Úplná forma objednávky - nákupná objednávka
Úplná forma skratky PO je Nákupná objednávka. Je to dokument pripravený a odoslaný nákupným oddelením kupujúceho predávajúcemu, v ktorom je uvedený vzájomne dohodnutý popis, množstvo a cena za tovar alebo služby, ktoré majú byť obstarané. Používajú ho nákupné alebo obstarávacie tímy na zadávanie objednávok externým stranám.
Vlastnosti PO
Nasledujúce podrobnosti zvyčajne obsahujú objednávku.
- Množstvo určené na obstaranie
- Opis produktu alebo služby
- Konkrétne názvy značiek alebo kód produktu, ak sú požadované
- Za jednotkovú cenu
- Požadovaná časová os dodania
- Miesto prepravy pre doručenie
- Fakturačná adresa
- Platobné a dodacie podmienky
Druhy PO
Obvykle sa používajú štyri typy objednávok.
# 1 - Štandardná objednávka
Uskutočňuje sa, keď sú v čase uskutočnenia objednávky známe všetky hlavné podmienky nákupu, ako napríklad množstvo, cena, časová os dodania a platobné podmienky. Používajú sa ako také, ak existuje istota, pokiaľ ide o objednávku a súvisiace výrazy.
# 2 - Plánovaná objednávka
Vydáva sa, keď sú v čase prípravy objednávky známe väčšinu podrobností o objednávke, ale nie sú známe presné dodacie podmienky a harmonogramy. Keď teda niekto urobí túto objednávku, zaviaže sa požadované množstvo a cena, ktorá sa má zaplatiť, ale uvádza sa iba odhadovaný harmonogram dodávky.
# 3 - Hromadná objednávka
Takáto objednávka sa urobí, keď tiež nie sú známe podrobnosti týkajúce sa ceny a množstva. Uvedené sú iba podrobnosti o položke s dodacími podmienkami. Maximálne množstvo však bude uvedené v objednávke a kupujúci môže nakúpiť v stanovenom limite. Možno spomenúť aj odhadované cenové rozpätie.
# 4 - Objednávka zmluvy
V takejto objednávke nie je známy ani produkt alebo služba. Možno spomenúť podmienky, ktoré sa majú dohodnúť s predávajúcim.
Ako PO funguje?
Kedykoľvek má spoločnosť požiadavku na obstaranie akéhokoľvek tovaru alebo služieb, kupujúci postúpi objednávku predajcovi. Po obdržaní objednávky predávajúci vydá kupujúcemu potvrdenie, či je možné uvedenú objednávku dokončiť alebo nie. V prípade, že sa predajca domnieva, že nie je možné objednávku dokončiť, bude o tom oznámené a objednávka bude zrušená. Ak sa bude usilovať o dokončenie objednávky, budú urobené rovnaké opatrenia. Po dokončení objednávky vystaví predávajúci kupujúcemu faktúru, v ktorej je uvedené príslušné číslo objednávky, aby sa zhodovala so skutočným doručením. Po vystavení skutočnej faktúry je potrebné uskutočniť platbu podľa dohodnutých platobných podmienok.
Príklad formátu objednávky
Nižšie je uvedený vzorový formát objednávky.
Rozdiel medzi nákupnou objednávkou a faktúrou
Nákupná objednávka sa vydáva na zadanie objednávky tovaru alebo služieb. To isté vydáva kupujúci predávajúcemu. Zahŕňa podrobnosti týkajúce sa objednávky a jej doručenia. PO predstavuje zmluvu o predaji.
Faktúru vystaví predávajúci kupujúcemu po dokončení dodávky a požaduje, aby kupujúci zaplatil konečnú sumu. Faktúra pozostáva z ceny a konečnej splatnej sumy, platobných podmienok a úverového obdobia povoleného kupujúcemu. Faktúra sa vystaví po dokončení dodávky tovaru alebo služieb. Pokiaľ ide o PO, faktúra potvrdzuje kúpnu zmluvu.
Dôležitosť PO
Nákupná objednávka je veľmi užitočný dokument, ktorý sa používa na zadanie objednávky. Pomáha jasne komunikovať požiadavky s predajcom. Keď sa uskutoční skutočné doručenie, je možné vykonať krížovú kontrolu s nákupnou objednávkou, aby sa zistil rozdiel medzi nimi. Je vhodné, aby predávajúci aj kupujúci uchovali podrobnosti objednávky zdokumentované prostredníctvom objednávky.
Výhody
- PO pomáha kupujúcemu pri objednávke tovaru a služieb, ktoré má v úmysle obstarať, bez vykonania platby.
- Pomáha sledovať objednávky a predchádza sa duplicite objednávok.
- Je to dôležitý dokument, ktorý je súčasťou audítorského záznamu.
- Pre predajcu je užitočné získať informácie o požiadavkách kupujúceho.
- Skutočné doručenie je možné preskúmať pomocou nákupnej objednávky a je možné spochybniť prípadné nezrovnalosti.
- PO slúži ako právny dokument preukazujúci podmienky dohodnuté pre nákup tovaru alebo služieb.
Nevýhody
- Aj pri menších objednávkach sa vyžaduje vyhotovenie objednávky a pri takýchto malých objednávkach sa zdá byť zbytočnou administratívou.
- Generovanie objednávok je časovo náročný proces.
Záver
Objednávky využíva takmer každý podnik ako súčasť svojho procesu obstarávania. To isté pomáha pri jasnej komunikácii, pokiaľ ide o zadaný príkaz.
