Odsúhlasenie účtovných kníh je odsúhlasenie vykonané spoločnosťou pred uzavretím účtovných kníh, aby sa zabezpečila aktuálnosť účtovných kníh a nedochádzalo k manipulácii alebo podvodom v účtovných knihách spoločnosti.
Zmierenie kníh
Ako všetci vieme, Knihy účtov sú plánom každého podnikania. Vedenie účtovných kníh je kľúčom k finančnému riadeniu.
Vedenie účtovných kníh však nestačí. Je tiež potrebné, aby účty boli presné a úplné. Existujú rôzne kontroly a kontroly, ktoré to umožňujú, ale jedným z najzákladnejších a najdôležitejších spôsobov je „Zmierenie kníh“.
- Čo je zmierenie?
- Kedy sa zmieruje?
- Aké je obdobie, počas ktorého sa vykonáva zmierenie?
- Prečo by malo byť vykonané zmierenie?
- Najlepšie postupy pre proces zmierenia
- Ako vyzerá vyhlásenie o zmierení?
- Aké sú typy zmierenia?
- # 1 - Zmierenie banky
- # 2 - Zmierenie dodávateľa
- # 3 - Zmierenie zákazníka
- # 4 - Medzipodnikové zmierenie / lí>
- # 5 - Obchodné zosúladenie
- Užitočné tipy pre program Excel pri vykonávaní zmierenia
Čo je zmierenie?
Je to proces, ktorý porovnáva dve sady záznamov a analyzuje rozdiely medzi týmito dvoma súbormi, ak existujú.
Tieto dve sady záznamov môžu byť čokoľvek z celej škály kníh účtov. Všeobecne platí, že jedna sada záznamu je účtovná kniha zo samotnej spoločnosti Books, ktorú je potrebné zosúladiť, a druhá sada záznamu sa získava z interných alebo externých zdrojov.
napr. porovnanie bankovej knihy (interný zdroj) s bankovým výpisom (externý zdroj).
Kedy sa zmieruje?
Spravidla sa vykonáva pred účtovnou závierkou. Je vhodné robiť to každý mesiac, aby boli knihy aktuálne, ale dajú sa robiť aj štvrťročne alebo ročne.
O to väčší objem by mala byť frekvencia zmierenia, aby bol proces zmierenia plynulejší.
Mali by sa robiť každoročne predtým, ako audítori overia Knihy. Väčšina vyrovnaní je nevyhnutnou podmienkou na účely testovania auditu. Od uzákonenia zákona Sarbanes Oxley (SOX) v roku 2002 sa zmierenie stalo ešte kritickejším, pretože požadované dodržiavanie právnych predpisov sa zvýšilo na inú úroveň.
Aké je obdobie, počas ktorého sa vykonáva zmierenie?
Jedným z kritických aspektov, o ktoré sa treba starať pri zmierovaní, je to, že obdobie pre oba súbory záznamov by malo byť rovnaké.
V nadväznosti na vyššie uvedený príklad je veľmi nelogické porovnávať bankovú knihu vyťaženú za obdobie od 1. januára do 16. marca do 16. marca s bankovým výpisom za obdobie od 1. januára do 16. júna až 30. júna. Mal by existovať spoločný základ pre porovnanie.
Je tiež potrebné vziať do úvahy, že počiatočný alebo začiatočný zostatok by mal byť vždy rovnaký pre obidve množiny záznamov. V prípade uvedenom vyššie, ak zostatky k 1. januáru 16 nie sú totožné, mal by sa tento rozdiel najskôr napraviť, a nie pokračovať v zmierení za obdobie od 1. januára do 31. marca.
Prečo by malo byť vykonané zmierenie?
Zistiť podvod
- Je ľahké manipulovať s účtovnými knihami. Jedným zo spôsobov zisťovania podvodov je zmierenie. Pochopme to na príklade.
- Pokladňa spoločnosti ABC Corporation sa dopúšťa podvodov tým, že nezaznamenáva hotovosť prijatú od zákazníkov. Týmto sa zákazník a účtovné knihy hotovosti nezmenia a môže prijatú hotovosť vložiť do vrecka.
