Čo je systém Imprest?
Imprest System je typ systému finančného účtovníctva, ktorý je určený na sledovanie a dokumentáciu spôsobu použitia hotovosti. Najbežnejším príkladom je systém drobných hotovostí, ktorý účtuje všetky transakcie s drobnými hotovosťami, aby sa udržala rovnováha vo fonde, ktorá sa rovná súčtu drobných pokladničných dokladov a ďalšej hotovosti, ktorá vo fonde zostala.
Príklady
Ltd sa snaží vytvoriť rezervu na udržanie všetkých svojich transakcií s drobnými hotovosťami. Ako administratívne oddelenie spoločnosti A ltd. Postupujte rovnako pri formálnych postupoch, pomocou ktorých dokáže vytvoriť fond drobných peňazí. Systém zálohovania drobných peňazí je jedným z najbežnejších typov zálohových systémov, ktorý sa používa na zaznamenávanie drobných transakcií v časoch, keď je pre používateľov nepohodlné alebo nepraktické znižovať kontroly.
Účty s drobnými hotovosťami zvyčajne uchovávajú vopred určené množstvo hotovosti, ktoré je možné použiť na rôzne účely, ako je úhrada výdavkov zamestnancov, úhrada drobných výdavkov atď. Spoločnosť Ltd. môže vytvoriť fond s drobnými hotovosťami tak, že rozpozná a zaznamená všetky transakcie s drobnými hotovosťami pomocou nasledujúcich krokov-
- Na vytvorenie fondu peňažných prostriedkov v hotovosti je pridelená vopred určená suma peňazí. Tento účet je osobitne zaznamenaný v hlavnej knihe organizácie.
- V ďalšom kroku musí spoločnosť identifikovať všetky svoje nominálne výdavky, ktoré sa platia v hotovosti, a podľa toho ich všetky v systéme dokladovať príjmovými dokladmi.
- Na udržanie vopred stanoveného zostatku musí spoločnosť z času na čas doplniť svoj finančný hotovostný fond.
- Spoločnosť musí pravidelne monitorovať fond peňažných prostriedkov v hotovosti, aby neexistovala možnosť akejkoľvek nezrovnalosti medzi očakávanou výškou hotovosti a skutočnou výškou hotovosti.
- Správny útvar musí v prípade zistenia nezrovnalostí vykonať vhodný vyšetrovací proces.
Výhody systému Imprest
# 1 - Zistenie podvodu
Systém Imprest vylučuje možnosti neoprávneného čerpania, pretože finančné prostriedky sú určené na vopred stanovené účely. To na oplátku výrazne uľahčuje sledovanie výdavkov a hlásenie nezrovnalostí, čo v konečnom dôsledku pomáha pri odhaľovaní a skôr pri eliminácii možností podvodov.
# 2 - Zníženie počtu chýb
Pokladník v pravidelných intervaloch kontroluje knihu drobných pokladníc. V prípade, že dôjde k chybe alebo omylom, je možné ich ľahko vyhľadať a opraviť.
# 3 - Regulácia drobných výdavkov
Drobné výdavky sú spravované podľa stanovených limitov systému zálohových platieb, čo znemožňuje, aby drobná pokladníčka utratila vyššie prostriedky, ako sú drobné na účte.
# 4 - Znižuje záťaž hlavného pokladníka
Drobná pokladničná kniha odbremení pokladničnú knihu aj hlavného pokladníka od bremena zaznamenávania drobných a nominálnych výdavkov.
# 5 - jednoduchá a rýchla metóda
V porovnaní s inými metódami je to príliš rýchle, jednoduché, prístupné a pohodlné súčasne. Túto metódu je možné rýchlo použiť na zabezpečenie finančných prostriedkov na nákupy zamestnancov. Je to jedna z najlepších metód známych pri uskutočňovaní nominálnych nákupov.
# 6 - Ľahkosť zmierenia
Zúčtovanie drobnej pokladničnej knihy je tiež jednoduché a nekomplikované.
Nevýhody systému Imprest
# 1 - Zastaraný systém
Drobná pokladničná kniha je do značnej miery zastaraný a neefektívny systém a nespĺňa potreby a očakávania súčasných požiadaviek spoločnosti. Teraz existujú lepšie alternatívy, ako sú predplatené karty, ktoré majú k dispozícii spoločnosti, ktoré sú špeciálne navrhnuté s ohľadom na dnešné potreby a požiadavky.
# 2 - Nevhodné pre väčšie výdavky
Jednou z hlavných nevýhod používania systému Imprest je, že pri veľkých výdavkoch spôsobuje obrovské nepríjemnosti. Systém je vysoko kompatibilný a vhodný pre menšie výdavky, zatiaľ čo opačný pre väčšie výdavky.
# 3 - Účtovné chyby
Pretože neexistuje žiadny sekundárny dokumentačný systém na sledovanie nominálnych hotovostných výdavkov, nemožno poprieť šancu na účtovné chyby v systéme drobných hotovostí.
# 4 - Prečerpanie
Nestanovenie výdavkových limitov pre každú nominálnu transakciu môže dokonca viesť k riziku, že organizácia bude čeliť nadmerným výdavkom na nákupy.
# 5 - Krádež
Ak nebudú k dispozícii príslušné kontroly, zamestnanci môžu zneužiť drobný hotovostný účet spoločnosti a bude ťažké zistiť, kto vybral hotovosť.
# 6 - Sprenevera
Pri absencii adekvátnych kontrol existuje veľká šanca, že dôjde k ich sprenevere zo strany zamestnancov spoločnosti, pretože drobná hotovosť je druhom likvidného majetku.
Dôležité body
- Spravidla peňažné prostriedky v hotovosti monitorujú správcovia, ktorí pomáhajú pri vybavovaní účtov a vydávajú hotovosť zamestnancom spoločnosti. Tento na oplátku poskytuje také príjmy, ktoré sú úplne spojené s podnikaním.
- Drobné peňažné fondy sa zriaďujú s vopred stanovenou sumou a to isté sa príslušne zaznamenáva do hlavnej knihy účtovnej jednotky.
- Za vedenie drobnej pokladničnej knihy je zodpovedný administratívny odbor organizácie.
- Všetky výdavky, ktoré sú hradené z prostriedkov peňažnej hotovosti, musia byť nevyhnutne zdokumentované spolu s príjmami.
- Systém Imprest je možné použiť aj na pokrytie miezd, dividend, stimulov, bonusov, odmien a cestovných výdavkov zamestnancov.
Záver
- Účet drobných peňazí je široko používaný systém záloh, kde sa zaznamenávajú nominálne výdavky. Systém drobných peňazí je jednoduchá a užívateľsky prívetivá metóda, ktorá umožňuje doplnenie všetkých výdavkov. Vyššie uvedený systém môže organizácii pomôcť mnohými spôsobmi.
- Organizácie môžu využiť systém drobných pokladníc na znižovanie chýb, elimináciu podvodov, kontrolu drobných výdavkov, znižovanie záťaže vyšších pokladníkov a pod.
- Používatelia systému Imprest si však musia byť vedomí aj jeho viacerých nevýhod, ako sú šance na krádež, spreneveru, prekročenie výdavkov atď., A zodpovedajúcim spôsobom ich využívať. Organizácie musia preto navrhnúť súbor politík, ktoré určujú, ako treba narábať s hotovosťou, aby sa zabránilo všetkým súvisiacim problémom.
