Šablóna rozpočtu na akciu Stiahnutie zadarmo (ODS, Excel, PDF a CSV)

Ostatné verzie

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Prenosný dokument Formát (.pdf)

Šablóna rozpočtu udalosti zdarma

Šablóna rozpočtu na akciu sa používa na plánovanie financií súvisiacich so správou podujatia, ktoré zahŕňajú získané príjmy, ktoré môžu mať formu sponzoringu alebo poplatkov za registráciu / vstupeniek, a výdavkov, ktoré môžu byť napríklad jedlo, ubytovanie, zvuk, dary atď. Získaný rozdiel predstavuje zisk alebo strata z organizácie podujatia. Ak je zostatok kladný, znamená to, že akcia zarobila nejaké peniaze, a ak je zostatok záporný, znamená to, že organizátor podujatia musel minúť zo svojho vrecka.

Šablónu nájdete v súbore programu Excel. Šablóna použitá tu je pre typickú udalosť, ako je kancelársky seminár, kde sú zachytené rôzne výdavky a príjmy spojené s organizáciou takejto akcie. Výdavky a príjmy sú uvedené v dvoch samostatných častiach.

O šablóne rozpočtu udalosti

• Šablóna rozpočtu na akciu zachytáva všetky zdroje príjmu, ktoré človek má na organizáciu podujatia, a tiež výdavky. Stanovuje počiatočné saldo rozpočtu a poskytuje aj projekciu konečného salda, ktorá sa očakáva, že bude k dispozícii po odpočítaní všetkých výdavkov z príjmov. Tu sme si osobitne zobrali príklad zorganizovania podujatia na účely seminára.
• Seminár môže byť kancelársky seminár, na ktorom sa podľa odhadov zúčastní asi 200 účastníkov. Organizátor musí niesť ich jedlo a tiež im venovať nejaké dobroty na mieru. Bonusy sa používajú ako zdroj propagácie pre spoločnosť a zvyčajne ich poskytuje dodávateľ tretej strany.

Časť 1

• Tu zachytávame celkové náklady a príjmy spojené s organizáciou podujatia, ktoré sme si tu zobrali ako príklad seminára. Seminár je organizovaný pre delegáciu kancelárie, kde bola plánovaná účasť 200, ale malo nás okolo 150 účastníkov.
• Výdavky sa tu ďalej delia na miesto, program, jedlo a nápoje, zásoby a ďalšie. Suma zostatku tu ukazuje, či boli peniaze použité nad rámec stanoveného rozpočtu alebo či sme mali nejaké príjmy po zorganizovaní akcie. Graf zobrazil grafický pohľad na výdavky a skutočné príjmy s odhadovaným príjmom.

Časť 2

• V tejto časti ukážeme rozdelenie výdavkov vynaložených na organizáciu podujatia. V našom prípade si berieme príklad z kancelárskeho seminára. Na usporiadanie takejto akcie existuje niekoľko oblastí, v ktorých je potrebné uhradiť náklady. Najvýznamnejšia suma na organizáciu podujatia je smerujúca do miesta alebo do sály podujatia. Miera usporiadania podujatia sa líši v závislosti od miesta konania.
• Druhou najvyššou cenou organizácie podujatia je stravovanie alebo strava. Líši sa podľa počtu účastníkov a zvyčajne sa odhaduje na viac, ako je počet, ktorý sa zúčastní udalosti. Primárne sa to robí, aby sa udržal nárazník v počte účastníkov udalosti, aby im nezostal nedostatok tanierov.
• Potom sú tu náklady spojené s reproduktormi alebo elektronickými prístrojmi použitými v prípade. Toto sú niektoré povinné náklady, ktoré sú potrebné na organizáciu akýchkoľvek akcií. Za každú usporiadanú akciu je pre účastníkov poskytnutý darček alebo dobroty vyrobené na mieru, ktoré opäť vychádzajú z počtu zamestnancov zúčastňujúcich sa na akcii.
• Spravidla sú prepojení s dodávateľmi tretích strán, ktorí poskytujú dobroty na základe počtu zamestnancov. Považujú sa za propagačné predmety, ktoré spoločnosť používa na propagáciu svojho názvu. Tiež pôsobia ako faktor dobrého pocitu pre účastníkov podujatia.
• Posledným a posledným nákladom na organizáciu seminára sú rôzne náklady, ako napríklad drobné výdavky. Mali by sa tiež zohľadňovať v celkových nákladoch, aby sa získal konečný obraz o nákladoch na organizáciu podujatia.

3. časť

• Posledná časť je tu príjmová alebo finančná časť podujatia. Žiadna udalosť nie je možná, ak nie sú vygenerované žiadne finančné prostriedky alebo príjmy. Žiadny podnik nebude organizovať podujatie, ak z neho nebude mať žiadne financovanie alebo zisk.
• Hlavným zdrojom príjmu alebo financovania, ktoré sa vyskytujú pri akomkoľvek druhu podujatia, je registračná cena alebo vstupenky predané na dané podujatie. Tu sa príjem generuje na osobu.
• Účastníci, ktorí sa zúčastňujú podujatia, musia vopred zaplatiť za registráciu alebo vstupenku na podujatie, a týmto spôsobom organizátor zarobí peniaze na pokrytie podujatia. Druhým zdrojom príjmu pre akýkoľvek druh podujatia sú sponzorské poplatky, ktoré sa pri organizácii podujatia veľmi hodia.
• Sponzori svojím spôsobom dostávajú podporu aj na takých miestach, kde na toto podujatie prichádza a navštevuje ich značné množstvo ľudí. Stáva sa z neho situácia prospešná pre organizátora aj sponzora a organizátor a sponzorský poplatok získajú druhý zdroj príjmu. Sponzor dostane formu propagácie medzi množstvom ľudí pod jednou strechou.
• Celkový generovaný príjem sa tak zobrazuje v tejto časti na usporiadanie udalosti. Teraz záleží na rozsahu usporiadaného podujatia, aký je cieľový príjem alebo peniaze, ktoré organizátor plánuje získať na krytie výdavkov.

Ako používať túto šablónu?

Šablóna je veľmi praktická a umožňuje správu výdavkov a výnosov súvisiacich so správou udalostí pre každého organizátora. Primárnym cieľom použitia šablóny je zachytiť celý zdroj príjmu a spojiť ho so všetkými nákladmi, ktoré musí organizátor znášať za každú usporiadanú akciu. Zahŕňa opakujúce sa aj neopakujúce sa. Získaný výsledok alebo získaný rozdiel sa porovná so stanovenou výškou rozpočtu, ktorá bola stanovená na začiatku mesiaca, a nakoniec sa dostaneme k čistej hodnote. Šablóna je veľmi užitočná, keď potrebujete poznať prílev a odchod peňazí na organizovanie podujatia.