- Jednoduchým spôsobom, ako odhaliť podvody, ako je tento, je vykonať odsúhlasenie hlavnej knihy. Keď sa účtovná kniha zákazníka v Knihách ABC porovná s účtovnou knihou ABC v Knihách zákazníka, zostatky sa neviažu a podvod sa zistí.
Zaistite, aby boli záznamy úplné:
- Niektoré činnosti niekedy ovplyvňujú naše knihy, ale nie sú smerované účtovným tímom, a preto môžu zostať nezistené.
- Malým príkladom je šek vložený zákazníkom priamo na bankový účet. Ak zákazník neinformuje, účtovná kniha banky a účtovná kniha zákazníka budú neúplné a budú viesť k skresleniu skutočností.
Zaistite presnosť záznamov:
- V procese účtovania existuje šanca na ľudské chyby.
- Jedným z príkladov ľudských chýb je nesprávne umiestnenie číslic, napr. Skutočná hodnota predaja bola Rs. 99 736, ktorý bol nesprávne zaznamenaný ako Rs. 97 936.
- Dajú sa to zistiť pri zosúlaďovaní účtov. Nejde o nič iné ako chyby pri transpozícii a v tomto prípade je rozdiel všeobecne deliteľný 9.
Najlepšie postupy pre proces zmierenia
Niektoré z najlepších postupov, ktoré je možné prijať, aby zmierenie pomohlo dosiahnuť svoj účel, sú tieto:
- Spoločnosti by mali zaviesť proces zmierenia, ktorý je potrebné interne dodržiavať. Mal by pokrývať frekvenciu, kľúčové účty, pre ktoré sa má vykonať zmierenie, štandardizované formáty atď. Tieto procesy sa budú líšiť v závislosti od objemu, typu odvetvia, vysoko rizikových oblastí atď. Politika by mala byť pripravená a distribuovaná Tím Financie a účty pravidelne.
- Malo by sa postupovať podľa rozdelenia povinností. Znamená to, že zamestnanci, ktorí zaznamenávajú zápisy do účtovných kníh, by nemali byť súčasťou procesu zmierenia. Zabezpečí, aby niekto znovu skontroloval prácu, ktorú vykonal druhý.
- Je potrebné postupovať podľa autorizačnej matice pre proces kontroly výrobcu. Vyhlásenia o zosúladení by mali pripraviť a skontrolovať tiež rôzni zamestnanci na základe menovania. Výkonný riaditeľ môže pripraviť vyhlásenie o zmierení a manažér ho môže skontrolovať rovnako.
- Prípravca a kontrolór by mali vykonať náležité odhlásenie, aby sa ľudia cítili dostatočne zodpovední.
- Mali by sa stanoviť prísne časové harmonogramy na dokončenie zmierenia s cieľom zistiť podvody a prijať včasné opatrenia.
- Do rozsahu vnútorného auditu by mala patriť aj kontrola týchto vyhlásení o zosúladení.
- Mal by byť nastavený schvaľovací proces na zasielanie opravných položiek (ak sa nejaké vyskytli počas procesu vyrovnania) na opravu účtov. Zabezpečí to, že stredný a vyšší manažment bude z času na čas aktualizovaný.
- Súčasťou Dokumentu o vyrovnaní, na ktorom je potrebné získať odhlásenie, by mali byť podporné dokumenty (napríklad bankový výpis, kniha zákazníka atď.).
Ako vyzerá vyhlásenie o zmierení?
Zmierovacie vyhlásenie by malo byť čo najjednoduchšie. Mal by obsahovať potrebné podrobnosti, napríklad to, ktorá účtovná kniha sa odsúhlasuje, aké je obdobie vyrovnania, kedy sa vyrovnanie pripravuje, kto pripravil, skontroloval, schválil atď.
