Význam peňažnej knihy
Drobná pokladničná kniha je účtovná kniha, ktorá sa používa na účely zaznamenávania drobných hotovostných výdavkov, tj výdavkov, ktoré sú v malom množstve, v akom sa spoločnosť vyskytujú pri svojej každodennej činnosti.
Drobnú pokladničnú knihu je možné vyjadriť ako formálne zhrnutie drobných hotovostných výdavkov, ktoré sa vzťahuje na bežné každodenné výdavky na podnikanie, ktoré nesúvisia s priamym predmetom činnosti. Je to účtovná kniha, ktorá sa používa na malé náklady na evidenciu a má malú hodnotu.
Ako funguje kniha drobných pokladníc?
- Základ účtovníctva spočíva v troch hlavných účtovných pojmoch a účtoch, ktoré pozostávajú z denníka, hlavnej knihy a drobnej pokladničnej knihy. Každá transakcia zaznamenaná v účtovných knihách prechádza cez tieto tri hlavné účty, aby bola zachytená.
- Denník je neoddeliteľnou súčasťou účtovníctva, ktoré je východiskovým bodom účtovníctva, a zaznamenáva všetky obchodné transakcie. Naopak, pokladničná kniha Petty zaznamenáva transakcie spojené s hotovostným účtom. Od iniciácie denníka sa pripravuje účet Ledger, pomocou ktorého sa pripravujú konečné účtovné knihy spoločnosti.
- Existuje však niekoľko transakcií počas bežného podnikania, ktoré je veľmi nepatrnej a nominálnej hodnoty a nie je zaznamenané na účte peňažnej knihy. Na transakcie takéhoto charakteru sa používa Petty Cash Book.
Formát pokladničnej knihy
Nižšie je uvedený ukážkový formát Petty cash Book.
Osoba, ktorá je zodpovedná za zaznamenávanie príjmových dokladov a platieb, sa nazýva drobná pokladníčka. V spoločnosti knihu drobných pokladníc zvyčajne vedie administratívne oddelenie spoločnosti, pretože účtovné oddelenia sú zvyčajne obsadené významnejšími obchodnými transakciami a tiež administratívne oddelenie zodpovedá iba za tento druh výdavkov.
Systémy drobných pokladníc
Peňažná hotovosť sa odovzdáva pokladničnému systému na základe tohto systému:
# 1 - Systém bežných bankových pokladníc
V tomto systéme sa drobnej pokladníčke poskytuje jednorazová suma hotovosti. Pokladník je zodpovedný za vedenie záznamov o všetkých výdavkoch na kontrolu hlavného pokladníka a pred predložením nových finančných prostriedkov na opätovné spustenie bežných výdavkov ich predloží.
# 2 - Systém na vylepšenie drobných peňazí
V rámci systému zálohovania peňažných prostriedkov v hotovosti je čiastka pokladničnej hotovosti pevne stanovená na dané obdobie, počas ktorého je zvyčajne menej ako mesiac alebo týždeň. V tomto období musí pokladník viesť účet s malou hotovosťou v rámci daného rozpočtu. Na konci obdobia predloží pokladník správu a ním utratená suma sa vráti tak, aby sa suma rovnala počiatočnému zostatku na začiatku predchádzajúceho mesiaca. V prípade, že výdavky presiahnu poskytnutú sumu, je potrebné pri doplňovaní prostriedkov na daný čas vyzdvihnúť u hlavného pokladníka požiadavku. Spoločnosti na zavedenie svojho účtu v hotovosti v hotovosti prijali systém Imprest Petty Cash System.
Výhody
- Podľa tejto metódy systému drobných peňazí sa skutočná požiadavka na hotovosť realizuje efektívne. Napríklad, ak sa za mesiac použije iba 1 000 dolárov na tieto výdavky, počiatočná suma poskytnutá zodpovednej strane sa môže po analýze obdobia a povahy výskytu výdavkov okamžite zvýšiť alebo znížiť.
- Systém Imprest Petty Cash System taktiež minimalizuje pravdepodobnosť akejkoľvek chyby, ktorá sa môže vyskytnúť pri vedení účtovníctva, keď ju hlavný pokladník pravidelne kontroluje
- Bol osvedčený a je to efektívna metóda, ktorá je tiež menej časovo náročná a efektívna
- Táto metóda môže spoločnosti tiež priniesť úsporu nákladov, pretože suma vzniknutá v drobných hotovostných výdavkoch je starostlivo analyzovaná a pravidelne sa kontroluje, aby sa zistilo, koľko hotovosti sa vyžaduje, a kde môže spoločnosť znížiť náklady na drobné predmety
- Systém Imprest Petty Cash System umožňuje zamestnancom aj to, ako efektívne zaobchádzať s hotovosťou, aby dokázali svojim seniorom svoju hodnotu, že ich možno považovať aj za budúcich správcov hotovosti spoločnosti.
Nevýhody
- Používanie tohto systému je niekedy veľmi dlhé, môže byť časovo náročné a často vyžaduje určité prostriedky na prácu za ním, ktoré je možné nasadiť aj do iných efektívnych a užitočných úloh.
- Systém je potrebné opakovane pravidelne prehodnocovať a každú zaznamenanú sumu je potrebné namapovať na jednotlivé náklady, čo sa môže stať zdĺhavým procesom, ak je v podnikaní značné množstvo záznamov.
Záver
Drobná pokladničná kniha je manuálny systém zaznamenávania výdavkov a je často náchylný na chyby a niekedy sa stáva ťažkopádnou úlohou viesť účtovníctvo a zaznamenávať každú transakciu, najmä vo veľkej spoločnosti. Aby sme to však v dnešnej dobe prekonali, mnoho spoločností vyraďuje starý systém účtovníctva. Prechádzajú na moderný systém účtovníctva, ktorým sú podnikové kreditné karty alebo používanie záznamového softvéru, čo je efektívny systém zaznamenávania nominálnych aj značných objemov obchodných transakcií.
V priebehu času stratila drobná pokladničná kniha nahrávania svoj význam, stále ju však možno použiť ako užitočný nástroj na zaznamenávanie v spoločnostiach, kde moderná technológia ešte neprebehla.
