Čo sú knihy pôvodného zápisu?
V knihách pôvodných záznamov, ktoré sa tiež nazývajú ako prvá účtovná kniha, sa zaznamenávajú celé záznamy v denníku a vedú sa so všetkými podpornými dokumentmi a podrobnosťami o transakciách, čo poskytuje existenciu a presnosť finančnej transakcie zaúčtovanej pred tým, ako sa uskutoční rovnaká prekódované alebo prevedené do jednotlivých účtovných kníh.
Vysvetlenie
Originálne záznamy znamenajú počiatočný zápis do denníka transakcie vedený spolu s podpornými dokumentmi a podrobnosťami o transakcii. Vedie záznamy o všetkých druhoch transakcií, ako sú napríklad výdavkové poukazy, faktúry, hotovostné transakcie, bankové transakcie atď. Keď sú všetky podrobnosti transakcií zaznamenané v knihách pôvodného záznamu, potom môže byť rovnaká transakcia ďalej zaúčtovaná do jednotlivých účtovných kníh. ktoré upravujú druh transakcií.
Príklad kníh pôvodného zápisu
Ako rôzne typy, môže existovať niekoľko príkladov toho istého. Niektoré z príkladov môžu byť:
- Peňažné denníky : Knihy pôvodného zápisu, kde sa zaznamenávajú a vedú všetky typy platieb a príjmov uskutočňovaných prostredníctvom hotovosti. Po dobu záznamu sa každá transakcia, ktorá zahŕňa presun hotovosti z organizácie alebo z nej, zaúčtuje v peňažných denníkoch so všetkými podporami alebo dôkazmi.
- Bankové časopisy: Rovnako ako peňažné denníky, aj bankové denníky sa udržiavajú pre obdobie, ktoré obsahuje všetky transakcie spojené s presunom čiastok z bankových účtov organizácie.
- Časopisy predaja: Denníky predaja sú knihy, v ktorých sú originálne záznamy každej transakcie priamo súvisiace s tržbami organizácie z predaja.
- Časopisy nákupu: Časopisy nákupu sú knihy, v ktorých sa pôvodné položky transakcie týkajú nákupov.
Druhy kníh pôvodného zápisu
Spravidla ide o dva typy, ktoré sú znázornené takto:
# 1 - Špeciálne vestníky
Špeciálne časopisy sú špeciálne knihy pôvodného záznamu, kde sú pripravené samostatné časopisy pre rôzne povahy transakcií. Po zaúčtovaní všetkých transakcií do samostatných kníh sa tieto transakcie alebo povedzme zostatky prevedú do samostatných a samostatných účtovných kníh. Príklady takýchto časopisov sú -
- Predajný denník: Používa sa na zaznamenanie transakcie predajných faktúr, keď bol tovar predaný na úver.
- Nákupný denník: Používa sa na zaznamenávanie transakcií nákupov pre organizáciu, keď bol tovar zakúpený od dodávateľov na úverovom základe.
- Peňažný denník alebo pokladná kniha: Používa sa na zaznamenanie platby alebo príjmu vykonaného v hotovosti.
- Denník predaja a vrátenia nákupu: Používa sa na zaznamenanie údajov o vrátení predaja a vrátenom nákupe. Atď.
# 2 - Všeobecný vestník
Všeobecné časopisy sú časopisy, ktoré sa používajú na zaznamenávanie transakcií, ktoré sa nezaznamenávajú v žiadnom špeciálnom denníku alebo v ľahších termínoch. dalo by sa to povedať ako vstupné knihy pre transakcie, ktoré nie sú kvalifikované pre žiadne špeciálne alebo konkrétne vstupné knihy.
Komponenty
Pretože knihy pôvodného zápisu uchovávajú transakcie, ako aj podrobnosti o transakciách, niektoré špecifikované súčasti, je potrebné uviesť pri účtovaní transakcie v účtovných knihách. Jedná sa o tieto komponenty:
- Dátum transakcie: Pred zaznamenaním transakcie do denníka je potrebné spomenúť dátum, kedy sa rovnaká transakcia uskutoční alebo sa zaznamená v účtovných knihách. V prípade, že je denník vedený s ohľadom na dátum, odporúča sa transakcia zadať do funkcie správneho dátumu.
- Relevantné údaje o strane a transakcii: V prípade, že sa transakcie zaznamenávajú do špeciálneho denníka, mala by sa v transakcii uviesť strana, s ktorou bola kreditná transakcia uskutočnená, tj dodávateľ v prípade transakcie nákupu, ale v prípade, že je transakcia zaúčtovaná v všeobecný denník transakcia by mala obsahovať podrobnosti o príslušných stranách.
- Vysvetlenie: Vysvetlenie transakcie poskytuje podrobnosti transakcie a zároveň vysvetľuje krátku formu dôvodu transakcie alebo povahy transakcie.
- Uveďte odkaz na pôvodný dokument: Mal by poskytnúť odkaz na pôvodný dokument, na základe ktorého bola transakcia zaúčtovaná, tj. Číslo faktúry v prípade nákupu atď.
- Peňažné podrobnosti: V zázname by sa mala uviesť peňažná čiastka zahrnutá do transakcie.
- Poskytnite účet hlavnej knihy : Mal by sa uviesť relevantný účet hlavnej knihy, v ktorom by sa rovnaká transakcia zaúčtovala po úspešnom úplnom zaznamenaní do pôvodných kníh.
Výhody
- Pri vedení záznamov v knihách pôvodného záznamu sa denné transakcie zaznamenávajú do účtovných kníh a znižuje sa tak pravdepodobnosť vynechania akejkoľvek transakcie.
- Pretože knihy obsahujú všetky podrobnosti transakcie, ako aj zhrnutie transakcie v komentároch, bolo možné každú chybu v transakcii ľahko zistiť počas poštovného v účte jednotlivých účtovných kníh.
- Transakcie sa zaznamenávajú v chronologickom poradí, takže je relatívne jednoduchšie ich kategorizovať a preniesť do príslušných účtovných kníh.
Nevýhody
- Denníky sú objemné a majú veľa zväzkov, ktoré veľmi sťažujú manipuláciu s údajmi.
- Nie je ľahké nájsť konkrétnu transakciu, pokiaľ daná osoba nepozná dátum transakcie.
- Dodatočné zaúčtovanie všetkých transakcií do individuálnej knihy trvá veľa času.
Záver
Knihy originálneho záznamu pomáhajú organizácii zaznamenávať transakcie každý deň so všetkými podporami a podrobnosťami. Pomáha udržiavať transakcie v poradí predliskov a ich usporiadanie v chronologickom poradí uľahčuje udržiavanie údajov a znižuje sa počet chýb alebo vynechanie transakcie. Vždy pomáha pri sledovaní toku údajov z účtovnej závierky do hlavných účtovných denníkov.
