Štruktúra členenia programu Excel
Štruktúra rozpisu práce (WBS) v programe Excel slúži na vizuálne znázornenie usporiadania rôznych úloh a projektových aktivít, harmonogram zdrojov počas plánovania projektu. Umožňuje nám rozdeliť alebo rozdeliť projekt na lepšie zvládnuteľné časti klasifikáciou projektových úloh do hierarchie udalostí, ktoré sa ďalej delia na sériu úloh, ktoré nezávisia od dokončenia žiadnej inej úlohy. Používa sa tiež na pridelenie zodpovedajúceho vybavenia, nákladov, materiálu, práce a času potrebného na dokončenie každej úlohy.
Ako vytvoriť štruktúru rozdelenia práce v programe Excel?
Príklad č
V programe Excel sú k dispozícii šablóny pre pracovné šablóny. Pomocou týchto šablón môžeme vytvoriť dva druhy štruktúr rozdelenia práce:
Štruktúra stromu
Táto štruktúra vyzerá nasledovne:
Tabuľkové zobrazenie
Vyzerá to takto:
Krok 1: Zhromažďovanie vstupov
Pred vytvorením ŠPP je potrebných niekoľko vstupov. Vstupy WBS pozostávajú z:
- Vyhlásenie o rozsahu projektu: Toto je podrobný popis úloh a výstupov projektu
- Vyhlásenie o požiadavkách: Toto je podrobný popis výsledku, ktorý by sa dosiahol
- Majetok organizačného procesu: Patria sem zásady, pokyny, šablóny, postupy, plány organizácie
- Plán riadenia rozsahu projektu: Toto je dokument, ktorý pomáha pochopiť, ako možno riešiť zmeny rozsahu projektu
Krok 2: Zhromaždenie tímu a zainteresovaných strán
Tento krok zahŕňa identifikáciu toho, kto môže pomôcť vytvoriť WBS. Vyžaduje si spoluprácu s členmi tímu. Napríklad členovia tímu môžu pomôcť zaznamenať všetky úlohy spojené s dokončením projektu.
Krok 3: Určenie zastúpenia a prístupu k ŠPP
Zobrazením môže byť tabuľkový pohľad alebo stromová štruktúra, ako je opísané vyššie. Napríklad pre konkrétny projekt sú dva pohľady na ŠPP nasledovné:
Krok 4: Definovanie hlavných výsledkov a úrovní
To zahŕňa rozdelenie hlavných dodávok na ďalšie komponenty a úrovne. V ŠPP sú tri úrovne. Prvý z nich je kompletný projekt, druhý obsahuje všetky výstupy potrebné na dokončenie projektu a tretí zahŕňa rozdelenie alebo rozdelenie dodávok na menšie časti, napríklad pracovné balíčky. K pracovným balíkom je priradené pravidlo, tj nemali by byť hotové za menej ako 8 alebo viac ako 80 hodín. Toto pravidlo 8/80 sa uplatňuje iba na pracovné balíčky, pretože to sú prvky, ktoré sú priradené členovi tímu spolu s určeným termínom.
Krok 5: 100% pravidlo
Toto pravidlo uvádza, že každá úroveň členenia v ŠPP musí obsahovať všetky prvky dodávky, ktoré predstavujú 100% jej materskej dodávky. Toto pravidlo je nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby neexistovali duplikáty. Za týmto účelom je potrebné zabezpečiť, aby súčet všetkých výstupov ŠPP predstavoval až 100% kompletného projektu. Pre dosiahnutie optimálnych výsledkov by sa na všetky podúrovne malo vzťahovať 100%.
Krok 6: Schéma číslovania
Po definovaní komponentov WBS sa každému komponentu priradí číslo, ktoré sa dá označiť ako WBS ID. To predstavuje umiestnenie v štruktúre WBS, na ktorom je umiestnená každá úroveň WBS. Na prvej úrovni by prvé číslo alebo ID malo byť 1 a nasledujúce komponenty očíslované následne. Napríklad 1.1 by bol priradený k prvému podúrovni, 1.1.1 k ďalším podúrovňovým prvkom. 1.2 by bol pridelený pre ďalší podprvok prvej úrovne.
Krok 7: Slovník ŠPP
Toto je dokument, ktorý popisuje všetky prvky WBS.
Takže po všetkých týchto krokoch by šablóna WBS chcela nižšie:
Popisy úloh je možné odsadiť buď manuálne pomocou tlačidiel „Odsadiť“ na karte „Domov“, alebo pomocou podmieneného formátovania. Ďalším prístupom by tiež mohlo byť vytvorenie zoznamu, v ktorom je schéma číslovania tiež súčasťou popisu úlohy, takže sa nevyžaduje žiadne ďalšie odsadenie.
Príklad č
Pri rozklade projektu sme teraz nastavili program Excel na prístup alebo príjem údajov. Teraz sa pozrime, ako môžeme vytvoriť jednu takúto šablónu v programe Excel:
Krok 1: Vytvorte nižšie stĺpce v hornej časti:
- ID úlohy
- Popis úlohy
- Predchodca
- Majiteľ
- Rola
- % Dokončenie
- Dátum začiatku
- Dátum ukončenia
- Doručiť
Krok 2: Po vytvorení týchto stĺpcov sa majú bunky formátovať. Najskôr naformátujeme bunku ID úlohy. Na jeho formátovanie najskôr zvýrazníme stĺpec, ktorý je určený pre ID čísla úlohy, kliknutím na písmeno v hornej časti stĺpca. Pravým tlačidlom myši kliknite na vybraný stĺpec a potom vyberte možnosť „Formátovať bunky“ -> „Počet“ a nastavte desatinné miesta na 1. Ďalej naformátujeme stĺpec: Predchodca, ktorý bude sledovať závislosti úloh. Toto sa nastavuje rovnakým spôsobom ako „ID úlohy“. „Počiatočný dátum“ a „Koncový dátum“ je potrebné nastaviť tak, aby akceptovali zadané dátumy.
Krok 3: Zadajte údaje.
Krok 4: Ďalej môžeme použiť podmienené formátovanie pre rôzne úlohy, napríklad povedzme, že chceme zvýrazniť úlohy, ktoré sú spojené s konkrétnym produktom alebo sú priradené konkrétnemu členovi, alebo úlohy, ktoré sú splatné v danom časovom rozsahu.
Krok 5: Môžeme tiež vidieť funkciu „dátového pruhu“, ktorá predstavuje stĺpec ako „% dokončenia graficky“. K tejto funkcii je prístupná z rozbaľovacej ponuky „Podmienené formátovanie“.
Na čo treba pamätať
- Aby sa vytvoril efektívny ŠPP, mali by sa skôr používať podstatné mená ako slovesá, aby sa pozornosť sústredila na výsledky.
- Na ilustráciu vzťahu výsledkov pre rozsah projektu by sa mala použiť hierarchia alebo stromová štruktúra.
- Pri postupnom znižovaní úrovní WBS by sa malo dodržiavať pravidlo 100%.
- WBS by sa mal budovať v spolupráci so všetkými členmi.
- Najvyššia úroveň ŠPP predstavuje záverečný projekt.
- Trvanie každej úlohy by nemalo byť dlhšie ako 10 dní.
- Každá úloha by mala byť jedinečná a nemali by existovať duplikáty.
- Môže pomôcť pri podrobnom odhade nákladov.
