Čo je účtovný informačný systém?
Účtovný informačný systém predstavuje počítačovú metódu používanú spoločnosťami na zhromažďovanie, ukladanie a spracovanie účtovných a finančných údajov, ktoré používajú interní používatelia spoločnosti na poskytovanie správ týkajúcich sa rôznych informácií zúčastneným stranám spoločnosti, ako sú veritelia, investori, daňové úrady atď.
Jednoducho povedané, je to systém na zhromažďovanie a ukladanie všetkých informácií týkajúcich sa finančných transakcií a udalostí takým spôsobom, aby ich bolo možné získať pre účely rozhodovania interným vedením, účtami, finančnými riaditeľmi, audítormi atď. AIS môže byť veľmi užitočný. jednoduchá účtovná kniha pre rôzne účtovníctvo, kalkulácie, finančné výkazy ako Výkaz ziskov a strát, Súvaha atď.
Súčasti účtovného informačného systému (AIS)
# 1 - Osoba (zúčastnené strany)
Začiatok a koniec všetkých účtovných aspektov. Existuje zainteresovaná strana, ktorá dodáva informácie do systému, zhromažďuje, analyzuje, podáva správy atď., A existuje ďalšia osoba (zainteresovaná strana), ktorá potrebuje informácie. Napríklad účtovník zaznamenáva rôzne finančné údaje a predkladá ich na použitie viacerým zainteresovaným stranám, ako sú vlastník, akcionári, veritelia, vláda atď.
# 2 - Údaje
Čo teraz AIS zaznamenáva, reportuje? Všetko je o rôznych účtovných transakciách, udalostiach a iných peňažných položkách. AIS nebude zaznamenávať žiadne informácie, ktoré nemajú peňažnú základňu. Dáta môžu byť čokoľvek, ako napríklad kniha predaja, zákaznícky účet, knihy dodávateľov, finančné správy ako P&L a súvaha, výkaz hotovostných tokov atď.
# 3 - Zavedené postupy
Pri vykonávaní rôznych funkcií, ako je uvedené v definícii, AIS dodržiava vopred definované kroky, postupy. Na zabezpečenie konzistentnosti je to jedna z najzákladnejších potrieb AIS. AIS môže vykonať akciu buď s manuálnym zásahom, alebo automaticky. Túto akciu je potrebné dať inštruovať osobe, ktorá spracúva údaje, alebo kódovať systém v prípade automatických systémov.
# 4 - Softvér (ERP)
Softvér alebo, v širšom zmysle, ERP je počítačový program, ktorý vykonáva uvedené funkcie. ERP možno označiť ako databázový softvérový balíkový systém, ktorý podporuje obchodné procesy a operácie vrátane výroby, marketingu, financií, ľudských zdrojov atď. Tvorí jednu z hlavných zložiek účtovného informačného systému (AIS).
# 5 - Infraštruktúra informačného systému
Zjednodušene sa dá povedať, že o IT infraštruktúre sa dá povedať, že je to konzorcium rôznych IT a IS hardvérov, nástrojov a príslušenstva. Napríklad počítače, tlačiarne, skenery atď
# 6 - Interné kontroly
Interné kontroly sú základnou potrebou každej obchodnej organizácie. Jedná sa o nástroje, kontroly, postupy, systémy prijaté organizáciou na zabezpečenie integrity finančných informácií, predchádzanie podvodom, chybám, ochrana majetku atď.
Prípadová štúdia založená na príkladoch AIS
- Case - Martin Inc., majiteľ známeho londýnskeho obchodného reťazca supermarketov, použil konvenčnú metódu zaznamenávania transakcií na papier, teraz s cieľom rozšírenia podnikania chce poznať podrobnosti zákazníkov, predajcov, ziskov dosiahnutých v minulosti, odhaduje sa budúcnosť schopnosť zarábať zisk, podrobnosti o pracovnom kapitále zapojenom do jeho podnikania, ale nie je v pozícii, aby to dokázal predvídať z dôvodu manuálnych účtovných postupov.
- Problém - vlastník nie je schopný pochopiť svoje miesto podnikania, tj všetky vyššie uvedené požiadavky.
- Riešenie - Keby sa používal AIS, spoločnosť Martin Inc. by ľahko získala informácie o zákazníkoch, predajcoch, ziskoch získaných v minulosti, prevádzkový kapitál zapojený do podnikania atď. Nielen minulé čísla, ale AIS má tiež schopnosť predpovedať budúcnosť trendy ziskov, peňažných tokov a iných pozícií.
Výhody účtovného informačného systému
- # 1 - Efektívnosť nákladov - V ére digitalizácie a umelej inteligencie smeruje každá organizácia k znižovaniu nákladov pomocou umelej inteligencie. AIS pomohol znížiť manuálne úsilie a môže vykonávať rovnakú operáciu efektívnejšie z hľadiska nákladov.
