania majú tendenciu prekročiť skutočné rozpočtované náklady.
- Meranie prekročenia nákladov je rôzne pre rôzne odvetvia alebo spoločnosti.
Druhy prekročenia nákladov
# 1 - Odhady
Náklady spojené s podnikaním môžu byť podhodnotené v dôsledku faktorov, ako sú osobná zaujatosť a komplikované postupy spojené s dokončením úlohy. Na zvýšenie šance na odvodenie presnejších odhadov môžeme použiť metodiku predpovedania referenčných tried. Problém je v tom, že najlepšia predpoveď sa môže javiť ako nesprávna pri výpočte dokonalého odhadu, a preto je v prípade nepriaznivých scenárov v budúcnosti dobrým príkladom udržiavanie nepredvídaných udalostí ako súčasti rozpočtu.
# 2 - Riziko
Rizikom môže byť akýkoľvek scenár, pre ktorý nemôžeme priradiť pravdepodobnosť. Nedajú sa predvídať skôr a niekedy nie sú nad podnikom ako prírodná kalamita, ktorá môže oddialiť dokončenie projektu alebo výkon dodávateľa, čo môže nakoniec podniku ublížiť. Správny plán riadenia rizík môže podniku pomôcť do istej miery ho zmierniť, riziko je však hlavným typom, ktorému čelí každý podnik alebo projekt.
# 3 - Scope Creek
Rozsahový potok je definovaný ako prípady, keď sa v projekte alebo podnikaní vyskytnú neočakávané aktivity, ktoré neboli zahrnuté do rozpočtu alebo skutočných nákladov. Môže sa to stať, keď vedenie pokračuje v pridávaní funkcií do projektu, keď sa to vyvíja alebo vyžaduje, alebo v prípadoch, keď je projektový tím príliš kreatívny a začne so začleňovaním nedokumentovaných aktivít. Riadenie a kontroly projektu sú primárne navrhnuté tak, aby zabránili takýmto scenárom neustálym prehodnocovaním rozpočtu.
# 4 - Zvyšovanie nákladov
Zvyšovanie nákladov súvisí viac s ekonomickými faktormi, ako je inflácia, ktoré môžu zahŕňať rast ceny konkrétnej položky za obdobie, ktoré nebolo zohľadnené v pôvodnom rozpočte.
Ako zabrániť prekročeniu nákladov?
- Tradičné techniky zahŕňajú použitie nástrojov riadenia projektu, ako je PRINCE, aj keď výsledky nie sú zaručené.
- V súčasnom scenári preberajú modernejšie nástroje a aplikácie ako Agile tradičné techniky, ktoré pomáhajú podnikom vyrovnať sa s prekročením nákladov.
- Podnikanie ako jednotka by malo plánovať proaktívne a obsahovať niekoľko scenárov, ktoré môžu viesť k takémuto prekročeniu.
- Mesačná alebo štvrťročná predpoveď je nevyhnutnosťou na zohľadnenie zmien skutočností v porovnaní s rozpočtom a zodpovedajúcim spôsobom podľa plánu.
- Podnikanie by malo vo fázach plánovania projektu venovať veľkú pozornosť, pretože slúži ako základňa.
- Schopnosť dodávateľa vykonávať a dodávať sa musí dôkladne skontrolovať v čase jeho prenájmu.
- Podnikanie by si malo urobiť prax s využitím moderných plánovacích nástrojov a grafov na lepšiu kontrolu nákladov.
- Projektový manažér vyžaduje, aby bol projekt neustále monitorovaný a kontrolovaný.
- Zainteresované strany projektu alebo podniku by mali byť vždy informovaní o meniacich sa scenároch, takže sú na rovnakej stránke a týmto spôsobom môže podnik využiť svoje znalosti.
- Boj s rozsahom potoka je nevyhnutnosťou a podniky musia vidieť, že zostávajú v rozsahu, ktorý bol pôvodne plánovaný.
