Čo je to mzdová evidencia?
Mzdový záznam možno definovať ako zoznam všetkých zamestnancov tejto spoločnosti, do ktorého sa zaznamenávajú všetky informácie týkajúce sa platieb uskutočňovaných zamestnancom, na ktoré majú nárok, ako sú napríklad platy, mzdy, bonusy, dane atď. Interval môže byť riadny záznam o každej platbe, ktorá sa týmto zamestnancom vypláca z pohľadu zamestnávateľa, a ak dôjde k rozporu, na záznamy sa dá ľahko poukázať.
Vysvetlenie
Mzdové záznamy tvoria všetko a všetko, čo súvisí s informáciami o zamestnancoch spoločnosti. Zobrazuje sumu, za ktorú dostávajú zamestnanci plat v priebehu každého časového obdobia. Časové obdobie sa líši od spoločnosti k spoločnosti. Môže to byť denné, týždenné, dvojtýždňové, polmesačné, mesačné alebo ľubovoľné časové obdobie, ktoré vyhovuje výplatnému obdobiu spoločnosti.
Aké informácie obsahuje mzdový záznam?
- Najdôležitejšou informáciou je hrubá mzda, čo je hlavná výška v ruke, ktorá sa zobrazuje ako prvá pred akýmkoľvek odpočítaním od nej. Hrubá mzda sa počíta tak, že sa hodinová mzda vynásobí počtom odpracovaných dní.
- Ďalšou informáciou budú odpočty, ktoré sú dvojakého druhu, ako sú povinné a dobrovoľné odpočty. Existuje niekoľko daní, ako je profesionálna daň, príspevok na správu z podielu zamestnanca atď.
- Poslednou je čistá mzda, čo je konečná suma po vykonaní celej zrážky pripísanej na účet zamestnanca.
Ako získať záznam o mzde?
Zamestnanec môže kedykoľvek získať svoj mzdový záznam tak, že písomne alebo ústne požiada zamestnávateľa o poskytnutie mzdových údajov. Zamestnávateľ musí odpovedať na žiadosť personálu a mal by mu poskytnúť podrobnosti v predpísanej časovej lehote odo dňa prijatia žiadosti. Zamestnávateľ však musí odpovedať na žiadosť zamestnanca o vedenie miezd spravidla do 21 dní.
Ako dlho viesť certifikované mzdové záznamy?
Potvrdený mzdový záznam by mal zamestnávateľ uchovávať najmenej tri roky podľa zákona o spravodlivých pracovných normách (FLSA) spolu s ďalšou dokumentáciou, ako sú záznamy o predaji a nákupe atď. Záznamy, ktoré vedú záznam o výpočte mzdy, by sa mali uchovávať dva roky. tj. časové rozvrhy, tabuľky mzdových taríf, práce, časové plány a rôzne ďalšie záznamy o sčítaní a odčítaní od miezd a platov.
Tieto záznamy by mali byť otvorené na kontrolu zodpovedným oddeleniam, ktoré môže zamestnávateľa požiadať o vykonanie potrebných zmien. Tieto záznamy by sa mali uchovávať v centrálnej evidenčnej kancelárii / v mieste zamestnania.
Výhody
- Systém nám poskytuje jednoduché výpočty, vďaka ktorým je celý mechanizmus platieb veľmi prehľadný.
- To uľahčuje presnosť, aby bolo možné vyplatiť správnu sumu, a nezvyšuje tak ďalšie nezrovnalosti.
- Počítačový mzdový systém znižuje pravdepodobnosť chýb a umožňuje ľahký tok údajov a informácií, ktorým je možné dôverovať a opakovane ich používať.
- Tento systém má vhodnú štruktúru pre odpočty a platby, ktoré sa automaticky nastavia v zázname, ktorý sa použije na výpočet platov / miezd.
- To možno považovať za bezpečnú záložnú možnosť a za všetky informácie požadované spätne; záznamy potom môžu byť užitočné.
- Evidencia mzdového systému obnovuje vieru zamestnancov, že pre ich zárobky sa zachováva správna organizovaná a zdokumentovaná forma a bez ohľadu na to, aký odpočet sa vykoná, sa preukáže náležitý dôkaz. Ak v budúcnosti zamestnanec požaduje mzdový záznam, bola by spoločnosť v pozícii, kedy mu môže poskytnúť náležitú zálohu, ktorá je mu k dispozícii.
- Tento systém je veľmi nákladovo efektívny mechanizmus, prostredníctvom ktorého je možné sledovať každý cent, ktorý bol zamestnancovi zaplatený / odpočítaný. Systém dáva organizácii späť, pokiaľ ide o správne udržiavanie údajov a zabránenie organizácii v budúcich problémoch.
- Pretože je systém z predchádzajúceho bodu veľmi nákladovo efektívny, vo veľkej miere šetrí čas, pretože neumožňuje žiadne nezrovnalosti a zabráni akejkoľvek duplicite práce. Správne údaje za každé pevné obdobie intervalu umožňujú organizácii bezchybnú budúcnosť práce.
- V prípade akejkoľvek inšpekcie / auditu / previerky, ak akýkoľvek orgán vyžaduje akékoľvek personálne záznamy, môže to byť dôkazový doklad. Bude to nielen záchranca dobre udržiavaného systému, ale aj zmena dobrej vôle spoločnosti.
- Môže to byť hlavný nástroj na predpovedanie spoločnosti. Hlavná časť ziskov spoločnosti ide do vyplácania miezd a miezd jej zamestnancom. Ak je možné odhadnúť odhadovaný rozpočet na ďalšie časové obdobie, môže to byť vynikajúci nástroj na predpovedanie budúcich nákladov a rozpočtov spoločnosti.
- Organizácia môže dobre naplánovať svoje náklady a potom podľa toho vytvoriť rezervy / investície.
Nevýhody
- Údaje a informácie, ktoré obsahuje mzdový záznam, môžu byť ohrozené z hľadiska bezpečnosti, krádeže alebo úniku údajov. Citlivé informácie je možné otvoriť, ak nie sú dobre chránené.
- Druhou nevýhodou môžu byť kybernetické podvody, ktoré sú v dnešnej dobe takmer veľmi časté. Základným zdrojom tohto problému môže byť rivalita medzi spoločnosťami.
- Prístup / riadenie informácií nemožno poskytnúť všetkým. Informácie by mal poznať iba zodpovedný pracovník mzdového záznamu. Osoba by mala byť natoľko dôveryhodná, aby neunikla z citlivých údajov spoločnosti.
- V neposlednom rade môžu byť nevýhodou spojené náklady. Softvér, kvalifikovaný operátor a infraštruktúra potrebná na nastavenie systému mzdových záznamov sú obrovské a to môže predstavovať prekážku pre stretnutie niekoľkých organizácií.