- # 2 - Časová efektívnosť - AIS pomáhal obchodným organizáciám znižovať čas potrebný na zaznamenávanie, klasifikáciu a vykazovanie akýchkoľvek finančných informácií. Veľké množstvo manuálnej práce môže AIS dokončiť s oveľa menším úsilím a časom.
- # 3 - Ľahký prístup (prenosnosť) - Údaje uložené v AIS je možné načítať prostredníctvom informačného systému pripojeného k internetu kdekoľvek a kedykoľvek. Tam, kde nie je možné ľahko pripraviť ručne pripravené účtovné knihy, môžu byť údaje AIS.
- # 4 - Presnosť - Zapojením AIS sa zvyšuje spoľahlivosť údajov. Ako sme už diskutovali v tomto článku, systém AIS sa riadi vopred určenou sadou pokynov. Šanca na informácie náchylné na chyby je preto menšia, a preto má AIS ďalšiu výhodu v presných údajoch.
Nevýhody
- # 1 - Počiatočné náklady na splátky a školenie - Aj keď sme hovorili o tom, že AIS je nákladovo efektívny, to isté nemusí byť presné v prípade malých obchodných spoločností. Náklady na počiatočné nastavenie môžu byť vysoké a nemusia pre organizáciu vytvárať hodnotu.
- # 2 - Manuálny zásah - Aj keď sme hovorili o tom, že AIS obmedzuje manuálny zásah, to isté nemožno vylúčiť. AIS potrebuje v určitom okamihu manuálny zásah, ktorý môže spôsobiť neefektívnosť systému.
- # 3 - Chyba nemôže byť úplne odstránená - Diskutovali sme o tom, že AIS znižuje pravdepodobnosť chyby, ale existuje pravdepodobnosť nesprávneho kódovania v softvéri, čo môže viesť k výsledkom náchylným na chyby. Stále tu je tiež manuálny zásah, ktorý môže tiež vygenerovať chybu.
- # 4 - Dôvernosť informácií - Aj keď sme hovorili o prenosnosti údajov AIS, môže to pre organizáciu znamenať katastrofu, ak dôjde k napadnutiu alebo krádeži týchto informácií. Votrelec môže tieto informácie zmeniť alebo zverejniť citlivé finančné informácie.
- # 5 - Virus Attack - Akékoľvek dáta uložené v IS môžu byť infikované vírusom, ktorý môže viesť k narušeniu, úprave finančných informácií uložených v AIS.
Obmedzenia
- Cena: Náklady na AIS sme už diskutovali ako nevýhodu.
- Školenie: Je potrebné zaškoliť používateľov, aby požadovaným spôsobom kŕmili, načítali alebo používali AIS. Ak dotknutá osoba nemá dobré školenie, môže to viesť k nepresnej príprave a prezentácii údajov. Časté sú tiež prevody, povýšenie, rezignácie, odchod do dôchodku vo veľkej organizácii. Vo všetkých týchto prípadoch je pravidelná potreba školení o náhradných zariadeniach.
- Zastarávanie : V ére digitalizácie sa technológie menia rýchlym tempom. Trvá veľmi málo času, kým technológie zastarajú. To generuje potrebu pre organizáciu, aby zmeny prijala čo najskôr. V opačnom prípade to môže viesť k chybným údajom.
Zmena v účtovnom informačnom systéme (AIS)
V ére rýchlo sa meniacich technológií a prispôsobovania technologického pokroku nastávajú v AIS významné zmeny. Medzi posledné zmeny patrí cloud computing, cloudové účtovníctvo, účtovníctvo v reálnom čase alebo mobilné účtovníctvo.
Vďaka tomu je účtovníctvo oveľa jednoduchšie a pohodlnejšie v porovnaní so starými spôsobmi účtovníctva. Pokrok dosiahol úroveň, ktorá nielen zaznamenáva, klasifikuje, analyzuje a podáva správy, ale aj predpovedá budúce trendy, ktoré môžu pomôcť čeliť skutočnej situácii s veľkou pripravenosťou.
Záver
Účtovný informačný systém (AIS) možno označiť za prínos pre každú organizáciu, pretože sme študovali výhody aj nevýhody, obmedzenia AIS. Celkovo je však pre organizáciu veľmi výhodné prejsť z manuálneho účtovníctva na účtovníctvo založené na AIS. Na prekonanie rôznych nevýhod, obmedzení AIS, existuje softvér, ktorý chráni AIS organizácie pred vírusmi, hackermi a inými útokmi.
Umelá inteligencia, rozšírená verzia účtovného informačného systému (AIS), už začala obmedzovať manuálne zásahy a čoskoro bude rásť krkolomným tempom.
