Význam záznamu auditu
Audit trail je systematický záznam sledujúci zdroj finančných údajov, ktorý poskytuje chronologické, listinné dôkazy o sérii činností, a preto sa používa na overenie presnosti údajov a sledovanie transakcií.
Odpovedá na tri základné otázky -
- Aká bola udalosť?
- Kto podujatie zahájil / inicioval?
- Dátum a čas konania?
Príklady revíznych záznamov
Ďalej uvádzame niektoré z príkladov.
Príklad č
Čo by bol audítorský záznam pre transakciu nákupu kartónu?
Riešenie -
Bude pozostávať z dokladu s podrobnosťami o hotovosti vyplatenej výmenou za kartón, dátume transakcie a mieste, odkiaľ sa nakupuje.
Príklad č
Spoločnosť chce kúpiť notebook pre zamestnancov. Čo všetko by malo obsahovať audítorský záznam?
Riešenie -
Finančný tím vygeneruje objednávku na autorizáciu nákupu. Obchod, v ktorom je notebook zakúpený, poskytne faktúru s podrobnosťami o dátume predaja, množstve a popise zakúpenej položky. Všetky tieto dokumenty budú pozostávať z revízneho záznamu.
Výhody
Rôzni používatelia ho používajú rôzne, v závislosti od požiadaviek. Nižšie sú uvedené významné výhody tohto chodníka:
- Zodpovednosť: Nastavuje zodpovednosť z hľadiska konania používateľov. Zabraňuje zavedeniu nesprávnych informácií alebo neoprávnenému prístupu k informáciám. Ďalej sa zaznamenáva každá akcia používateľa, čo pomáha pri sledovaní príslušných zmien / úprav v systéme.
- Rekonštrukcia udalostí: Môže oživiť všetky informácie a vystopovať základné podrobnosti týkajúce sa udalosti, kto, kedy a čo. Pomáha pri zisťovaní problémov so zdrojmi a ich náprave, aby sa zabránilo budúcim výskytom.
- Detekcia narušenia: Pomáha pri identifikácii neoprávneného prístupu. Mnoho predpisov ustanovilo ako povinné zachovanie dôvernosti údajov. Rozširuje sa na ochranu duševného vlastníctva, finančných záznamov, osobných informácií atď.
- Identifikácia problému: Prostredníctvom monitorovania v reálnom čase protokoly auditu identifikujú problémy, ktoré naznačujú prevádzkové problémy, neobvyklé alebo podozrivé činnosti alebo chyby systému.
- Zabráňte podvodom - Ak sa vedú správne záznamy, je ľahké zistiť nezrovnalosť. Pretože používatelia tiež vedia, že transakcie sú zaznamenané a vysledovateľné, pravdepodobne by sa o takúto činnosť nepokúšali.
- Pomáha pri auditoch - pre väčšinu firiem je audit povinný. Ak je stopa pre každú transakciu správne udržiavaná, pre audítorov je ľahké určiť platnosť. Robí čas auditu a nákladovo efektívnym. Pomáha tiež audítorom spoliehať sa na vnútorné kontroly spoločnosti a pomáha rozhodovať o rozsahu auditu.
- Identifikácia a oprava chýb - Poskytuje komplexné a ľahko dostupné informácie, ktoré možno ľahko preskúmať a zistiť tak prípadné chyby. Pretože sleduje všetko, chybu je možné opraviť naraz a ušetrí čas mnohým ľuďom, ktorí chybu opravia viackrát.
- Dodržiavanie regulačných štandardov - Na dodržanie regulačných štandardov je nevyhnutné udržiavať audit trail. Pomáha pochopiť podstatu transakcií, pokiaľ sú potrebné na právne účely.
- Doklady o pôžičke - Veritelia požadujú pred poskytnutím pôžičky spoločnosti nejaký dôkaz o príjmoch a peňažných tokoch. Táto stopa vedie podrobný záznam transakcií, ktoré môžu pomôcť pri poskytovaní potrebných dokumentov.
Obmedzenia
- Výzva pri údržbe revízneho záznamu vrátane umiestnenia použitého na prístup a ukladanie
- Protokoly údajov môžu byť ťažké, čo vedie k zvýšeniu nákladov na ukladanie.
- Niekedy je ťažké nájsť rovnováhu medzi ochranou údajov a prevádzkovým výkonom.
- Straty údajov v dôsledku nevhodného použitia môžu veľa stáť priame poškodenie ziskov a dobrej povesti alebo právne kroky.
Záver
- Informácie o audítorskej stope by mali byť uložené na zabezpečenom mieste
- Mala by existovať včasná a pravidelná záloha tejto trasy
- Mali by sa zhromažďovať iba užitočné informácie, aby sa zabránilo veľkým nákladom na skladovanie
- Protokoly auditu by sa mali pravidelne kontrolovať
- Používatelia systému by mali byť informovaní o stopách auditu, aby sa zabezpečila dostupnosť stop
