Čo je rozšírený filter v programe Excel?
Pokročilý filter sa líši od automatického filtra v programe Excel, táto funkcia nie je ako tlačidlo, ktoré je možné použiť na jedno kliknutie myšou. Ak chcete použiť pokročilý filter, musíte najskôr definovať kritériá pre automatický filter a potom kliknúť na na karte Údaje a potom v rozšírenej sekcii pre rozšírený filter, kde vyplníme naše kritériá pre údaje.
Ako používať rozšírený filter v programe Excel? (S príkladmi)
Na niektorých príkladoch sa naučíme používať to.
Príklad č
Predpokladajme, že máme nasledujúce údaje na filtrovanie na základe rôznych kritérií.
Musíme skontrolovať predajnú transakciu uskutočnenú spoločnosťami „Taran“ a „Suresh“. Potom môžeme použiť operátor OR zobrazujúci záznamy vyhovujúce akýmkoľvek podmienkam. Ak chcete získať výsledky, môžeme postupovať podľa pokynov na použitie týchto filtrov v programe Excel.
- Krok 1: Ak chcete použiť pokročilý filter, najskôr musíme vybrať ktorúkoľvek z buniek v rozsahu údajov.
- Krok 2: potom kliknite na kartu Údaje - > Zoradiť a filtrovať skupinu -> Pokročilý príkaz
- Krok 3: Keď klikneme na „Rozšírené“, otvorí sa dialógové okno „Rozšírený filter“ so žiadosťou o filtrovanie rozsahu zoznamu, rozsahom kritérií pre definíciu kritérií a rozsahom extrakcie pre kopírovanie filtrovaných údajov (ak je to potrebné).
- Krok 4: Pre kritériá musíme skopírovať hlavičky stĺpcov do horného riadku a definovať kritériá pod hlavičkou poľa. Na určenie kritérií môžeme použiť operátor porovnania, ktorý je nasledovný:
- Krok 5: Chceme získať všetky záznamy s názvom „Suresh“ alebo „Taran“. Rozsah kritérií by bol uvedený nižšie:
Pre podmienky „ALEBO“, kde chceme zobraziť záznamy, ktoré vyhovujú ktorejkoľvek z podmienok, musíme špecifikovať kritériá v rôznych riadkoch.
V rozšírenom filtri sú dve akcie.
- Filtrovanie zoznamu na danom mieste : Táto možnosť filtruje zoznam na pôvodnom mieste, tj. Na samotnom rozsahu zoznamu. Po analýze môžeme filter odstrániť pomocou príkazu „Vymazať“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ v časti „Údaje“.
- Kopírovať do iného umiestnenia : Táto možnosť skopíruje požadované údaje podľa kritérií do určeného rozsahu.
Môžeme použiť ktorúkoľvek z možností podľa našich potrieb, ale druhú možnosť budeme využívať častejšie.
Teraz musíme
- Otvorte dialógové okno „Pokročilý filter“
- Zadanie rozsahu zoznamu ako $ A $ 5: $ D $ 26, rozsah kritérií ako $ A $ 1: $ D $ 3 a rozsah „ Kopírovať do“ ako $ F $ 5: $ I $ 26. Kliknite na „OK“.
Vidíme, že všetky záznamy, ktoré majú meno ako „Suresh“ alebo „Taran“, sú odfiltrované a zobrazené osobitne v inom rozsahu buniek.
Príklad č
Teraz chceme získať všetky predajné transakcie Qtr 1 a južnej Indie. Rozsah kritérií je uvedený nižšie:
Pretože tu máme podmienku „AND“, tj. Chceme zobraziť záznamy, kde sú splnené obe podmienky. Preto sme spomenuli kritériá pod oboma hlavičkami stĺpcov v rovnakom riadku.
Teraz klikneme na príkaz „Rozšírené“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ na karte „Údaje“ .
V dialógovom okne „ Pokročilý filter “ vyberieme možnosť „Kopírovať do iného umiestnenia“ a potom definujeme rozsah A5: D26 ako rozsah zoznamu , A1: D2 ako rozsah kritérií a F5: I26 ako rozsah „ kopírovať do“ .
Výsledok je teraz nasledovný:
Príklad č
Teraz chceme zistiť predaj v Qtr 1 alebo vykonaný v severnej Indii.
Musíme určiť kritériá v rôznych riadkoch aj v rôznych stĺpcoch. Údaje musíme zobraziť, ak je splnená niektorá z podmienok, a obe podmienky súvisia s rôznymi stĺpcami.
Kroky:
- Musíte otvoriť dialógové okno „Pokročilý filter“ .
