Čo je Management by Exception?
Správa výnimkou je stratégia riadenia podniku, v ktorej sa uvádza, že manažéri a nadriadení by mali skúmať, skúmať a vyvíjať riešenia iba pre tie problémy, pri ktorých existuje odchýlka od stanovených štandardov, noriem, obchodných postupov alebo akýchkoľvek iných finančných cieľov, ako je odchýlka ziskov, problémy s kvalitou, problémy s infraštruktúrou atď. namiesto skúmania a riešenia všetkých bežných obchodných činností.
Vysvetlenie
Riadením podľa výnimiek je systém zisťovania a hlásenia situácie vedeniu iba v prípade, keď existuje skutočná požiadavka na zamestnancov na úrovni manažéra. Základným účelom je využiť čas na správu najefektívnejším a najlepším možným spôsobom tak, že ho zapojíme, iba ak dôjde k významnej odchýlke od bežných alebo bežných obchodných výsledkov.
Vďaka tomu budú mať viac času na to, aby preskúmali dôležitú záležitosť zahŕňajúcu veľké odchýlky, a pri dolaďovaní problému budú môcť dať maximum, zatiaľ čo ďalšie menšie záležitosti môžu vybavovať priamo pracovníci na nižšej úrovni. Pomáha manažmentu zistiť a odstrániť prekážky, ktoré je potrebné prijať pri rozhodovaní, a prijať najvhodnejšie opatrenia. V tomto systéme je manažmentu poskytnutá stručná, nemenná komparatívna úplná podrobná správa pokrývajúca všetky hlavné aspekty problému.
Ako to funguje?
Správa prostredníctvom výnimky funguje v nasledujúcich fázach -
# 1 - Fáza merania
V rámci tohto prvého kroku riadenia podľa výnimky sa zhromažďujú a vyhodnocujú údaje týkajúce sa obchodných operácií, ktoré zahŕňajú meranie výkonnosti všetkých dostupných vstupov od úsilia vynaloženého na dosiahnutie cieľov podniku, jeho optimalizácie, peňažných tokov až po spôsob využívania finančných zdrojov. používa sa na poskytovanie služieb alebo výrobu tovaru za účelom zisku, použitia a plytvania surovinami a ich ekonomiky nákupom, spracovaním a skladovaním až po dodanie hotových výrobkov.
Všetky tieto informácie zahŕňajú takmer všetky faktory, ktoré sa používajú na vyčísliteľné meranie, ako napríklad uplatnenie vtedajších štandardov, údaje o skladoch, údaje zo súvahy, výsledky kontroly hotových výrobkov, zásoby dostupné na predaj, údaje o využití strojov, obežné prostriedky atď.
# 2 - Projekčná fáza
Táto fáza skúma použité merania, ktoré sú užitočné na dosiahnutie obchodných cieľov. Na základe historických údajov sa projekcie pripravujú pomocou štatistických poznatkov, ako sú významnosť, pravdepodobnosť, spoľahlivosť, štandardná odchýlka, veľkosť vzorky, korelácia. Potom sa podľa prognózy vypracujú plány. V súčasnom scenári sa kompletná prognostická stratégia podrobne kontroluje zo všetkých možných výstupov, ako sú postupy a existujúce politiky, spôsobilosť a primeranosť vybavenia a personálu, organizačná štruktúra atď. V prípade potreby je možné plány zmeniť.
# 3 - Fáza výberu
V tejto fáze sa po dôkladnom preskúmaní všetkých plánov vyberie a implementuje ten najlepší. V súlade s tým je prijatý systém, ktorý vedenie považuje za najlepší na dosiahnutie obchodných cieľov.
# 4 - Fáza pozorovania
V tejto fáze sa vybraný proces a postup a stratégia pravidelne monitorujú. Systém musí mať také vlastnosti, aké musí byť automatický, spoľahlivý a adekvátny. Primeranosť tu znamená, že údaje musia byť presné, ani príliš veľké, ani príliš malé, musia zodpovedať značke, ktorá obsahuje všetky požadované informácie.
# 5 - Fáza porovnania
V tejto fáze sa hodnotí postup práce a porovnáva sa s vopred navrhnutou cestovnou mapou na identifikáciu prípadných odchýlok. Podľa povahy odchýlky sa kategorizuje ako veľká, malá odchýlka alebo akákoľvek iná trieda odchýlky.
# 6 - Fáza akcie
Na základe odchýlky zistenej vo fáze porovnania sa vypracujú ďalšie akčné body. Stratégie sa implementujú s cieľom dostať kapacitu a výkon na požadovanú úroveň alebo vykonať akúkoľvek zmenu v prognóze s cieľom zabezpečiť optimálny výkon.
