Čo je správa o výdavkoch?
Výkaz výdavkov je definovaný ako typ výkazu, ktorý dokumentuje výdavky vynaložené podnikom alebo zamestnancami podniku a je možné ich udržiavať mesačne, štvrťročne alebo ročne.
Vysvetlenie
- Každý malý a stredný podnik vedie správu o výdavkoch.
- Takéto správy pripravuje stredný manažment alebo rezortná úroveň.
- Môže sa rozdeliť na menšie divízie, aby sa určilo, ktorá oblasť alebo oddelenie podniku stojí organizáciu viac.
- Spoločnosť tieto správy uchováva na účely auditu.
- Túto správu predkladajú najvyššiemu vedeniu podniku. O tom, ktoré výdavky zamestnancovi preplatí a ktoré nie, rozhoduje vrcholový manažment.
- Preplatené výdavky sa potom použijú pri vykázaní zdaniteľného a účtovného zisku.
Vlastnosti
- Výkaz výdavkov obsahuje nákladová politika zamestnávateľa pre jeho zamestnancov. Tiež dokumentuje cestovné a zábavné zásady, podľa ktorých zamestnávateľ zamestnancovi nepreplatí výdavky.
- Udržiava a pripravuje ho oddelenie výdavkov a miezd organizácie. Keď dostanú formulár náhrady a žiadosti od zamestnanca, sú to tí, ktorí by overili podrobnosti o výdavkoch, ktoré vykonal zamestnanec, ako sú zdieľané v rámci príslušných potvrdení a dokladov, a vypracovali múdru správu pre zamestnancov.
Ako vytvoriť prehľad výdavkov?
Rôzne organizácie pôsobiace v rôznych priemyselných odvetviach majú rôzne metódy a šablóny. Oddelenie výkazníctva miezd a výdavkov akejkoľvek organizácie by však malo pri vytváraní a formulácii postupovať podľa nasledujúcich krokov -
- Mzdové oddelenie by malo mať schválenie výdavkovej politiky od príslušných oddelení organizácie.
- Na základe uplatniteľnej politiky by manažér mal vstúpiť do systému zadávania online výdavkov alebo vykonávať zadávanie údajov v konsolidovanom exceli.
- Vedúci pracovník by mal zadať dátum vzniku výdavkov.
- Výkonný riaditeľ by mal zadať sumu výdavkov a uviesť príslušné meno dodávateľa.
- Po revízii zadaných informácií, ako je uvedené v potvrdení, by výkonný riaditeľ mal predložiť správu na schválenie ďalšej úrovne.
Príklad správy o výdavkoch
Zoberme si príklad spoločnosti ABC Inc. Zamestnanec cestuje na miesto, aby predstavil nový projekt. Zamestnanec 23. januára 2019 predložil stravné vo výške 200 dolárov, hotelové náklady 100 dolárov a rôzne. náklady 250 dolárov. Zamestnanec 24. januára 2019 vykázal výdavky na zábavu a film vo výške 130 dolárov, spolu s výdavkami na stravovanie vo výške 230 dolárov a na ubytovanie v hoteli vo výške 500 dolárov.
Pomôžte mzdovému vedúcemu pripraviť správu o vykázaných výdavkoch zamestnanca.
Riešenie:
Pripravte si Výkaz výdavkov, ako je uvedené nižšie: -
Výsledkom by boli tieto výsledky: -
Správa o stĺpcoch výdavkov
Stĺpce by sa obvykle skladali z nasledujúcich podrobností: -
- Dátum vynaložených výdavkov.
- Druh alebo povaha výdavkov;
- Meno dodávateľa, od ktorého sa čerpali služby alebo nakupovali položky.
- Sumy výdavkov.
- Meno vedúceho účtu, kde má byť uvedený a zúčtovaný.
- Odpočet a úpravy na základe predchádzajúcich podaní zamestnancov;
- Každý typ účtu by mal byť medzisúčet.
- Celková celková suma, ktorá sa má vrátiť, ako požaduje zamestnanec.
Dôležitosť a použitie
Výkazy výdavkov sa udržiavajú, aby sa zvýšila zodpovednosť z hľadiska výdavkových návykov organizácie. Toto sú správy, na ktoré sa dá odkazovať v prípade finančných sporov a audítorských činností. Vďaka správnej údržbe a zodpovednosti týchto správ pravidelne a pravidelne zaisťuje, že vaši zamestnanci plánujú plnú zodpovednosť za zaistenie finančnej ochrany a životaschopnosti firmy.
Vďaka takýmto správam sa zamestnanec aj zamestnávateľ zodpovedajú za podnikanie z hľadiska ich výdavkových návykov. Niektoré výdavky podliehajú odpočtu zdaniteľného príjmu podľa zákonov o dani z príjmu, a preto, aby mohli tieto odpočty využívať, musia veľké spoločnosti predložiť konsolidovanú správu príjmovému oddeleniu krajiny. Môže byť predložený ako doplnkový dokument spolu s hlásením celkových uplatniteľných výdavkov v daňových formulároch pri podaní žiadosti o daň daňovou službou.
Výhody
- Správa o výdavkoch uľahčuje audítorovi overenie podrobností o výdavkoch, tak ako ich požaduje podnik.
- Umožňuje im overiť si podrobnosti výdavkov s potvrdeniami, ktoré sú k dispozícii a sú priložené zamestnancami.
- Posilňuje vnútornú kontrolu.
- Rozpisuje, ktorá výdavková položka je refundovateľná a ktorá nie je refundovateľná.
- Na trhoch je k dispozícii veľa IT softvéru, ktorý podniku umožňuje pripravovať, formulovať a prispôsobovať správy.
Nevýhody
- Sú vhodné pre veľkú spoločnosť, a nie pre samostatných podnikateľov a mikropodniky.
- Tieto správy sa nemusia zhodovať s príjmami, ktoré sú priložené zamestnancami z dôvodu chýb pri zadávaní údajov.
- Jednoduchšie povedané, správy sú vždy náchylné na skreslenie údajov a účtovné podvody.
- Zvyšuje administratívne náklady na manipuláciu s položkami a pravidelnú aktualizáciu výdavkových položiek v systéme vykazovania.
- Je veľmi ťažké monitorovať každú výdavkovú položku podľa vydanej nákladovej politiky, ak je veľkosť organizácie veľmi veľká.
Záver
Výkazy výdavkov možno považovať za správy, ktoré zvýrazňujú druh výdavkov, ktoré je možné uhradiť, a druh výdavkov, ktoré sa nedajú uhradiť. Náhrada výdavkov sa uskutočňuje podľa platných daňových zákonov štátu a platnej výdavkovej politiky zamestnávateľa. Mohlo by to byť užitočné pre veľké organizácie, ktoré bežne znášajú obrovské výdavky každý deň a pomáhajú pri zefektívňovaní celého procesu.