Nasleduje jednoduchý formát vyhlásenia o zosúladení:
| ABC Co. | |||
| Vyhlásenie o vyrovnaní banky k 31. marcu 16 | |||
| Číslo bankového účtu 00000xxxxxx | |||
| Zostatok podľa účtovných kníh dňa 31. marca-16 | xxx | ||
| Pridať: | Úprava 1 | xxx | |
| Úprava 2 | xxx | ||
| Úprava 3 | xxx | xxx | |
| Menej: | Úprava 4 | xxx | |
| Úprava 5 | xxx | xxx | |
| Úprava 6 | |||
| Zostatok podľa bankového výpisu k 31. marcu 16 | xxx | ||
| Pripravil: účtovník | |||
| Skontroloval: Správca | |||
| Overil: Finančný kontrolór | |||
Ktorúkoľvek z týchto dvoch sád je možné brať ako základ a úpravy by sa mali sčítať alebo odčítať, čím sa dosiahne vyvážená hodnota.
Vo vyššie uvedenom formáte sa ako základ berie banková kniha. Ak sa však bankový výpis považuje za základ, všetky úpravy sa zrušia. Nasledujúce dva prípady to pomôžu lepšie pochopiť:
Prípad A - Ako základ sa vychádza z bankovej knihy
| Zostatok podľa účtovných kníh dňa 31. marca-16 | 9 700 | ||
| Pridať: | Šeky vydané, ale neuložené | 10 000 | |
| Banka Záujem pripísaný bankou | 75 | 10 075 | |
| Menej: | Bankové poplatky nie sú zaznamenané | 175 | 175 |
| Zostatok podľa bankového výpisu k 31. marcu 16 | 19 600 |
Prípad B - Ako základ sa berie bankový výpis
| Zostatok podľa bankového výpisu k 31. marcu 16 | 19 600 | ||
| Pridať: | Bankové poplatky nie sú zaznamenané | 175 | 175 |
| Menej: | Šeky vydané, ale neuložené | 10 000 | 175 |
| Banka Záujem pripísaný bankou | 75 | 10 075 | |
| Zostatok podľa účtovných kníh dňa 31. marca-16 | 9 700 |
Aké sú typy zmierenia?
Základné výkazy zúčtovania, ktoré sú zásadné a vyhotovené v každodennom podnikovom účtovníctve:
- bankové vyúčtovanie
- Zmierenie predajcu
- Zmierenie zákazníka
- Zmierenie medzi spoločnosťami
- Zmierenie špecifické pre jednotlivé podniky
Každé z týchto vyhlásení si podrobne rozoberieme:
# 1 - Zmierenie banky
Pripravuje sa výpis z bankového vyrovnania týkajúci sa skutočných transakcií premietnutých do výpisu z účtu voči transakciám zaznamenaným v našej bankovej knihe.
Niektoré z dôvodov rozdielu medzi bankovou knihou a bankovým výpisom sú:
- Šek vydaný predajcovi, ale predložený neskôr
(Občas sa na bankovom výpise objavia šeky, ktoré sú veľmi staré. Sú zatuchnuté a už sa nedajú ani vložiť. Je lepšie ich odpísať a viesť bankovú knihu prehľadnú.)
- Suma vložená zákazníkom priamo na náš bankový účet
- Bankový úrok pripísaný bankou
- Bankové poplatky odpísané z banky
- Chyby banky (Aj keď sa chyby môžu vyskytnúť aj pri chybách pri zadávaní údajov, sú možné aj v banke)
Všetky činnosti spojené s platbami a príjmami sa sledujú prostredníctvom bankovej knihy. Zosúlaďovanie to pomáha udržiavať aktualizované.
Aby sme uľahčili náš život, väčšina účtovných ERP má zabudované funkcie, ktoré pomáhajú priamo získať výpis z bankového výpisu.
Základnou koncepciou použitou v týchto ERP je zaznamenávanie „bankového dátumu“ pre každú transakciu. Bankový dátum je dátum, kedy sa transakcia prejaví na bankovom výpise. ERP extrahuje správu na základe „Dátumu dokumentu“ oproti „Dátumu banky“.
# 2 - Zmierenie dodávateľa
Pripravuje sa vyhlásenie o vyrovnaní dodávateľa, aby sa zabezpečilo, že účtovné zápisy odovzdané v knihách dodávateľa sú v súlade s účtovnými zápismi odovzdanými v našich knihách.
Dôvody odchýlok sú tieto:
- Predajca nemusí rezervovať nami objednané výnosy z nákupu.
- Nami vydané šeky sa nemusia odraziť v ich účtovných knihách. Spravidla sa to stane, keď je šek nesprávne umiestnený alebo stratený pri preprave.
