Čo je účtovníctvo v programe Excel?
Účtovníctvo v programe Excel znamená zaznamenávanie každodenných finančných transakcií subjektu, ako sú nákup, predaj, platby, príjmy a výdavky, v šablóne programu Excel. Pri zaznamenávaní transakcií do programu Excel je najskôr potrebné nastaviť / prispôsobiť program Excel podľa požiadaviek a potom zaznamenať každodenné transakcie do tejto šablóny a uložiť ich do vlastného počítača.
Jednoduché účtovníctvo v programe Excel
V systéme jedného vstupu bude zaznamenaná iba jedna strana transakcie a účinok týchto transakcií bude smerovať iba na jedno miesto. Zatiaľ čo v systéme podvojného účtovníctva sa každá transakcia zaznamenáva debetne a kreditne, čo sa týka dvoch účtov.
V systéme jednoduchého vstupu sa transakcie budú zaznamenávať pri zohľadnení cieľa a výsledku transakcií. V jednoduchom účtovníctve bude hlavná pozornosť venovaná príjmom a platbám v hotovosti, a nie zaznamenávaniu jednotlivých výdavkov a výnosov alebo majetku a záväzkov.
Ako vytvoriť účtovníctvo v programe Excel
Krok 1: Pripravte šablónu programu Excel pre záznam transakcie podľa požiadaviek a zároveň pripravte entitu, ktorá si môže pomôcť účtovníkov.
Krok 2: Pripravte účtovnú osnovu na zaznamenávanie a kategorizáciu transakcií podľa povahy podnikania. Účtovná osnova sa vo všeobecnosti delí na tri kategórie, ktoré sú:
- Príjem: Na zaznamenávanie peňazí, ktoré prichádzajú do podnikania.
- Výdavky: Za zaznamenanie peňazí, ktoré idú von alebo do podnikania.
- Náklady na predaný tovar: Peniaze vynaložené na vytvorenie hotového tovaru.
Nižšie je uvedený vzorový graf účtov:
Krok 3: Pripravte výkazy ziskov a strát pomocou účtovnej osnovy tak, aby ste dosiahli hrubý zisk a čistý zisk za dané obdobie. Pre mesačný výkaz ziskov a strát bude pripravených 12 listov výkazu ziskov a strát a potom bude pripravený jeden list ročného výkazu ziskov a strát zlúčením všetkých 12 listov výkazu ziskov a strát. Tok výkazu ziskov a strát bude nasledovať:
Krok č. 4: Pripravte jeden hárok programu Excel, kde bude uvedená všetka faktúra č. sa zaznamená, aby to mohol byť záznam, ktorá faktúra bola zaplatená alebo ktoré faktúry čakajú na platbu.
Krok č. 5: Pripravte výkazy peňažných tokov na zistenie hotovostnej pozície účtovnej jednotky.
Krok č. 6: Po príprave všetkých vyššie uvedených listov programu Excel uložte súbor na bezpečné miesto zadaním správneho názvu priečinka. Tento súbor môžeme chrániť aj heslom.
Príklad vedenia účtovníctva v programe Excel
Nižšie je uvedená pokladnícka kniha za obdobie od 18. apríla do 18. júna vedená v tabuľke programu Excel, kde bol pomocou jednoduchého účtovníctva zaznamenaný príliv a odliv hotovosti.
Keďže 1. apríla 2018 je počiatočný zostatok v hotovosti a v banke 1 000 dolárov po pripočítaní a odpočítaní príjmov a výdavkov za dané obdobie, dosiahneme konečný zostatok vo výške 2564 USD.
Výhody
Nasleduje niekoľko výhod:
- Účtovníctvo v šablóne programu Excel nevyžaduje žiadne špeciálne účtovnícke zručnosti; preto je ľahké udržiavať rekordné transakcie.
- Je to lacnejšie, pretože tabuľka programu Excel je k dispozícii na každom počítači alebo notebooku. preto sa nevyžaduje nákup žiadneho účtovníckeho softvéru.
- Excel má rôzne funkcie, ktoré uľahčujú ľahké zaznamenávanie transakcií, ako sú sčítanie, násobenie, VLOOKUP, kontingenčná tabuľka, makrá.
- Excel pomáha pri príprave rôznych grafických prezentácií, ako sú grafy, pruhy, koláčy a mnoho ďalších.
- Viacerí používatelia v kancelárii k nej majú prístup zdieľaním hárka programu Excel v režime iba na čítanie, v ktorom jediný môže meniť údaje v hárku programu Excel a ostatní môžu údaje iba prezerať.
Nevýhody
Nižšie sú uvedené nevýhody:
- V programe Excel môžu používatelia účtovníctva pripraviť údaje podľa požiadaviek a pri príprave a prezentácii údajov vedeniu môžu byť zaujatí.
- Je potrebné zadať správny vzorec, pretože v programe Excel sa bude zadávať ručne. Ak sa vo vzorci vyskytne chyba, výsledok sa zmení a ovplyvní to rozhodovanie.
- Účtovníctvo v programe Excel je menej bezpečné ako údržba údajov v účtovníckom softvéri a hackeri ho môžu ľahko nabúrať. V organizácii má k údajom prístup aj ktokoľvek.
- Nie je to užitočné a časovo náročné, ak vyniká veľké množstvo údajov, ktoré sa majú zadať.
- V programe Excel nie je možné automaticky importovať údaje z bankového softvéru alebo iného softvéru, ako je iný účtovnícky softvér, čo nám umožňuje automaticky importovať údaje z iného softvéru.
Záver
Účtovníctvo v excelovom liste je užitočné pre tie organizácie, ktoré sú v počiatočnej fáze podnikania a nechcú zvyšovať svoje náklady náborom kvalifikovanej pracovnej sily a nákupom účtovníckeho softvéru. Je ľahké udržiavať účtovné transakcie v exceli v porovnaní so zaznamenávaním transakcií v účtovníckom softvéri. Zároveň je to však menej bezpečné a užitočné pre veľký počet transakcií a pravdepodobnosť chyby je veľmi vysoká.
