Validácia údajov v programe Excel
Overenie údajov v programe Excel sa používa na obmedzenie používateľa pri poskytovaní vstupov do určitých buniek alebo vstupných rozsahov. Pre údaje s veľkým počtom používateľov môže existovať viac formátov tých istých údajov, preto používame overenie údajov, keď poskytujeme predbežné údaje. definované vstupy, ktoré si môže používateľ vybrať, aby sa vyhol viacerým rôznym formátom rovnakých údajov, je overenie údajov k dispozícii v údajových nástrojoch na karte údajov.
Overenie údajov vám umožňuje - vytvoriť zoznam položiek, ktoré je / nie je možné zadávať do bunky pracovného hárka, vytvoriť chybovú / výstražnú / výstražnú správu, ktorá vysvetlí viac informácií o povolených hodnotách v bunke pracovného hárka, vytvoriť správy, ktoré sa majú sa zobrazí, keď do bunky zadáte neplatné údaje.
Účel overenia údajov
- Účelom overenia údajov je zabrániť používateľom v zadávaní neplatných údajov do tabuľky.
- Je tiež užitočné rýchlo zhromaždiť, triediť a študovať údaje, ktoré povedali, že hodnoty majú definované kritérium a ktoré možno vidieť v okne Validácia údajov.
- Toto slúži ako vodítko pre používateľov pri zadávaní údajov, pretože pri výbere bunky pracovného hárka sa zobrazia vlastné správy, v ktorých je uvedený platný formát údajov.
Ako používať overenie údajov v programe Excel?
Krok 1: Prvým krokom k vytvoreniu overenia údajov je výber buniek alebo stĺpcov obsahujúcich údaje.
Krok 2: Prejdite na kartu Údaje a kliknite na položku Overenie údajov.
Krok 3: V zozname možností vyberte možnosť 1, tj. Overenie údajov.
Krok 4: Po kliknutí na Overenie údajov sa zobrazí nové okno, ako je znázornené na nasledujúcej snímke obrazovky.
Krok 5: 1 st Karta je Settings. Obsahuje validačné kritériá a formát údajov, ktorý je povolený.
Krok 6: Kliknutím na začiarkavacie políčko „Ignorovať prázdne“ môžete ignorovať prázdne hodnoty.
Krok 7: 2 nd karta je, keď je vybraná bunka Input Message, kde je možné zadať správu, ktorá sa zobrazí.
Krok 8: 3 rd karta je chyba Alert. Toto sa používa na konfiguráciu chybových hlásení, ktoré sa majú zobraziť, keď sa v nakonfigurovaných bunkách alebo stĺpcoch vykoná neplatný údaj. Typy chýb, a teda znamienko zobrazené pre chybu, môžu byť Stop, Varovanie alebo Informácie.
Rôzne formáty údajov povolených údajov
- Celé číslo - uvádza, že povoleným formátom sú celé čísla.
- Desatinné - uvádza, že povoleným formátom sú desatinné čísla.
- Zoznam - uvádza, že povoleným formátom je rozbaľovací zoznam.
- Dátum - uvádza, že povoleným formátom sú dátumy.
- Čas - uvádza, že povoleným formátom sú časové hodnoty.
- Dĺžka textu - udáva povolenú dĺžku textu, ktorý sa má vložiť do bunky.
- Vlastné - označuje akýkoľvek vlastný vzorec.
Rôzne kritériá pre overenie údajov
- medzi - uvádza, že hodnota by mala byť medzi zadaným minimálnym a maximálnym počtom.
- not between - uvádza, že hodnota by nemala byť medzi zadaným minimálnym a maximálnym počtom.
- rovná sa - uvádza, že hodnota by sa mala rovnať danému číslu.
- nerovná sa - uvádza, že hodnota by sa nemala rovnať danému číslu.
- greater than - uvádza, že hodnota by mala byť väčšia ako dané číslo.
- less than - uvádza, že hodnota by mala byť nižšia ako dané číslo.
- väčší alebo rovný - uvádza, že hodnota by mala byť v exceli daného čísla väčšia alebo rovná.
- menšie alebo rovné - uvádza, že hodnota by mala byť menšia alebo rovná danému číslu.
Rôzne štýly upozornení pri overovaní údajov v programe Excel
- Zastaviť - zabráni používateľom zadávať neplatné údaje do bunky pracovného hárka. Okno Zastaviť výstrahu poskytuje používateľovi dve možnosti - Opakovať a Zrušiť.
- Varovanie - Varuje používateľov, že sú zadané neplatné údaje. Varovanie však nezabráni používateľovi v zadávaní neplatných údajov. Poskytuje používateľovi tri možnosti - Áno, Nie a Zrušiť.
- Informácie - informuje používateľa, že zadané údaje sú neplatné. Rovnako ako Varovanie nezabráni používateľovi v zadávaní neplatných údajov. Používateľovi zobrazuje dve možnosti - OK a Zrušiť.
Príklad overenia údajov v programe Excel (overenie čísla)
Ako je to znázornené na obrázku. 1, -2,5 je označená červenou farbou, čo označuje neplatné údaje. Zobrazí sa popis so správou - „Zadajte číslo väčšie ako nula“. K stĺpcu B je priradené pravidlo nasledovne.
Ako je znázornené na obrázku. 2, zadané validačné kritériá sú, číslo „desatinné“ číslo by malo byť väčšie alebo rovné nule. To znamená, že záporné hodnoty sú obmedzené.
Na čo treba pamätať
- Nie je úplne preukázaný a dá sa ľahko porušiť.
- Ak sa údaje z buniek bez overenia totožnosti skopírujú do buniek so zavedeným overením totožnosti, zadané údaje sa neoveria a overenie údajov prepíše overenie údajov, čo vedie k tomu, že sa skopírované údaje nevykonajú.
