Čo je formát záznamu do denníka?
Formát denníka je štandardný formát používaný v účtovníctve na vedenie záznamov o všetkých obchodných transakciách spoločnosti a je založený hlavne na systéme podvojného účtovníctva a zaisťuje, že debetná a kreditná stránka sú vždy rovnaké. Štandardný formát obsahuje 5 stĺpcov - 1) Dátum transakcie 2) Podrobnosti o obchodnej transakcii 3) Číslo folia 4) Zadanie debetu a 5) Zadanie kreditu.
Pozrime sa podrobne na každý zo stĺpcov -
Štandardný formát účtovného zápisu v účtovníctve
Základný formát položky denníka v účtovníctve je uvedený nižšie:
| Vestník | ||||
| Dátum | Podrobnosti o obchodnej transakcii | Folio | Dlh | Úver |
| XX | Debut A / C | 0,00 USD | ||
| Kredit A / C | 0,00 USD | |||
| (Stručné vysvetlenie transakcie) | ||||
Stĺpec 1: Dátum transakcie
Prvý stĺpec v denníku obsahuje dátum transakcie. Dátum transakcie sa týka skutočného dátumu uskutočnenia transakcie, a nie dátumu nahlásenia transakcie.
Stĺpec 2: Záznam do denníka
Druhý stĺpec je miesto, kde zaznamenávame obchodnú transakciu odovzdaním zápisu do denníka. Záznamy v denníku odkazujú na systematické zaznamenávanie obchodných udalostí a transakcií, ktoré sa uskutočnili v daný deň, pri použití základných pravidiel vedenia účtovníctva. V spodnej časti záznamu v denníku uverejňujeme krátke rozprávanie popisujúce transakciu.
Predpokladajme napríklad, že 15. októbra 2019 spoločnosť A Ltd kúpila nábytok v hodnote 1 000 USD / - na obchodné účely. V takom prípade odpíšeme z účtu Nábytok (debet, čo príde) a pripíšeme na bankový účet (pripíšeme, čo ide von) 1 000 USD / -
Formát záznamu do denníka v programe Excel pre túto transakciu bude nasledovný:
Stĺpec 3: Folio
Tretí stĺpec sa označuje ako číslo folia, ktoré označuje referenčné číslo použité na identifikáciu konkrétneho záznamu v príslušných účtoch hlavnej knihy. Toto referenčné číslo môže byť tiež číselné alebo alfanumerické.
Stĺpec 4: Suma debetu
Štvrtý stĺpec zobrazuje čiastku, o ktorú sa z účtu v transakcii zaúčtuje debet.
Napríklad spoločnosť ABC Inc. zaplatila 7. februára 2019 kancelárske nájomné vo výške 250,00 USD a poistenie budov vo výške 400,00 USD.
Teraz, keďže kancelárske nájomné a poistenie budov je výdavkom spoločnosti ABC Inc., zúčtujeme na ťarchu oboch účtov (zaúčtovanie všetkých výdavkov a strát), tj. Účtu nájomného o 250,00 USD a poistného účtu o 400,00 USD a pripíšeme na účet bankový účet vo výške 650,00 USD (pripíše sa kredit), ako:
Formát tejto aplikácie v programe Excel bude nasledovný:
Teraz pomocou štvrtého stĺpca môžeme jasne rozlíšiť, na ktorý účet má vplyv množstvo peňazí.
Stĺpec 5: Výška kreditu
Rovnako ako stĺpec 4, ktorý zobrazuje sumu, z ktorej sa strhávajú prostriedky z účtu, stĺpec 5 predstavuje sumu, o ktorú sa pripíše na príslušný účet.
V pokračovaní vyššie uvedeného príkladu ukazuje platba nájomného a výdavkov na poistenie odliv peňazí z podnikania. Takto sme pripísali na bankový účet spolu 650,00 USD
Príklady
Povedzme, že 15. októbra 2019 spoločnosť ABC Inc. predala 200 jednotiek @ 10 USD za jednotku pánovi Johnovi na úver.
Na zaznamenanie transakcie zadáme do prvého stĺpca dátum transakcie, ktorý je 15. októbra 2019.
V druhom stĺpci odovzdáme záznam účtovného denníka transakcie, tj pripíšeme na účet predaja (pripíšeme všetky príjmy a zisky) a keďže pán John dostal tovar na úver a uskutoční platbu v v budúcnosti je dlžníkom spoločnosti ABC Inc. Na základe pravidla osobného účtu odpíšeme z jeho účtu ťarchu sumy predajnej hodnoty (zaúčtujte na ťarchu príjemcu).
Formát záznamu do denníka v programe Excel pre túto transakciu bude nasledovný:
Dôležité informácie o formáte záznamu do denníka
- Zápis do denníka by sa mal zaznamenávať iba s dátumom transakcie.
- Zvážte základný účtovný princíp na identifikáciu príslušných účtov hlavnej knihy ovplyvnených v obchodnej transakcii.
- Po identifikácii príslušných účtov hlavnej knihy, ktoré sa majú zaznamenať do denníka, venujte pozornosť 3 zlatým pravidlám vedenia účtov, aby ste určili, ktorý účet hlavnej knihy sa má zúčtovať na ťarchu a ktorý z nich na účet.
- Uistite sa, že celková výška dlhu a výška kreditu sú vždy rovnaké pre každú transakciu.
- Suma transakcie by mala byť uvedená v mene vykazovania. Mena prehľadu predstavuje domácu menu krajiny, kde sa nachádza sídlo spoločnosti. Ak spoločnosť podniká vo viacerých krajinách, transakcie vykonané v cudzích menách by sa mali najskôr previesť na vykazovanú menu a potom zaznamenať do denníka.
