Čo je vedenie záznamov?
Vedenie záznamov je primárna etapa účtovníctva, ktorá nám hovorí, ako viesť záznamy o peňažných obchodných transakciách s cieľom neustále sledovať všetky transakcie, poznať správny obraz o aktívach-pasívach, ziskoch a stratách atď., Udržiavať kontrolu nad výdavkami pomocou minimalizácia výdavkov a získanie dôležitých informácií z právnych a daňových dôvodov
Kroky k metóde vedenia záznamov
- Identifikácia transakcií
- Zápis do denníka
- Klasifikácia povahy transakcie
- Zaúčtovanie do hlavnej knihy
- Vyrovnávanie účtov
- Zostavenie účtovnej závierky
- Interpretácia účtovnej závierky
- Oznámenie zainteresovaným stranám
Príklady na vedenie záznamov
Príklad č
ABC limited je firma s jediným vlastníkom, ktorá prevádzkuje malé obchody na trhu v Atlante. Obchoduje s odevmi a má hlavný prítok a odtok nasledovne:
- Prílev: Výnos z predaja od zákazníka
- Odliv: Nákup materiálu od dodávateľov a platba súvisiacich výdavkov
Z dôvodu vedenia záznamov bude spoločnosť ABC limited musieť viesť denné pokladnice na udržiavanie drobných hotovostí a bankových zostatkov. Na konci roka musia pripraviť výkaz ziskov a strát a súvahu na overenie ziskovosti počas roka. Je to jeden z najjednoduchších spôsobov vedenia záznamov o obchodných transakciách.
Príklad č
- Amazon.com je nadnárodná spoločnosť pôsobiaca po celom svete a poskytujúca zamestnanie miliónom ľudí. Každý deň sa uskutočňujú milióny transakcií. Na udržanie záujmu spoločnosti a zabezpečenie riadneho dodržiavania stanov a na udržanie dôvery zúčastnených strán je potrebné neustále účtovníctvo.
- Je potrebné umiestniť samostatné tímy, aby sa zabezpečilo, že všetky peňažné transakcie, ktoré podnik vykonáva, by sa mali bez akýchkoľvek odchýlok zaznamenávať do účtovných kníh. Takýto druh účtovníctva musí tiež zabezpečiť, aby sa transakcie zaznamenávali podľa miestne platných všeobecne uznávaných účtovných zásad a tiež podľa iných zákonov.
Toto je jeden z najkomplexnejších príkladov vedenia záznamov o podniku.
Oba príklady majú svoje vlastné výhody a nedostatky, ale držia sa dobre.
Výhody vedenia záznamov
- Permanentný a spoľahlivý záznam - Pomáha udržiavať trvalý záznam o všetkých transakciách, čo pomôže zaistiť spoľahlivosť údajov.
- Aritmetická presnosť účtov - Neustále zaznamenávanie transakcií pomôže pri identifikácii akýchkoľvek aritmetických nepresností, ku ktorým mohlo dôjsť. Napríklad nadmerná platba dodávateľom alebo dvojnásobná platba akýchkoľvek transakcií.
- Čistý výsledok obchodných operácií - Poskytne zisk dosiahnutý v danom období na základe prebiehajúcich obchodných operácií.
- Zistenie finančných pozícií - Pomáha pri identifikácii finančnej situácie podniku.
- Výpočet poplatkov - Všetky neuhradené záväzky a príspevky v danom časovom okamihu je možné vypočítať na základe riadnej účtovnej závierky, ktorá bola zostavená.
- Kontrola nad aktívami a pôžičkami - možno získať lepšiu kontrolu nad aktívami a pôžičkami; to pomôže pri správe fondov a rôznych obchodných pozícií.
- Identifikácia úloh a vecí - Finančné výkazy pomáhajú pri hľadaní vecí, ktoré sa zhoršili a ktoré je v budúcnosti potrebné napraviť, aby sa v budúcnosti zabezpečili lepšie operácie.
- Zdaňovanie - je veľmi odporúčané a potrebné pre daňové úrady. Na dokončenie svojho posúdenia musia podnikatelia príslušne viesť záznamy, ktoré im pomôžu pri určení daňovej povinnosti, ktorá sa ich týka
- Manažment rozhodovania - Manažment je pri plánovaní obchodných operácií veľmi závislý od finančných záznamov. Okrem toho tiež potrebujú nepretržité podávanie správ zo strednej úrovne o pokroku dosiahnutom v oblasti financií. Finančné prostriedky spravované organizáciou riadia všetky strategické rozhodnutia
- Právne požiadavky - Stanovy, miestne GAAP, IFRS atď. Sa veľmi vyžadujú, aby sa v záujme zabezpečenia transparentnosti podnikania viedli správne účtovné knihy.
Nevýhody vedenia záznamov
- Kancelársky - pre veľké organizácie je vedenie záznamov veľmi zdĺhavá a trvalá práca. Je pre nich ťažké udržiavať to isté
- Manuálne a monotónne - je to vysoko manuálna práca. Je potrebné vykonať rovnakú prácu, koľkokrát sa transakcia uskutoční. Toto z neho robí vysoko monotónnu prácu.
- Subjektívne potreby skontrolovať pred analýzou - Rôzne účtovné aspekty, ako sú odpisy, ocenenie zásob atď., Si vyžadujú predpoklady, vďaka ktorým je účtovníctvo vysoko subjektívne. Pred analýzou účtovnej závierky je potrebné overiť ich životaschopnosť
Obmedzenia
- Zaznamenávať sa dajú iba peňažné transakcie - v obchodnom styku: peňažné aj nepeňažné aspekty sú nevyhnutné. Pri vedení záznamov však možno pokryť iba peňažné transakcie. Nepeňažné cnosti ako vyškolený personál nie je možné zaznamenať do účtovných kníh.
- Účinky zmien cenovej hladiny sa neberú do úvahy - inflácia je neustála požiadavka, ktorú je potrebné zohľadniť pri zaznamenávaní majetku; v účtovníctve však nemožno pri zaznamenávaní transakcií brať do úvahy infláciu.
- Historické účtovníctvo - Všetky aktíva sa majú zaznamenávať ako historické náklady. To nepomôže pri identifikácii súčasnej hodnoty aktíva na trhu.
Dôležité body
Akékoľvek zmeny v metóde vedenia záznamov je možné povoliť, iba ak:
- Je potrebné vziať do úvahy podstatu nad formou
- Pre lepšie požiadavky na zverejnenie
- Potrebné podľa účtovných štandardov
Záver
Vedenie záznamov je umenie zaznamenávať a zverejňovať finančné transakcie. Vyžaduje si to trochu odbornosti a taktiky, ktoré pomôžu nielen pri udržiavaní dobrého mena organizácie, ale tiež pri získavaní finančných prostriedkov a vypísaní verejných súťaží. Na preukázanie presnosti transakcií je vedenie záznamov veľkým tlakom a pomáha udržiavať imidž etickej obchodnej organizácie na trhu.