- Zadajte rozsah zoznamu ako $ A $ 5: $ D $ 26
- Zadajte rozsah kritérií ako $ A $ 1: $ D $ 3
- Zadajte rozsah „Kopírovať do“ ako $ F $ 5: $ I $ 26
Výsledok by bol nasledovný:
Príklad č
Teraz chceme zistiť všetok predaj R. 2000-4000 a Rs. 10 000 - 13 000.
Pretože máme štyri podmienky ako (Podmienka 1 A Podmienka 2) ALEBO (Podmienka 3 A Podmienka 4).
(> = 2 000 A = 10 000 A <= 13 000)
Preto sme spomenuli podmienky s „ A“ v rovnakom riadku a Podmienky s „OR“ v rôznych riadkoch.
Kroky:
- Ak chcete otvoriť dialógové okno „Rozšírený filter“ , klikneme na „Rozšírené“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ v časti „Údaje“.
- V dialógovom okne „Pokročilý filter“ uvedieme
- Rozsah zoznamu ako $ A $ 5: $ D $ 26
- Rozsah kritérií ako $ A $ 1: $ D $ 3
- Rozsah „Kopírovať do“ je od $ F $ 5: $ I $ 26
- Po kliknutí na „OK“. Výsledkom bude:
Príklad č
Teraz chceme zistiť tržby Qtr 1 od spoločnosti Sunny alebo predaja Qtr 3 od spoločnosti Mukesh.
Pretože máme AND a OR , oba typy vzťahov v podmienkach, preto podmienky v rozsahu kritérií zadáme v rôznych riadkoch (OR) a rôznych stĺpcoch (AND).
Kroky:
- Ak chcete otvoriť dialógové okno „Rozšírený filter“ , klikneme na „Rozšírené“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ v časti „Údaje“.
- V dialógovom okne „Pokročilý filter“ uvedieme
- Rozsah zoznamu ako $ A $ 5: $ D $ 26
- Rozsah kritérií ako $ A $ 1: $ D $ 3
- Rozsah „Kopírovať do“ je od $ F $ 5: $ I $ 26
- Po kliknutí na OK by bol výsledok
Príklad č. 6 - Používanie znakov WILDCARD
Chceme nájsť všetky predajné transakcie, ktorých názov končí na „esh“ alebo prvé slovo regiónu končiace na „st“ a chceme načítať iba Meno, Predaj a Región.
Tu * označuje viac ako jeden znak a
„?“ označuje iba jeden znak.
Pretože chceme iba niektoré stĺpce, nie všetky, musíme pred implementáciou pokročilého filtra určiť štítky stĺpcov v časti Kopírovať do rozsahu .
Teraz zavoláme príkaz.
Kroky:
- Ak chcete otvoriť dialógové okno „Rozšírený filter“ , klikneme na „Rozšírené“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ v časti „Údaje“.
- V dialógovom okne „Pokročilý filter“ uvedieme
- Rozsah zoznamu ako $ A $ 5: $ D $ 26
- Rozsah kritérií ako $ A $ 1: $ D $ 3
- Rozsah „Kopírovať do“ je od $ F $ 5: $ H $ 26
- Po kliknutí na „ OK“. Výsledkom bude:
Príklad č
Teraz chceme filtrovať päť najlepších predajov (veľkého množstva).
Bunka vzorca musí vyhodnotiť TRUE alebo FALSE, pretože chceme získať najväčších päť záznamov. Preto sme použili funkciu VEĽKÝ Excel a porovnali sme hodnotu s čiastkou predaja .
Ako vidíme, nadpis stĺpca pre bunku vzorca je prázdny. Môžeme to nechať prázdne alebo dať názov, ktorý sa nezhoduje so žiadnym nadpisom stĺpca v rozsahu údajov.
Teraz zadáme rozsahy v dialógovom okne „Pokročilý filter“ . Kroky sú:
- Ak chcete otvoriť dialógové okno „Rozšírený filter“ , klikneme na „Rozšírené“ v skupine „Zoradiť a filtrovať“ v časti „Údaje“.
- V dialógovom okne „Pokročilý filter programu Excel“ upresníme
- Rozsah zoznamu ako $ A $ 5: $ D $ 26
- Rozsah kritérií ako $ A $ 1: $ E $ 2
- Rozsah „Kopírovať do“ je od $ F $ 5: $ I $ 26
- Po kliknutí na OK. Výsledok by bol takýto:
Na čo treba pamätať
- Rozsah, ktorý je potrebné použiť, musí mať jedinečnú hlavičku, pretože duplicitné hlavičky spôsobujú problém pri spustení rozšíreného filtra.
- Medzi rozsahom zoznamu a rozsahom kritérií by mal byť aspoň jeden prázdny riadok.