- Prepravovaný tovar nie je zaznamenaný nami, ale je zaznamenaný predajcom;
# 3 - Zmierenie zákazníka
Vyhlásenie o vyrovnaní zákazníka je veľmi podobné ako vyrovnanie dodávateľa. Sme pripravení skontrolovať, či sú knihy zákazníka synchronizované s našimi knihami. Väčšina spoločností považuje zmierenie zákazníkov za prioritu pred zmierením dodávateľov. Je to preto, že peniaze sú pohľadávky voči zákazníkom a je vždy lepšie ich zosúladiť, aby platby neboli čakajúce z dôvodu niektorých problémov týkajúcich sa účtovných zápisov.
Dôvody odchýlok sú tieto:
- Vrátené položky rezervované zákazníkmi sa v našich knihách neobjavujú.
- Dane odpočítané zákazníkom, ktoré nie sú zahrnuté v našich knihách.
- Preprava tovaru sa zaznamenáva ako predaj v našej hlavnej knihe.
- Platby priamo prevedené na náš bankový účet nie sú zaznamenané.
Osvedčeným postupom je vykonávať mesačné zmierovanie zákazníkov na rotačnom základe. Poďme, že spoločnosť má 100 nepárnych zákazníkov, a každý mesiac by sa malo vykonať vyrovnanie okolo 10 - 15 účtovných kníh zákazníkov.
Akonáhle je vyrovnanie dokončené a obe strany ho potvrdia, môže byť za dané obdobie vydané osvedčenie o potvrdení zostatku. Zabezpečí to, že úvodné zostatky nie je potrebné opätovne prekontrolovať. Pomáha tiež riešiť spory.
# 4 - Zmierenie medzi spoločnosťami
Spoločnosti skupiny (holding, dcérska spoločnosť atď.) Musia pripraviť konsolidované účtovné knihy. Tieto Knihy musia vylúčiť medzipodnikové transakcie, ako je predaj spoločnosti Holding Co. jej dcérskej spoločnosti Co. Z tohto dôvodu je nanajvýš dôležité, aby ich Knihy účtov boli vždy synchronizované, a preto by sa mali pravidelne zosúlaďovať pred dokončením procesu konsolidácie. .
# 5 - Obchodné zosúladenie
Každý podnik bude musieť pripraviť ďalšie zosúladenia nad rámec vyššie spomenutých základných. Príkladom toho je vyrovnanie nákladov na tovar
Toto vyrovnanie sa nebude vzťahovať na odvetvie služieb, pretože neuchováva zásoby. Pre podniky, ktoré majú zásoby, je to však nevyhnutné.
Aká je cena predaného tovaru?
Náklady na predaný tovar = začiatočný stav zásob + nákupy - konečný stav zásob
Náklady na predaný tovar = predaj - zisk
Každá z týchto dvoch metód môže dospieť k cene tovaru. Obidve musia byť v rovnakej výške. Ak nie, malo by sa pripraviť vyhlásenie o zosúladení, aby sa zistili dôvody rozdielov. Malo by sa tiež vykonať fyzické overenie konečného stavu zásob a to isté by sa malo uviesť do súladu s konečným stavom zásob uvedeným v účtovných knihách.
Zmierenie knižného videa
Užitočné tipy pre program MS Excel pri vykonávaní vyrovnania
- Štandardizovaná šablóna by mala byť pripravená so všetkými základnými vzorcami v programe Excel. (Môže sa použiť vyššie ilustrovaný formát)
- V prípade odsúhlasenia dodávateľa / zákazníka slúži číslo faktúry ako štandardné pole, ktoré je možné brať ako základ pre vykonávanie funkcie Vlookup a zjednodušenie procesu odsúhlasenia. Po použití funkcie Excel Vlookup nezabudnite urobiť špeciálne vloženie.
- Samostatne odfiltrujte debetné a kreditné položky a jednotlivo ich zosúlaďte. Ďalším spôsobom, ako oddeliť položky, je filtrovať ich podľa typu, tj. Platby, Faktúry, Vrátené platby, Ostatné úpravy. Osvedčilo sa ich zosúladenie a následné sčítanie rozdielov.