Príčiny
- Neplánované náklady: Neočakávané scenáre môžu priniesť niekoľko aktivít, ktoré sa pôvodne nezohľadnili v pláne alebo rozpočte. Môže to byť z technických, politických alebo psychologických dôvodov.
- Porucha komunikácie: Nedorozumenie medzi dvoma oddeleniami alebo ľuďmi, ktorých sa to týka, môže spôsobiť zbytočné náklady.
- Zmena v rozsahu projektu: Udalosť, ktorá vedie k potoku rozsahu, je jedným z hlavných dôvodov. Rozsahový potok je definovaný ako prípady, keď sa v projekte alebo podnikaní vyskytnú neočakávané aktivity, ktoré neboli zahrnuté do rozpočtu alebo skutočných nákladov.
- Podceňovanie zložitosti projektu: Niektoré fázy projektu alebo podnikania sú také zložité, že ich správne zostavenie rozpočtu je niekedy náročná práca. Pravdepodobnejšie to súvisí s veľkými a nákladnými projektmi.
- Neadekvátne financovanie: Financovanie slúži ako chrbtová kosť každého podnikania alebo projektu. Nedostatok kapitálu môže nakoniec viesť k prekročeniu nákladov, pričom projekt alebo podnik môžu čeliť kríze vo financovaní svojich spoločných aktivít.
- Nedostatok skúseností s vedením: Pomerne neskúsené riadenie alebo neefektívne riadenie môže viesť k nesprávnemu plánovaniu projektu a nepresnému rozpočtovaniu projektu. Projekt sa tak môže časom stať obeťou nesprávneho rozpočtovania a môže dôjsť k prekročeniu nákladov.
- Absencia pohotovostného plánu: Podnikanie tiež trpí, ak neexistuje žiadne záložné plánovanie alebo pohotovostný plán pre nevyhnutné scenáre. Záložný plán je nevyhnutnosťou, najmä pre veľké projekty, pretože niektoré odchýlky od bežných rozpočtovaných nákladov môžu stáť milióny.
- Oneskorenia projektu: Oneskorenia dokončenia projektu od jeho obvyklého plánovaného ukončenia nakoniec vedú k prekročeniu nákladov, pretože tie činnosti, ktoré presahujú termín ukončenia, neboli v rozpočte započítané.
Predchádzanie prekročeniu nákladov
# 1 - Správne plánovanie
Plánovanie slúži ako základňa každého projektu alebo podniku a najlepším spôsobom, ako zabrániť prekročeniu nákladov, je naplánovať ho skôr, ako sa projekt vykoná. Čím presnejšie sú odhady, tým väčšie sú šance, že sa projekt drží svojho rozpočtu.
# 2 - Znalosti predajcov
Pred prijatím do zamestnania musia byť predajcovia dôkladne ohodnotení. Aby sa zabránilo najhorším scenárom, mal by projekt a podnik získať úplné vedomosti o svojich schopnostiach a skúsenostiach v odbore. Pred upevnením vzťahu s predajcom je potrebná náležitá náležitá starostlivosť.
# 3 - Vyhnite sa Scope Creek
Mnoho nenáležitých aktivít by si v projekte nemalo nájsť miesto a podnikanie alebo projekt by mali zostať v pôvodnom rozsahu projektu s minimálnymi odchýlkami od plánu.
# 4 - Použitie nástroja na plánovanie projektu
Na monitorovanie a kontrolu projektu by sa malo implementovať použitie moderných nástrojov, ako je Ganttov diagram Excel alebo šablóna sledovania projektu, aby bol projektový manažér informovaný o každej etape projektu a šanciach prekročenia nákladov.
Záver
Toto je nevyhnutný scenár, s ktorým sa stretáva každý podnik alebo projekt, ale to, ako ho minimalizovať alebo zmierniť, závisí veľa od manažmentu alebo projektového manažéra. Proaktívny prístup môže pomôcť podniku znížiť šance na prekročenie nákladov pomocou správneho plánovania a dôkladnej analýzy odhadov.