Správa podľa výnimočných príkladov
Finančný príklad: Hlavný finančný kontrolór (CFC) spoločnosti Henry Inc. sa intenzívne venuje rôznym prácam, stretnutiam a iným záväzkom. Aby sa znížilo zaťaženie jeho práce, vedenie raz po dôkladnej analýze vypracovalo nasledujúce definované limity, nad rámec ktorých je potrebné materiál hlásiť CFC a vyžadovať jeho predchádzajúci súhlas: -
Tržby a výdavky ABP boli 8,00 000 a 6 00 000 dolárov, zatiaľ čo skutočné tržby a výdavky boli 6 00 000 a 3 000 000 dolárov. Zistite, či je potrebné vec oznámiť CFC?
Riešenie:
- Výnosy: Skutočný príjem je 6 000 000 dolárov, čo je viac ako 50% ŽVP (8 000 000 x 50%, tj. 4 000 000 dolárov). Tiež viac ako 5,00 000 dolárov. Preto sa táto látka nebude hlásiť CFC, pretože podmienky nie sú splnené.
- Výdavky: Skutočné výdavky sú 3 000 000 dolárov, čo je viac ako 40% ŽVP (6 000 000 x 40%, tj. 2 40 000) a taktiež prekročili hranicu 2 50 000 dolárov, v tomto prípade je otázka rozhodujúca a je potrebné ju nahlásiť do CFC na ďalšiu analýzu a rozhodovanie o korekcii a zhode so stanovenými normami.
Správa podľa výnimky vs. pasívna správa podľa výnimky
Výnimkou je aktívne riadenie, pri ktorom je vedenie vopred aktívne v situáciách, pomáha pri riešení problémov a má účasť na všetkých činnostiach v reálnom čase a sleduje, čo jeho zamestnanci robia, aby prekonali chyby skôr, ako k nim dôjde.
Druhým z nich je pasívne riadenie na základe výnimky, keď sa riadenie preruší, iba ak nie sú splnené požadované ciele a je potrebné vykonať zmenu v plánovaní, a sú potrebné nápravné opatrenia. Táto metóda zvyčajne začne platiť iba v prípade, že dôjde k neobvyklej udalosti. Každá metóda má svoj vlastný význam a človek si môže zvoliť jednu z nich na základe obchodných požiadaviek.
Pasívny prístup je užitočný pre podniky, ktoré majú uvoľnené prostredie, a zamestnancov, ktorí rozumejú ich úlohám a povinnostiam. To môže pomôcť povzbudiť morálku personálu a jeho nezávislosť. Zatiaľ čo aktívny prístup môžu využiť menej pozorní, noví prichádzajúci s nižším počtom zamestnancov a prísnejšou organizáciou, ktorí potrebujú na dokončenie svojej práce podrobné pokyny.
Výhody
- Pomáha pri čo najlepšom využití času, pretože od manažérov sa vyžaduje, aby problémy riešili iba na rozhodujúcich úrovniach.
- Keďže manažéri nemajú rutinnú prácu, môžu sústredenú prácu zameranú na kritické problémy venovať svoju plnú energiu.
- Z dôvodu obmedzeného pracovného zaťaženia môžu manažéri podstúpiť podrobnú analýzu práce, ktorú je potrebné vykonať.
- Činnosti a kontrolu nad riadením zvyšuje manažment výnimočne.
- Pomáha pri ľahkom prístupe k minulým trendom a starej práci.
- Predpovedá možnosti riadenia a problémy, ktoré môžu v budúcnosti vzniknúť.
- Do tohto procesu je zapojené kvalitatívne aj kvantitatívne úsilie.
- Znižuje to množstvo finančných a prevádzkových výsledkov, ktoré má vedenie vidieť.
- Pomáha nižšiemu a podriadenému personálu realizovať svoje vlastné nápady na dosiahnutie požadovaného cieľa.
Nevýhody
- Vychádza z minulých výsledkov, s ktorými sa porovnávajú súčasné údaje. Ak teda minulé údaje nie sú správne, môžu nastať problémy pri súčasnom rozhodovaní.
- Potrebuje podrobný systém štúdií, pozorovaní a podávania správ, takže vyžaduje finančného analytika, ktorý robí súhrny a správy a predkladá ich vedeniu, a preto vyžaduje ďalšie pracovné sily.
- Systém nebude varovať, kým nenastane problém, tj že nebude pôsobiť preventívne, ale skôr ako nápravný.
- Nemôže merať ľudské správanie. Preto je niekedy ťažké ho implementovať.
Záver
Správa podľa výnimky je stratégia riadenia, ktorá vyžaduje, aby vedenie zabezpečilo svoju angažovanosť iba v prípade, keď sú zaznamenané odchýlky od stanoveného štandardu, noriem a referenčných hodnôt. Nepriamo tiež pomáha zvyšovať morálku zamestnancov, pretože sa stávajú súčasťou rozhodovania a riešenia problémov, ktoré by inak boli riešené zamestnancami na manažérskej úrovni, čo nepriamo dáva zamestnancom zmysel pre autoritu a zodpovednosť.
