Čo je účtovný systém?
Účtovný systém je systém implementovaný spoločnosťami na zaznamenávanie finančných informácií vrátane výnosov, výdavkov a iných účtovných transakcií a slúži ako dôležitý nástroj, ktorý monitoruje a sleduje výkonnosť spoločnosti a zaisťuje plynulý chod firmy.
Vlastnosti
Nižšie uvádzame funkcie, ktoré by účtovný systém mal mať.
# 1 - Spoľahlivosť
Získané informácie by mali byť spoľahlivé. Je to podstatná vlastnosť. Ak údaje zadané v tomto systéme nie sú autentické, výsledky nie sú dôveryhodné. Ak teda nie je spoľahlivý, nebude možné správne odhadnúť vyhliadky spoločnosti.
# 2 - Ľahko pochopiteľné
Nemal by obsahovať zložité vzorce a mal by sa dať ľahko ovládať. Ak je to zložité, účtovník, ktorý to bude vybavovať, môže byť zmätený a robiť chyby. Malo by byť jednoduché pochopiť, kde presne transakcia zasahuje a aký vplyv bude mať transakcia na účtovnú závierku.
# 3 - Porovnateľnosť
Účtovné závierky zostavené jedným účtovným systémom by mali byť podobné ako účtovné závierky zostavené inými účtovnými systémami, čo vedie k „porovnaniu typu jablko - jablko“. Metodiky výpočtu by mali zodpovedať priemyselným štandardom, aby masy porozumeli finančným výkazom.
# 4 - Najnovší softvér
Tento systém by mal byť schopný automaticky sa rozvíjať s neustále rastúcim finančným svetom. Mal by sa používať najnovší softvér, ktorý sa automaticky aktualizuje. V dnešnom svete ide všetko automatizovane, takže tento systém by sa mal tomu vedieť prispôsobiť.
# 5 - Jednoduché použitie
Účtovné systémy by mali byť ľahko použiteľné; nemalo by sa stať, že by zamestnanec musel prejsť dôkladným školením, aby porozumel systému. Akonáhle to všetci ľahko pochopia, potom iba každý môže priniesť nápady na postupné hodnotenie. Grafy a vyhlásenia by sa mali dať ľahko generovať.
Typy účtovného systému
Sú dvoch typov -
# 1 - Jeden vstup
Toto je neformálny spôsob vedenia záznamu o finančných transakciách. Tu sa neotvárajú samostatné účty. Zaznamenávajú sa iba výdavky a výnosy, keď sa stanú. Nie je teda možné pripraviť tabuľky a iné finančné výkazy zo systému jednoduchého vstupu. Jednotný vstup väčšinou udržiavajú malé podniky, pretože nemajú odborné znalosti na to, aby dodržiavali najnovšie systémy, a nie sú akceptované orgánmi na daňové vykazovanie.
# 2 - Dvojitý vstup
Double Entry je presný a používajú ho všetky významné organizácie na celom svete. Transakcie sa tu združujú do samostatných účtov a každá transakcia má dve časti, ktoré ovplyvňujú rôzne účty. Je ľahké nájsť chyby, pretože každá transakcia má dve časti, takže sa môže stať, že druhá časť je správna a audítor odtiaľ dostane spúšť.
Ako to funguje?
Krok 1: Kedykoľvek dôjde k akejkoľvek transakcii, napríklad k predaju, nákupu, výdavkom alebo akémukoľvek druhu transakcie, táto transakcia sa zaznamená do správnych denníkov. Toto je teda prvý záznam, ktorý v tomto systéme urobíte.
Krok 2: Pretože všetky účtovné systémy sú teraz automatizované, takže kedykoľvek zaúčtujete denník, vykoná sa príslušný záznam v hlavnej knihe správneho účtu.
Krok 3: Na konci obdobia vypočíta zostatok každej hlavnej knihy a podľa toho pripraví finančné výkazy ako súvaha, peňažné toky atď.
Príklady účtovného systému
Každá firma má rôzne druhy systémov určených na plnenie svojich účelov.
Príklad č. 1 - Maloobchod
Maloobchodníci sa zaoberajú nákupom a predajom tovaru. Ich účtovný systém by sa mal preto sústrediť na úroveň zásob a na to, akú zľavu dostávajú alebo poskytujú. Celý systém by teda mal byť založený na rôznych produktoch a na tom, koľko je splatných alebo splatných. Mal by im pomôcť s ukazovateľmi ako hrubá marža, čistá marža a ďalšie opatrenia, ktoré pri svojej činnosti požadujú.
Príklad č. 2 - Dodávateľ
Najdôležitejším faktorom v stavebníctve sú náklady na materiál. Tento systém by mal byť teda viac prepracovaný pre rôzne druhy vstupov surovín. Systém by mal byť schopný hádzať rôzne pomery, ktoré ukazujú pohyb nákladov.
Komponenty
Účtovný systém má štyri zložky. Komponenty sú fázy, ktoré pomáhajú transakcii od zaznamenania po konečné dodanie.
# 1 - Vstupné zariadenia
Toto sú nástroje, ktoré pomáhajú pri zaznamenávaní transakcií v tomto systéme. Primárnymi vstupnými zariadeniami sú klávesnice, rekordéry Voice Assistants, čiarové kódy, skenery atď. Takže pomocou vyššie spomenutých zariadení zadáme do systému jednu transakciu.
# 2 - Procesor
Po vložení informácií systém zhromaždí údaje a podľa potreby ich nasmeruje do správnej účtovnej knihy, denníka alebo iných grafov. Táto činnosť sa nazýva spracovanie informácií.
# 3 - Skladovanie
Keď sú údaje nasmerované do konkrétnej knihy, tento systém ich tam musí uložiť. Na vykonanie tejto úlohy bude teda systém vyžadovať pomoc skladovacích zariadení.
# 4 - Výstup
Po zoradení informácií a príprave konečných výkazov bude tento systém vyžadovať zariadenia, ktoré pomôžu pri výstupe z týchto informácií. Tento proces sa teda vykonáva pomocou monitora, tlačiarne, projektora alebo iných zariadení.
Výhody
- Systematické vedenie záznamov o finančných transakciách pomáha pri príprave grafov a ďalších výstupov užitočných pre hospodárske rozhodnutia.
- Pomáha identifikovať účtovné podvody a opomenutia.
- Zostavená účtovná závierka pomáha na daňovom a inom audite.
Záver
Účtovný systém pomáha systematicky zaznamenávať finančné transakcie. To je potrebné pri príprave účtovnej závierky, ktorú používajú orgány na daňové účely a investori na prijímanie informovaných rozhodnutí. Pomery a grafy sa dajú ľahko vypočítať pomocou správneho systému.
